Terug naar het overzicht

13-04-10 Maaltijdcheques

In principe zijn maaltijdcheques loon, dus onderworpen aan RSZ-bijdragen en onderworpen aan bedrijfsvoorheffing. Pas als diverse voorwaarden tegelijk gerespecteerd worden, dan kan een werkgever de maaltijdcheques vrij van RSZ of bedrijfsvoorheffing toekennen.

• De maaltijdcheque moet een nieuw voordeel uitmaken;
• Worden in de onderneming de maaltijden verstrekt beneden kostprijs, dan moet de werknemer per maaltijd één maaltijdcheque integraal gebruiken;
• De toekenning van de maaltijdcheque moet gebeuren bij CAO. Gaat dit niet omdat er geen syndicale delegatie is of omdat de regeling betrekking heeft op een personeelscategorie waarvoor het niet gebruikelijk is een CAO af te sluiten, dan mag de toekenning geregeld worden in een individuele overeenkomst. In dat geval mag het bedrag van de maaltijdcheque niet hoger zijn dan het bedrag toegekend bij CAO in de onderneming;
• Het aantal cheques moet gelijk zijn aan het aantal werkelijke arbeidsdagen van de werknemer. (Een maaltijdcheque per gemiddelde arbeidsdag is onder bepaalde voorwaarden mogelijk.
• De maaltijdcheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd. Komen alle gegevens over de maaltijdcheque voor op de individuele rekening, is aan deze voorwaarde voldaan;
• De maaltijdcheque zelf moet duidelijk vermelden dat zijn geldigheidsduur beperkt is tot 3 maanden en dat hij slechts gebruikt mag worden ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding
• De tussenkomst van de werkgever in de maaltijdcheque mag niet hoger zijn dan 5,91 euro, de tussenkomst van de werknemer moet minstens 1,09 euro zijn
• De werkgever overhandigt minstens één keer per maand het vermoedelijke aantal maaltijdcheques. Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand volgend op het kwartaal wordt het correcte aantal maaltijdcheques afgeleverd.

Tenminste, deze voorwaarden werden weliswaar geschreven met het oog op het toekennen van papieren maaltijdcheques, zij gelden ook voor het RSZ-vrij en belastingvrij toekennen van de elektronische maaltijdcheques. Hoe deze er zullen uitzien, wordt nergens vastgesteld. Het meest waarschijnlijke is dat zij op een soort betaalkaart, te vergelijken met een bankkaart verwerkt worden.

Deze voorwaarden voor het RSZ-vrij toekennen van papieren maaltijdcheques gelden ook voor hun elektronische broertjes, maar hier en daar wordt wat aangepast of aangevuld.

Waar de papieren maaltijdcheques minstens één keer per maand overhandigd worden, zullen de elektronische maaltijdcheques in één of meer keren gecrediteerd worden op de maaltijdchequerekening van de werknemer in functie van het vermoedelijk aantal dagen dat de werknemer presteert. Het crediteren van de elektronische maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening is te vergelijken met het afgeven van papieren maaltijdcheques.

Op de laatste dag van de eerste maand volgend op het kwartaal worden de maaltijdcheques in overeenstemming gebracht met het gepresteerde aantal dagen van dat kwartaal. Voor papieren maaltijdcheques betekent dit dat het juiste aantal wordt afgegeven, voor elektronische maaltijdcheque betekent dit dat de maaltijdchequerekening met het juiste aantal wordt gecrediteerd.

De maaltijdchequerekening is iets nieuws: het is een elektronische databank waarop de maaltijdcheques worden opgeslagen. Die databank wordt beheerd door een uitgever van elektronische maaltijdcheques. Zo een uitgever moet aan diverse voorwaarden voldoen en, om erkend te worden, een procedure respecteren.

Net zoals bij de papieren maaltijdcheque is een elektronische maaltijdcheque ook maar voor drie maanden geldig en mag hij maar gebruikt worden voor de betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding.

Deze voorwaarden voor het RSZ-vrij toekennen van papieren maaltijdcheques gelden ook voor hun elektronische broertjes, maar hier en daar wordt wat aangepast of aangevuld.

• Het aantal elektronische maaltijdcheques, het brutobedrag verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer moet op de loonbon vermeld worden;
• Voor dat de werknemer de elektronische maaltijdcheque wil gebruiken, moet hij het saldo en de geldigheidsduur kunnen nagaan van de nog niet gebruikte cheques
• De keuze, elektronische maaltijdcheques of papier, wordt geregeld bij CAO. Kan dit niet omdat de onderneming geen syndicale afvaardiging heeft of omdat het gaat om een personeelscategorie waarvoor het niet de gewoonte is dat er een CAO voor wordt afgesloten, dan wordt de keuze vastgelegd in een individuele schriftelijke overeenkomst. Deze overeenkomsten regelen ook de mogelijkheid, de modaliteiten en de termijnen om te veranderen van uitbetalingswijze. Om dus met andere woorden weer om te schakelen van elektronisch naar papier of van papier naar elektronisch. Wanneer de keuze voor de elektronische maaltijdcheque werd vastgelegd in een individuele overeenkomst, dan moeten deze modaliteiten en termijnen van wijziging worden opgenomen in het arbeidsreglement. Zwijgen deze overeenkomsten hierover en werd er gekozen voor elektronische maaltijdcheques, dan ligt deze keuze voor drie maanden vast.Maar zelfs als de overeenkomsten de keuze regelen, dan kunnen zowel werkgever als werknemer deze keuze, papier of elektronisch, weer veranderen door een opzegtermijn te respecteren van minstens één maand. De opzegtermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op die waarin kennis van de opzegging is gegeven. Voor werknemers die ressorteren onder het paritair comité voor de uitzendarbeid kunnen zowel de keuze als de modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze enkel geregeld worden binnen het kader van een voorafgaande sectorale CAO;
• elektronische maaltijdcheques kunnen, zoals hierboven al aangegeven, alleen maar door een erkende uitgever ter beschikking gesteld worden;
• dat de werknemer elektronische maaltijdcheques wil gebruiken, mag voor hem geen extra kosten met zich meebrengen. Een uitzondering is op dit principe is verlies of diefstal van die elektronische maaltijdcheques, maar zelfs in dat geval mag deze kost niet groter zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque. Bovendien moet deze situatie geregeld worden hetzij in de CAO die de maaltijdcheques toekent, hetzij in het arbeidsreglement als de maaltijdcheques in een individuele overeenkomst toegekend werden.

Is de erkenning van de uitgever ingetrokken, dan blijven de elektronische cheques die hij heeft uitgegeven toch geldig tot hun vervaldag.

De voorwaarden om erkend te worden als uitgever van elektronische maaltijdcheques, krijgen stilaan vorm. Diverse van deze voorwaarden raken werkgever of werknemer. Zo moet de uitgever, om als uitgever erkend te worden, het ‘fifo-principe’ gaan hanteren: de oudste maaltijdcheques verdwijnen het eerst van de rekening. Zo is de kans op verval van deze cheques het kleinst.

De drager die gebruikt wordt om met de cheques te betalen is gratis voor de werknemer: wordt dit een betaalkaart, dan mag de uitgever hem geen kosten aanrekenen.

Bij verlies of diefstal van de drager moet de uitgever er voor zorgen dat de rekening snel en gratis geblokkeerd kan worden. Bovendien moet hij binnen 10 werkdagen een nieuwe drager ter beschikking stellen. Een langere termijn zou immers leiden tot een hoger risico op vervallen maaltijdcheques. Die nieuwe drager moet het saldo aan maaltijdcheques op het moment van verlies of diefstal aangeven en voor de werknemer mag deze nieuwe drager niet meer kosten dan de nominale waarde van een maaltijdcheque. Dit is duidelijk een verbetering voor de werknemer t.o.v. de papieren maaltijdcheque. Als deze laatste verloren of gestolen is, is de werknemer hem kwijt!

Verder moet de uitgever ervoor zorgen dat het informaticasysteem dat deze maaltijdchequerekeningen regelt, permanent beschikbaar is op het moment dat de werknemer zijn elektronische maaltijdcheques gebruikt. Dit systeem moet zo opgebouwd zijn dat de gegevens niet onrechtmatig gewijzigd of gewist kunnen worden.

De gegevens die de uitgever opslaat mogen alleen betrekking hebben op het beheren van deze elektronische maaltijdcheques. Hij mag die gegevens niet gebruiken voor profileringsdoeleinden noch deze meedelen aan derden. Het gebruik van elektronische maaltijdcheques zou dus niet als gevolg mogen hebben dat het consumptiegedrag van de werknemer geregistreerd en doorgegeven wordt aan producenten of andere leveranciers.

Het systeem moet de werknemer ook toelaten na te gaan hoeveel maaltijdcheques er nog niet gebruikt werden. Voor de werknemer is er nog een ander voordeel bij de elektronische maaltijdcheque t.o.v. het papieren exemplaar: de uitgever moet ervoor zorgen dat de werknemer één week voor de vervaldatum van die cheques op de hoogte gebracht wordt dat zij komen te vervallen. De kans dat deze datum ongemerkt voorbijgaat verkleint zo voor de werknemer.

Tenslotte last de Minister nog een bepaling in de RSZ-reglementering in. Deze bepaling verbiedt dat een maaltijdcheque, of deze nu elektronisch of op papier wordt toegekend, gecumuleerd wordt met een onkostenvergoeding voor een zelfde maaltijd voor dezelfde dag.

Opgelet: het gaat hier nog om een ontwerptekst. Het is maar de gepubliceerde tekst in het Belgisch Staatsblad die de regeling definitief zal weergeven!

Bron

ontwerpKB tot aanpassing van art. 19 bis van het Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders – ontwerpKB tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden en erkenningsprocedure voor uitgevers van maaltijdcheques in elektronische vorm.