14-07-11 Forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland
Vanaf 1 april 2011 zijn er nieuwe bedragen van forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland. In een circulaire van 28 juni 2011 maakt FOD Financiën de bedragen die geldig zijn vanaf 1 april 2011, bekend.
Vergoedingen die als kosten eigen aan de werkgever beschouwd worden, worden niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing voor zover die kosten forfaitair worden vastgesteld volgens redelijke normen. De forfaitaire bedragen die de overheid aan haar personeel betaalt, kunnen als redelijk beschouwd worden. Deze kostenvergoedingen dekken kleine uitgaven in het buitenland.
Deze vrijstelling van bedrijfsvoorheffing geldt alleen maar voor werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Voor werknemers of bedrijfsleiders van wie de verplaatsingen naar het buitenland deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit, gelden deze bedragen niet.
Met ‘dienstreis’ bedoelt de overheid een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is, met een maximum van 30 kalenderdagen.
Er is maar sprake van kosten eigen aan de werkgever als deze bedragen
- bestemd zijn tot het dekken van kosten die de werkgever eigen zijn
- de vergoeding ook effectief aan dergelijke kosten werd besteed.
Pas dan kunnen deze sommen vrij van bedrijfsvoorheffing worden uitbetaald.
Ook de RSZ aanvaardt dat kleine kosten, die moeilijk bewijsbaar zijn, forfaitair geraamd worden. Dus ook voor de RSZ vormen deze bedragen geen probleem.