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27-12-11 Comment appliquer la nouvelle réglementation pour étudiants - IIme partie ?

• Mode d’emploi pour l’embauche d’étudiants
• Qu’en est-il de la déclaration Dimona ?
• Combien de jours puis-je déclarer au maximum dans la Dimona ?
• Que faire en cas de dépassement des 50 jours ?
• Jours prestés contre jours réservés ?
• Que faire lorsque le jobiste a presté moins de jours qu’initialement prévus ?

La nouvelle réglementation pour étudiants entre en vigueur le 1^er janvier 2012. Il ne s’agit pas seulement du nombre de jours qui est augmenté, mais aussi de la déclaration à l’ONSS (déclaration DIMONA) de l’emploi de l’étudiant, qui subit quelques modifications. Nous vous proposons volontiers un mode pour l’embauche, ainsi que quelques questions et réponses pratiques en la matière.

Mode d’emploi pour l’embauche d’étudiants

Si vous voulez embaucher un étudiant en 2012, vous avez intérêt à garder certaines choses à l’esprit. Des choses auxquelles vous ne deviez pas ou pas tellement penser jusqu’au 31 décembre 2011. Nous vous proposons donc volontiers un mode d’emploi pour l’embauchage d’étudiants :

1. Déterminez toujours d’avance le nombre de jours que vous voulez faire travailler l’étudiant chez vous.
2. Invitez l’étudiant à un entretien et demandez-lui d’apporter l’attestation qu’il peut imprimer par le biais de student@work50days et par lequel vous pouvez contrôler le nombre de jours que l’étudiant pourra travailler encore sous le régime de la cotisation de solidarité. Sur cette attestation, vous trouverez également un code qui vous permettra de vérifier, par le biais du site portail, la situation la plus récente concernant le nombre de jours disponibles.
3. Concluez avec l’étudiant un contrat de travail pour étudiants.
4. Avant le début du travail, faites une déclaration Dimona sur base du contrat qui a été conclu. Attention : cette déclaration Dimona est trimestrielle et elle devra faire mention du nombre de jours que l’étudiant travaillera chez l’employeur. Ces données doivent ressortir du et correspondre au contrat de travail qui a été conclu. 

Qu’en est-il de la déclaration Dimona ?

L’employeur doit faire une déclaration Dimona sur base du contrat qui aura été conclu et donc seulement après la conclusion effective d’un contrat. A part les données ordinaires

• les données d’identification de l’employeur te de l’étudiant ;
• la mention du type d’étudiant (STU ou STX) ;
• la date du commencement et celle de la fin du contrat.

Par trimestre, on mentionnera en outre le nombre de jours que l’employeur occupera l’étudiant.

La déclaration Dimona se fera donc par trimestre. Lorsqu’un contrat de jobiste couvre plusieurs trimestres, on devra donc faire plusieurs déclarations Dimona, à savoir autant qu’il y ait de trimestres couverts par le contrat.

Exemple :

Un étudiant travaillera chez l’employeur A chaque samedi à partir du 1^er février 2012 jusqu’à la fin septembre 2012. Après la signature du contrat de jobiste, l’employeur fait ses 3 déclarations Dimona :

• une déclaration pour le premier trimestre, avec le 1^er février en tant que date de commencement et le 31 mars comme date finale, comprenant 9 jours de travail
• une déclaration pour le second trimestre, avec le 1^er avril en tant que date de commencement et le 30 juin comme date finale, comprenant 13 jours de travail
• une déclaration pour le troisième trimestre, avec le 1^er juillet en tant que date de commencement et le 30 septembre comme date finale, comprenant 13 jours de travail

Combien de jours puis-je déclarer au maximum dans la Dimona ?

Avant tout, le nombre de jours que vous déclarez dans la Dimona, ne peut être supérieur au nombre de jours compris entre les dates de commencement et de fin du contrat. Ainsi, une déclaration Dimona couvrant la période du 1^er juillet au 15 juillet 2012 ne pourra compter plus de 15 jours.

Veillez aussi à ce qu’une déclaration Dimona soit toujours conforme au contenu du contrat de travail !

Le nombre de jours qu’un jobiste peut être occupé sous le régime des cotisations de solidarité, s’élève à 50. Vous pouvez toujours déclarer davantage de jours, mais veillez alors à déclarer le jobiste en question dans la DMFA sous le régime des cotisations ordinaires. (Voir plus loin : le dépassement du contingent).

Si votre déclaration Dimona est supérieure au contingent de 50 jours, vous recevrez de la part de l’ONSS le message que le contingent est dépassé. Ce message ne bloque rien, ce qui signifie que la déclaration Dimona sera acceptée en tout cas. Si vous faites la déclaration Dimona par le biais d’un canal protégé, ce message comprendra aussi le nombre de jours du dépassement.

Que faire en cas de dépassement des 50 jours ?

Lorsque, dans la même année civile, un étudiant travaille plus de 50 jours, la cotisation de solidarité s’applique seulement aux 50 premiers jours qui ont été déclarés dans la Dimona. Dès le 51^e jour, on devra payer les cotisations ordinaires. A cet effet, c’est la date de la Dimona qui fera foi pour déterminer le contingent, et non pas la date à laquelle l’étudiant sera effectivement au travail.

Lorsque le contingent est dépassé par l’emploi chez un seul employeur et que cet employeur déclare l’étudiant dans sa Dimona pour plus de 50 jours sous le régime de la cotisation de solidarité, les cotisations ordinaires seront dues dès le 1^er jour.

Si, par contre, l’employeur fait la déclaration DMFA correctement dès le 51^e jour, c’est à dire sous le régime des cotisations ordinaires, et qu’il mentionne sous le régime des cotisations de solidarité seulement les jours qui se situent dans le contingent de jobiste, les cotisations ordinaires seront seulement dues dès le 51^e jour et non pas pour l’ensemble de la période d’emploi.

Jours prestés contre jours réservés ?

Dès que l’employeur aura envoyé sa déclaration DMFA pour un trimestre quelconque, l’ONSS effectuera un contrôle comparatif, dit contrôle croisé, entre la Dimona et la DMFA. Sur base de cette comparaison, l’ONSS corrigera le compteur, le cas échéant.

Lorsqu’un employeur a également réservé des jours dans le trimestre suivant, les jours réservés mais non prestés seront automatiquement reportés au trimestre suivant. Si, en revanche, aucun jour n’est réservé dans un trimestre suivant, les jours non prestés seront à nouveau libérés après le contrôle croisé.

Que faire lorsque le jobiste a presté moins de jours qu’initialement prévus ?

Si l’étudiant travaille moins de jours qu’initialement prévus dans la Dimona, l’employeur peut, tant que la déclaration DMFA n’a pas encore été envoyée, faire une déclaration Dimona de modification. Si l’employeur ne le fait pas, le contrôle croisé entre la Dimona et la DMFA entraînera une correction du contingent. Puisque le compteur sera plus vite corrigé dans le premier cas, nous recommandons de faire une déclaration Dimona de modification. Lorsque l’employeur omet de faire une déclaration Dimona de modification et que l’étudiant ne peut attendre jusqu’au moment du contrôle croisé, le jobiste peut lui-même contacter l’ONSS pour faire corriger le contingent.