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28-02-11 Renseignements relatifs aux formations devant figurer dans le bilan social depuis 2008

Le bilan social devant être déposé depuis décembre 2008 consiste, pour la partie formations, en un relevé détaillé des efforts fournis en la matière. Dès lors, les employeurs doivent enregistrer avec précision toutes les formations suivies dans l'entreprise. Passons en revue les formations visées.

Le bilan social acquiert de l'importance étant donné qu'à partir des données statistiques, il est possible de vérifier si les efforts de formation correspondent bien à au moins 1,9% de la masse salariale. Les employeurs (et secteurs) qui n'atteignent pas cette norme devront payer, à titre de sanction, une cotisation patronale supplémentaire de 0,05% de la masse salariale brute. 

Les formations visées dans le bilan social se répartissent en formations professionnelles continues et formations professionnelles initiales.

1. Les formations professionnelles continues

Par formation professionnelle continue, on entend la formation suivie par un ou plusieurs membres du personnel, qui est planifiée à l’avance et qui vise à élargir les connaissances ou à améliorer les compétences des travailleurs. L'entreprise doit intervenir financièrement dans les coûts, directement ou indirectement.

La formation professionnelle continue se subdivise entre, d'une part, la formation formelle, et, d'autre part, la formation moins formelle ou informelle.

A. Les formations formelles sont les cours et les stages conçus par des formateurs ou des orateurs. Ces formations sont caractérisées par un haut degré d’organisation du formateur ou de l’institution de formation. Elles se déroulent dans un lieu nettement séparé du lieu de travail. Ces formations s’adressent à un groupe d’apprenants et, généralement, font l’objet d’une attestation de suivi. Ces formations peuvent être conçues et gérées par l’employeur lui-même ou être sous-traitées.
Les formations professionnelles formelles devaient déjà faire l'objet d'un compte rendu avant 2008, mais celui-ci n'était plus suffisant.

Les données doivent être subdivisées comme suit:

• les coûts directement liés à la formation;
• les cotisations payées et versements à des fonds collectifs;
• les subventions reçues (à déduire des coûts);

Toutes les données doivent être indiquées distinctement pour les hommes et pour les femmes.

Le nombre de travailleurs ayant suivi une telle formation devra être indiqué en première instance. Attention, un travailleur ne peut être comptabilisé qu'une seul fois, même s'il a suivi plusieurs formations.

Il conviendra ensuite d'indiquer le nombre d'heures de formation suivies. Il s'agit ici uniquement des heures de formation suivies pendant le temps de travail.

Il est important de savoir ce qui suit pour établir les coûts nets:

1. Les coûts directement liés aux formations doivent être mentionnés en premier. Il s'agit des rémunérations brutes des travailleurs, auxquelles viennent s'ajouter les cotisations patronales. Ces montants sont obtenus en divisant le salaire annuel du travailleur par le nombre d'heures rémunérées et en multipliant le résultat par le nombre d'heures durant lesquelles le travailleur a suivi une formation formelle. Il est également possible de multiplier le coût horaire moyen par le nombre d'heures de formation suivies (seules les heures de formation suivies durant le temps de travail peuvent être prises en considération).

Les éventuels frais de déplacement ou de séjour liés à ces formations peuvent être pris en compte.

Une distinction est également opérée entre les formations internes et externes.
Une formation est considérée comme interne quand elle est conçue et gérée par l'entreprise elle-même, par le responsable du personnel ou par le responsable de la formation. Pour ces formations, il conviendra de tenir compte des rémunérations et des cotisations patronales du personnel affecté à la formation, à savoir aussi bien les personnes qui dispensent la formation que celles chargées de l'organisation et de l'administration. Les frais de fonctionnement viennent également s'y ajouter. Il s'agit des coûts liés à l'entretien et à l'amortissement des locaux, de l'équipement et du mobilier utilisés pour les formations, au prorata de leur utilisation pour les formations. De même, les coûts encourus pour l'acquisition ou la réalisation de soutiens pédagogiques sont également pris en considération.

D'autres coûts peuvent aussi être pris en compte pour les formations externes. Par formation externe, il convient d'entendre la formation conçue et gérée par un organisme extérieur à l'entreprise. Si la formation est dispensée par un institut de formation externe, les frais d'inscription et le coût du matériel de cours peuvent être pris en compte.

2. Outre les frais directement liés à la formation, les cotisations versées à des fonds collectifs pour la formation doivent également entrer en ligne de compte. Les versements et cotisations suivants à des fonds collectifs sont considérés comme des efforts en matière de formation, selon la note explicative de la Banque nationale:

• la cotisation sociale patronale pour la formation continue et l'emploi des groupes à risque, versée par l'entreprise en exécution de la loi du 27 décembre 2006 portant des dispositions diverses. Selon le secteur, cette cotisation peut varier de 0,10 % à 0,60 % de la masse salariale.
• le versement de 0,08 % de la masse salariale au fonds de financement du congé-éducation.
• le montant supplémentaire de 0,05 % de la masse salariale versé au fonds de financement du congé-éducation dans la mesure où les efforts de formation réalisés au niveau sectoriel ont été jugés insuffisants.
• les versements spécifiques (souvent exprimés en pourcentage de la masse salariale) pour la formation des travailleurs, dus en exécution d'une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise. (Quelques exemples de fonds pour la formation et la sécurité d'existence: Cefora, Educam, IFP, FFC, Horeca, Fopas, Formelec, Irec-Ivoc, INOM, Technios,...).

3. Les subventions reçues dans le cadre de la formation doivent être déduites de la somme des coûts repris sous 1 et 2.  

B. Le bilan social fait état non seulement des formations formelles, mais aussi d'une rubrique consacrée à la formation moins formelle et informelle. Il s'agit ici d'activités d’apprentissage qui sont en relation directe avec la fonction du travailleur. Ces formations sont caractérisées par un haut degré d’auto-organisation de la personne participant à la formation, un contenu directement déterminé en fonction des besoins individuels du travailleur et une relation directe avec la fonction du travailleur.  

Il s'agit notamment de:

• la formation sur le tas
• les formations axées sur la rotation du personnel
• les détachements
• l'autoformation
• la formation à distance
• la participation à des conférences
• la participation à des ateliers.

Le brainstorming, les séances d'information sur la politique de l'entreprise et le simple accueil de nouveaux travailleurs en sont exclus.

Pour cette catégorie de formations également, le nombre de travailleurs concernés et le nombre d'heures consacrées aux formations doivent être indiqués. Nous renvoyons à ce sujet à ce que nous avons expliqué concernant les formations formelles (voir plus haut).

Pour ce qui est des coûts, ils sont semblables à ceux pris en compte pour la formation formelle externe, à la seule différence près qu'il n'est pas nécessaire de reprendre pour cette rubrique la subdivision en coûts de formation directs, cotisations et versements et subventions reçues et que les rémunérations des personnes responsables de la formation entrent en ligne de compte.

2. Formation professionnelle initiale

Par formation professionnelle initiale, on entend la formation dispensée aux personnes occupées dans le cadre de systèmes alternant formation et travail et ayant pour objectif l’obtention d’un diplôme ou d’un certificat officiel. La formation doit être la partie la plus importante, mais le cursus doit aussi comprendre un volet travail. La formation dure au moins 6 mois. Les formations en entreprise, la convention d'insertion socioprofessionnelle et les formations des classes moyennes relèvent de cette catégorie.

Sont visés dans cette rubrique les travailleurs sous contrat d'apprentissage, les stagiaires et les autres travailleurs occupés sous un contrat de formation.

Les heures de formation à prendre en compte sont le nombre total d'heures que les personnes concernées passent dans l'entreprise.

Le calcul des coûts tient compte des rémunérations des travailleurs qui participent à ce type de formation, des rémunérations du personnel affecté à la formation, des frais de fonctionnement (voir la formation formelle interne), des droits d'inscription des participants et du matériel de cours. Les subventions reçues pour la formation sont naturellement déduites.