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21-02-12 Remboursement des frais propres à l'employeur

La charge de la preuve en matière de défraiements forfaitaires vis-à-vis de l’ONSS incombe à l’employeur. Il est question de remboursements de frais qui sont encourus et payés par le travailleur mais qui sont à charge de l’employeur. Et ce, pour la simple et bonne raison qu’ils sont occasionnés dans le cadre de l’exécution du contrat de travail.

En tant qu’employeur, vous êtes en effet obligé de mettre à la disposition des travailleurs  l’aide, les outils et les matériaux indispensables à l’exécution de leur travail ainsi que de les employer de la façon, au moment et à l’endroit convenus. Les travailleurs qui encourent des frais dans le cadre de l’exécution de leur travail peuvent obtenir un remboursement de ces frais de la part de leur employeur.

Il est important de souligner que ces remboursements de frais ne sont pas un salaire et qu’aucune cotisation sociale ne doit donc être payée sur ces remboursements. Voilà précisément la raison pour laquelle ces défraiements sont une matière complexe.

Le remboursement des frais propres à l’employeur peut se faire de deux façons :

  • Soit sur la base de preuves, les frais réellement encourus sont donc remboursés ;
  • Soit sur la base d’un montant forfaitaire.

Les indemnisations forfaitaires des frais sont acceptées par l'ONSS quand il s'agit de petits montants difficiles à prouver ou quand le remboursement des frais réels requiert une administration sans rapport avec les montants à rembourser. Il est cependant essentiel que l'employeur puisse justifier le montant du forfait appliqué.

L’ONSS fournit une description de certains postes pour lesquels il accepte une estimation forfaitaire ainsi qu’une indication du montant et des conditions sous lesquelles cette estimation forfaitaire est acceptée. Certains de ces montants ont récemment été augmentés. Un aperçu :

TYPE DE FRAIS

MONTANTS

CONDITIONS

Déplacements domicile-lieu de travail et déplacements professionnels en voiture

0,3352 EUR/km

- Le véhicule ne peut être la propriété de l'employeur ou être financé par ce  dernier.
 

- Les forfaits sont ‘all-in’ : entretiens, assurances, carburant, etc.

Déplacements domicile-lieu de travail et déplacements professionnels à vélo

0,21 EUR/km

- Pour les déplacements professionnels, l’indemnité ne peut être accordée que si le vélo est la propriété du travailleur.

Frais professionnels pour les travailleurs non sédentaires :

absence d'installations

10,00 EUR/jour

- Non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer durant sa journée de travail (au moins 4 heures consécutives) et ne peut faire usage des installations sanitaires et autres disponibles dans une entreprise, une agence ou sur la plupart des chantiers.

Frais professionnels pour les travailleurs non sédentaires :

repas

6,00 EUR/jour

- Non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer durant sa journée de travail (au moins 4 heures consécutives).

- Le montant de l’indemnité frais de repas n’est accepté que si le travailleur n’a d’autre choix que de consommer un repas à l’extérieur.

Frais d'hébergement en Belgique :

35,00EUR/nuitée

- Lorsque le travailleur ne peut pas rentrer chez lui le soir car son lieu de travail est trop éloigné.


- Couvre le souper, le logement et le petit-déjeuner.

Frais de bureau :travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à leur domicile :

 

114,97 EUR/mois

- Couvre les frais de chauffage, d’électricité, le petit matériel de bureau, etc. Ce forfait ne peut être octroyé qu'aux travailleurs qui prestent une partie de leur temps de travail de manières structurelle et régulière à leur domicile et qui doivent donc aménager chez eux un espace de travail. Dans le cas des travailleurs qui disposent d'un espace de travail chez leur employeur, ce forfait ne peut être accepté que si leur description de fonction indique clairement qu'ils effectuent régulièrement une partie de leur travail chez eux. Pour les travailleurs relevant de la législation sur la durée du travail, ce forfait n’est donc pas accepté lorsqu’il s’agit d’un travailleur qui preste presque exclusivement la durée de travail maximale légale applicable à sa personne sur un lieu de travail aménagé par l’employeur.

Frais de bureau : travailleurs à domicile (sous contrat de travail ou occupés dans des conditions similaires)

10%

- 10% du salaire brut, mais avec limitation à la partie relative aux prestations effectuées à domicile.
 

Frais de bureau :télétravailleurs

10%

- 10% du salaire brut, mais avec limitation à la partie relative au télétravail.

Outils de travail :

1,25 EUR/jour

- Le travailleur doit utiliser ses propres outils.

Achatde vêtements de travail :

1,58EUR/ jour

- Il s'agit uniquement des vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, etc.) ou de tout autre vêtement imposé par l'employeur qui ne peut pas être utilisé comme vêtement de ville ou de loisirs (uniforme, etc.).

Entretiendes vêtements de travail :

1,58EUR/ jour

- Il s'agit uniquement des vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, etc.) ou de tout autre vêtement imposé par l'employeur qui ne peut pas être utilisé comme vêtement de ville ou de loisirs (uniforme, etc.).

Entretien et usure des vêtements de travail du travailleur

0,79EUR/ jour

- Il s'agit des vêtements (jeans, t-shirts, etc.) et sous-vêtements qui doivent être lavés très fréquemment en raison de la saleté sur le lieu de travail.

Frais liés au    véhicule : garage

50,00 EUR/mois

- Si le véhicule est essentiellement utilisé à des fins professionnelles.


- Si l'employeur exige le remisage dans un garage pour garantir la sécurité du véhicule ou de son contenu. Ne peut être octroyé que si l'obligation de remiser le véhicule dans un garage est imposée à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. Le fait que le travailleur soit propriétaire ou non du garage n'a aucune influence.

Frais liés au   véhicule : parking

15,00 EUR/ mois

- Si le véhicule est essentiellement utilisé à des fins professionnelles.
 

- Si le travailleur doit régulièrement payer de petits montants pour le parking.

Frais liés au   véhicule : car-wash

15,00 EUR/ mois

- Si le véhicule est essentiellement utilisé à des fins professionnelles.
 

- Si la nature de la fonction exige que le véhicule du travailleur soit dans un état de propreté irréprochable.

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