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29-11-11 Travail d’étudiant en 2012

Contrairement à ce que l’on pense souvent, on doit payer pour les étudiants les mêmes cotisations de sécurité sociale que pour les ouvriers et les employés ordinaires. Le travail d’étudiant est l’exception la plus connue à cette règle. La plus connue, non seulement parce que beaucoup d’entreprises font chaque année appel à des jobistes, mais aussi parce que l’ensemble du régime vient de subir quelques modifications qui entreront en vigueur dès le 1^er janvier 2012.

Alors que cet e‑magazine se penche principalement sur les aspects concernant la sécurité sociale en matière du travail d’étudiants, vous trouverez dans notre Accent un aperçu plus vaste et général de l’ensemble de la réglementation en matière d’étudiants.

• 50 jours de travail par année civile
• A un pourcentage d’ONSS uniforme
• Sanction en cas de dépassement des 50 jours
• La déclaration dimona pour l’étudiant
• Compteur en ligne pour l’étudiant
• Plan de démarches pour embaucher un étudiant

50 jours de travail par année civile

Dès le 1^er janvier 2012, un étudiant peut travailler pendant 50 jours par année civile, sans qu’il soit assujetti aux cotisations de sécurité sociale normales. La division en 2 x 23 jours, telle qu’elle existe dans le régime actuel, est donc abandonnée entièrement. Les 50 jours peuvent en effet être étalés sur l’ensemble de l’année civile.

Attention, un étudiant qui travaille chez un même employeur depuis au moins 12 mois est considéré comme occupé avec un contrat de travail normal et, de ce fait, ni l'étudiant ni l'employeur ne peuvent plus bénéficier du pourcentage ONSS plus avantageux.  C'est aussi une modification par rapport à la réglementation actuelle, dans laquelle l'étudiant pouvait être lié à un même employeur au maximum pendant 6 mois.

A un pourcentage d’ONSS uniforme

Alors que la cotisation de solidarité varie actuellement en fonction de la durée du travail de l’étudiant pendant les mois d’été ou bien pendant le reste de l’année, on appliquera dès le 1^er janvier 2012 un seul pourcentage qui vaudra indifféremment pour toute l’année civile, à savoir 8,13% (+ 0,01 destinée au financement du fonds amiante). Ces 8,14% comprennent 5,43% à la charge de l’employeur (en sus du salaire) et 2,71% à la charge de l’étudiant (par une retenue sur le salaire brut).

Attention ! Pour que l’on puise bénéficier de ce régime ONSS avantageux, on doit cependant satisfaire à certaines conditions.

Ainsi :

• l’Office national de sécurité sociale estime que, lorsqu’on peut conclure un contrat d’étudiant, on doit se servir de ce système en qu’on ne peut opter pour une embauche dans le cadre d’un contrat de travail ordinaire (écrit ou non). La loi impose en effet qu’un contrat d’étudiant soit conclu par écrit ;
• un étudiant ne peut travailler pendant des périodes dans lesquelles sa présence dans l’établissement d’enseignement est obligatoire et
• l’étudiant en question ne peut travailler plus 50 jours civils (= le contingent) par année civile.

Sanction en cas de dépassement des 50 jours

Lorsqu’un étudiant travaille au-delà des 50 jours autorisés chez le même employeur, les 50 premiers jours feront l’objet de la cotisation de solidarité, à condition que cet employeur inscrive l’étudiant en question dès le 51^e jour dans sa déclaration DMFA avec les pourcentages ONSS ordinaires. Si l’employeur omet de faire cela et s’il déclare l’étudiant plus de 50 jours sous le régime de la cotisation de solidarité, les cotisations ordinaires seront dues dès le 1^er jour.

Lorsqu’un étudiant dépasse le contingent autorisé après avoir travaillé chez plusieurs employeurs, la régularisation s’appliquera seulement à l’employeur chez qui le dépassement a lieu. Sauf si, de nouveau, cet employeur applique dans la déclaration DMFA les pourcentages ONSS ordinaires dès le 51^e jour. A cet effet, c’est la date de la DIMONA qui fera foi, et non pas la date à laquelle l’étudiant sera effectivement au travail.

La déclaration dimona pour l’étudiant

• Déclaration du nombre de jours

L’employeur doit faire une déclaration DIMONA sur base du contrat qui a été conclu. La nouveauté est que, à part les données ordinaires, il faut également déclarer le nombre de jours que l’étudiant travaillera.

• La déclaration est trimestrielle

De plus, une DIMONA d’étudiants ne peut jamais dépasser un trimestre. Autrement dit, on devra donc déclarer par trimestre le nombre de jours que l’étudiant travaillera chez l’employeur. Lorsqu’un contrat couvre plusieurs trimestres, on devra faire plusieurs DIMONA, à savoir autant qu’il y a de trimestres couverts par le contrat. Dès le 1^er décembre 2011, il sera possible de réserver des jours par le biais de la DIMONA.

Compteur en ligne pour l’étudiant

L’Office national de sécurité sociale prévoit une application web protégée, où l’étudiant peut contrôler le nombre de jours qu’il lui reste encore à travailler sous le régime de la cotisation de solidarité. Sur le site web www.studentatwork.be, l’étudiant peut consulter cette application web protégée dite student@work50days. Il peut également y confectionner, imprimer ou envoyer par courriel une attestation mentionnant le nombre de jours restants. Il y trouve en plus un code d’accès qu’il pourra communiquer à l’employeur, de sorte que celui-ci puisse consulter dans l’environnement protégé du site portail le nombre de jours restants de l’étudiant. Ce compteur sera opérationnel dès le 1^er décembre 2011.

Plan de démarches pour embaucher un étudiant

Si vous voulez engager un étudiant en vue de le mettre au travail chez vous en 2012, vous avez intérêt à observer le plan de démarches que voici :

1. Déterminez d’abord le nombre de jours que vous voulez faire travailler l’étudiant chez vous.
2. Invitez l’étudiant à un entretien et demandez-lui d’apporter l’attestation qu’il peut imprimer par le biais de student@work50days et par lequel vous pouvez contrôler le nombre de jours que l’étudiant pourra travailler encore sous le régime de la cotisation de solidarité. Sur cette attestation, vous trouverez également un code qui vous permettra de vérifier, par le biais du site portail, la situation la plus récente concernant le nombre de jours disponibles. En cas de dépassement des 50 jours, les pourcentages de cotisation ONSS ordinaires seront appliqués.
3. Concluez avec l’étudiant un contrat de travail pour étudiants.
4. Avant le début du travail, faites une déclaration DIMONA sur base du contrat qui a été conclu. Attention : cette déclaration DIMONA est trimestrielle et elle devra faire mention du nombre de jours que l’étudiant travaillera chez l’employeur. Ces données doivent ressortir du et correspondre au contrat de travail qui a été conclu.