5-09-11 Ce qu’un employeur doit savoir pour éviter des problèmes fiscaux concernant les remboursements de frais
- Qu’entend-on par « frais propres à l’employeur » ?
- L’employeur doit-il rembourser ces frais ? Comment ?
- Quelles sont les formalités fiscales que l’employeur doit observer ?
- Et si les mentions sur les fiches fiscales ne sont pas exactes ?
- Conclusion
Qu’entend-on par « frais propres à l’employeur » ?
Reconnaissez-vous la situation suivante ? Un travailleur se sert de sa propre voiture pour visiter des clients. Du fait qu’il passe toute sa journée en chemin, il s’arrête à midi dans un restaurant routier pour casser la croûte. Puis il rentre chez lui, où il rédige son rapport et s’occupe de la mise à jour du dossier du client. A cet effet, il utilise en outre sa propre électricité, son propre chauffage et sa propre connexion au téléphone et à l’internet.
Le travailleur engage lui-même des frais (utilisation de sa propre voiture, la consommation d’un repas de midi, usage de son propre bureau, internet et téléphone à des fins professionnelles) à l’occasion de la réalisation de ses tâches professionnelles. Il s’agit là de frais qui devraient en fait être supportés par l’employeur, puisque celui-ci a l’obligation de mettre à la disposition de ses travailleurs les moyens nécessaires à la réalisation convenable de leurs tâches. Autrement dit, ce sont des frais propres à l’employeur.
Il s’agit là des exemples les plus traditionnels de frais propres à l’employeur ; d’autre part, il est impossible de dresser une liste détaillée de tous les frais qui pourraient entrer en ligne de compte en tant que frais propres à l’employeur. Il s’agit toujours du fait que le travailleur a supporté des frais qui incombent en réalité à l’employeur.
A part les exemples susmentionnés de frais propres à l’employeur pour des déplacements professionnels, des repas, l’usage de son propre bureau à des fins professionnelles, les frais suivants peuvent également entrer en ligne de compte en tant que « frais propres à l’employeur » :
- L’entretien de son propre bureau à domicile, que le travailleur utilise à des fins professionnelles (allant de travaux de rénovation jusqu’à l’aménagement, l’entretien, les assurances etc.)
- L’achat de littérature professionnelle
- Les cotisations d’organisations professionnelles
- Les « frais de représentation », à savoir plusieurs dépenses que le travailleur supporte pour donner une bonne image de marque à son employeur (entre autres l’invitation de relations, des cadeaux au personnel, des déjeuners d’affaires etc.)
Cette petite liste n’est certainement pas complète et il faut toujours considérer qu’il doit être question de frais qui sont supportés par le travailleur, mais qui incombent en fait à l’employeur.
L’employeur doit-il rembourser ces frais ? Comment ?
La loi sur les contrats de travail stipule que l’employeur est obligé de prévoir les moyens et les matériaux nécessaires pour permettre au travailleur de faire son travail convenablement. On peut en déduire que les frais engagés par le travailleur devraient en fait incomber à l’employeur. Même si ce principe a pleinement droit de cité sur le marché du travail, il n’y a aucune disposition légale qui impose le remboursement de tels frais.
L’employeur peut choisir la façon dont il rembourse ces frais propres à l’employeur :
- Un remboursement du montant exact des frais propres à l’employeur ;
- Une estimation forfaitaire de ces frais.
Un remboursement est exonéré d’impôts et de cotisations sociales, à condition que l’employeur puisse fournir la double preuve que le travailleur a supporté des frais propres à l’employeur et que le montant que l’employeur paie, sert effectivement au remboursement de ces frais.
La charge de la preuve à cet effet est imposée à l’employeur. Cela signifie que ni l’ONSS, ni le fisc ne doivent fournir de preuves pour pouvoir réclamer néanmoins des cotisations et des impôts sur ces indemnités. Lorsqu’il s’agit de remboursements sur base de justificatifs introduits par le travailleur, l’employeur pourra assez facilement fournir cette preuve.
Si ces paperasses lui semblent trop compliquées, l’employeur peut toujours opter pour une estimation forfaitaire.
Lorsque l’employeur fait une estimation forfaitaire des frais en fonction de ce que les autorités fédérales accordent à leurs fonctionnaires, il n’y aura en pratique pas de difficulté de preuve. Les exemples les plus éloquents sont les indemnités par jour pour des voyages de service à l’étranger et l’indemnité kilométrique pour des déplacements de service.
Si l’employeur opte par contre pour sa propre estimation forfaitaire des frais propres à l’employeur – par exemple du fait que le secteur public ne connaît pas de montant de référence ou parce que l’employeur veut mieux adapter le montant forfaitaire aux frais effectifs sous-jacents du travailleur – cette preuve sera essentielle.
Pour éviter des problèmes en cas de contrôle, l’employeur peut d’abord conclure un accord avec le fisc : soit par un accord personnel – explicite ou tacite – avec le contrôleur des impôts des sociétés (qui n’est cependant pas contraignant), soit par le biais d’une décision préalable du Service des décisions préalables (plus formaliste à obtenir, mais contraignante).
Quelles sont les formalités fiscales que l’employeur doit observer ?
Le remboursement des frais propres à l’employeur n’est pas assujetti aux impôts ni aux cotisations de sécurité sociale ; de ce fait, il ne doit pas être déclaré dans la déclaration fiscale du travailleur ou du chef d’entreprise.
Chaque fois qu’un employeur rembourse de tels frais à son travailleur ou à son chef d’entreprise, il faut en voir une trace sur la fiche fiscale du travailleur ou du chef d’entreprise. Cette obligation est interprétée de manière stricte par le fisc et par les tribunaux.
Ci-dessus, nous avons déjà vu qu'il y a trois méthodes de remboursement de frais propres à l’employeur. On peut donc s’attendre à ce qu’il y ait, pour chacune de ces méthodes, d’autres mentions qu’il faut apporter sur la fiche fiscale.
| Méthode de remboursement | Mention sur la fiche fiscale 281.10 (case 23) ou 281.20 (case 19) |
|---|---|
| Frais propres à l'employeur remboursés sur base de justificatifs introduits par le travailleur | OUI – justificatifs (pas de montant) |
| Frais propres à l’employeur remboursés sur base de « normes sérieuses » (soit sur base des forfaits pour les fonctionnaires fédéraux, soit sur base d’un accord préalable) | OUI – normes sérieuses (pas de montant) |
| Frais propres à l'employeur remboursés sur base de forfaits établis par l’employeur lui-même | Le montant total du remboursement des frais propres à l’employeur. |
Attention : un employeur peut combiner ces trois méthodes au sein de son entreprise. D’autre part, cela ne peut permettre de rembourser les mêmes frais de deux façons différentes (et de procéder donc à un remboursement double).
L’effet direct est en tout cas que l’employeur devra également combiner les mentions sur les fiches.
Et si les mentions sur les fiches fiscales ne sont pas exactes ?
Ce qui suit ci-dessous vaut seulement pour des employeurs qui sont assujettis à l'impôt des sociétés (l’impôt des personnes morales est en effet très différent).
Des frais propres à l’employeur qui ont été remboursés mais qui ne sont pas mentionnés correctement sur la fiche, seront, dans l’impôt des personnes naturelles, considérés comme des dépenses rejetées (art. 57, 3° CIR). L’impôt des sociétés, par contre, prévoit explicitement que les frais non justifiés peuvent cependant être considérés comme des frais professionnels déductibles (art. 197 CIR).
Le Code des impôts sur les revenus prévoit en outre une imposition séparée pour des « commissions secrètes » de 309% pour des frais qui ne sont pas justifiés par des fiches individuelles (art. 219 CIR).
L’employeur ne pourra même pas se sauver par une issue de secours voulant que l’impôt ne soit pas dû lorsque le bénéficiaire a mentionné les montants dans sa déclaration fiscale. En effet : les remboursements de frais ne doivent pas figurer dans la déclaration fiscale, car ils ne sont en principe pas imposables.
Le caractère de l’imposition pour les commissions secrètes est assez controversée, mais la logique derrière la mesure est que le fisc sache quel revenu est touché par qui, de sorte qu’un éventuel oubli dans les déclarations peut être corrigé. Les 309% doivent alors couvrir aussi bien l’impôt des sociétés de l’employeur que l’impôt des personnes physiques du travailleur pour ce montant.
Cette logique ne tient cependant pas debout lorsqu’il s’agit de remboursements de frais qui, eux, sont par définition exonérés et qui ne doivent être déclarés. Une explication éventuelle de cette stricte obligation relative aux fiches, on pourrait la trouver dans le fait que le remboursement de frais propres à l’employeur sert de manière abusive de rémunération alternative.
Conclusion
Le mécanisme du remboursement des frais propres à l’employeur est généralement accepté dans l’univers des entreprises. Il faut cependant vérifier toujours de satisfaire aux conditions pour chaque remboursement de frais propres à l’employeur.
Chaque employeur devra en outre décider lui-même de la façon dont de tels frais sont remboursés dans son entreprise. Un contact préalable avec le fisc, avec un comptable ou avec un conseiller fiscal, pourra vous aider à faire le bon choix.
A condition que l’employeur soit conséquent en la matière, il peut combiner les méthodes de remboursement. Les mentions sur la fiche fiscale dépendent en effet de la méthode de remboursement. Lorsque les mentions sur la fiche sont erronées ou absentes, le fisc n’hésitera pas à faire une imposition particulière.
Lorsqu’il s’agit de remboursements de frais qui répondent bel et bien aux conditions de l’exonération, l’employeur aura un sentiment d’amertume lorsqu’il fait l’objet d’une telle sanction, par le seul fait d’une mention erronée sur la fiche du travailleur ou du chef d’entreprise.