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Quelles sont les règles en cas de signature électronique d’un contrat de travail ?

07 mai 2020 Ellen Van Grunderbeek Employeurs

Garder une distance est la règle pour le moment. Mais qu’en est-il si vous voulez faire signer un contrat de travail ou une annexe à celui-ci ? Ou si vous voulez mettre un terme à un contrat de travail ? De plus, il y a d’autres documents que vous devez fournir à vos collaborateurs. De quelle manière gérez-vous cela ? De nos jours, de nombreuses choses peuvent être réglées par voie électronique. Il y a cependant quelques règles et points d’attention dont vous devez tenir compte. Vous en trouverez un aperçu ci-dessous.

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Signature électronique d’un contrat de travail

Signature qualifiée

Il est possible de signer électroniquement un contrat de travail, pour autant que les deux parties soient d’accord et que la signature soit une signature électronique qualifiée. Il s’agit la plupart du temps d’une signature au moyen d’une carte d’identité électronique (eID), mais il existe d’autres manières de signer de manière qualifiée (par ex. itsme®). Une signature manuscrite scannée ne satisfait d’ailleurs pas aux exigences.

Si vous faites usage de cette signature qualifiée, le contrat de travail signé électroniquement est alors assimilé à une version signée sur papier.

Obligation de sauvegarde et de conservation électroniques

Quand vous concluez un contrat de travail électroniquement, vous devez aussi sauvegarder électroniquement un exemplaire de ce contrat de travail. Vous pouvez vous charger vous-même de la sauvegarde, en attendant la mise en place du cadre légal pour les services d’archivage électronique.

Vous devez toutefois tenir compte des règles suivantes :

  • Votre travailleur doit toujours avoir accès au contrat de travail archivé, et ce gratuitement.
  • Vous devez toujours pouvoir présenter le contrat de travail électronique aux services d’inspection.
  • Vous devez conserver le contrat de travail électronique pendant 5 ans après la fin du contrat de travail. Trois mois avant que ce délai expire, votre ancien travailleur décide de ce qu’il faut en faire. Ensuite, l’asbl Sigedis se chargera de la conservation.
Adaptation du règlement de travail

Avant de pouvoir faire usage de la signature électronique du contrat de travail, vous devez adapter le règlement de travail. Le règlement de travail mentionne alors les droits et obligations de votre travailleur en cas de contrat de travail signé de manière électronique, ainsi que les données du service d’archivage externe.

Envoi électronique de documents sociaux

Si votre collaborateur est d’accord, vous pouvez également lui fournir certains documents sociaux. Pensez-y :

  • Le compte individuel ;
  • La fiche salariale ;
  • L’attestation d’occupation ;
  • L’attestation de vacances ;

L’accord de votre travailleur vaut au moins pour l’année civile en cours et peut être résilié chaque année. En cas de révision, une procédure papier est applicable.

Pour ces documents, l’obligation de conservation est également d’application, comme pour le contrat de travail signé de manière électronique, et vous devrez archiver les documents (en externe).

Rupture de contrat par envoi recommandé électronique

La rupture d’un contrat de travail peut également se faire par voie électronique. Quand vous envoyez le courrier de préavis par recommandé, vous pouvez utiliser un envoi recommandé électronique qualifié. Un mail recommandé est également légal si un service d’envoi électronique qualifié intervient.

Attention, vous n’êtes pas obligé de suivre la voie électronique, et vous ne pouvez pas obliger votre travailleur à recevoir un envoi électronique. Dans ce cas, vous devez malgré tout envoyer le courrier recommandé par la poste.

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Écrit par Ellen Van Grunderbeek

Conseillère juridique chez Acerta

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