Faire une réunion en situation de télétravail : comment procéder ?

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En raison du coronavirus, nous sommes nombreux à travailler à domicile. Cela a un grand impact sur notre manière de collaborer. Une bonne communication et suffisamment de concertations avec vos travailleurs sont des éléments essentiels pour aborder les tâches de manière réfléchie. Mais par quels canaux restez-vous le plus facilement en contact ? Et à quelle fréquence planifiez-vous des entretiens avec vos travailleurs ? Voici quelques directives.

Par quel moyen faites-vous des réunions ?

Vous ne savez pas du tout quelle plateforme vidéo choisir ? Notre conseil : choisissez une plateforme sur laquelle vous pouvez vous connecter rapidement et facilement. Ainsi, vous ne perdez pas un temps précieux en créant des comptes individuels. Pensez par exemple à une plateforme vidéo que vous utilisez déjà pour tenir à jour votre agenda. Citons par exemple Google Hangouts, un canal relié à votre Google Calendar. Vous recevez un rappel de votre réunion et vous pouvez y participer par le même canal. Skype Entreprise est également une bonne solution afin de faciliter l’organisation d’une réunion vidéo.

Combien de fois par semaine et à quel moment vaut-il mieux organiser une réunion?

En organisant régulièrement des réunions, vous garantissez la transparence et la clarté de votre communication. Prévoyez au moins une fois par semaine une réunion vidéo pour parcourir les nouveautés et les choses à faire. Veillez à installer une routine : planifiez par exemple la réunion à chaque fois en début ou en fin de semaine. Chacun pourra ainsi bien préparer la réunion. Mettez-vous d'accord au préalable sur qui fait quoi.

Ne vous concertez donc pas de manière arbitraire tout au long de la journée, mais fixez l’objectif et l’heure de vos réunions. Veillez à ce que la plupart des collègues puissent être présents, mais prévoyez éventuellement un message vidéo pour les absents - les travailleurs à temps partiel ou les travailleurs mis au chômage technique ; eux aussi restent ainsi informés des informations importantes. En vous concertant régulièrement, vous renforcez le lien entre votre travailleur et vous, et vous entretenez la motivation de ce dernier.

Conseils pour une réunion vidéo efficace

Règle numéro un pour une réunion vidéo fluide : veillez à avoir une bonne connexion Internet. Il n'y a rien de plus ennuyeux que d’entendre une phrase sur deux des explications de l’orateur. Évitez les bruits de fond et les images distrayantes : choisissez un endroit où vous ne serez pas dérangé par les autres personnes qui vivent avec vous ou par vos animaux.

En tant que leader ou organisateur de la réunion, il est préférable de définir à l’avance les thèmes qui seront abordés. Pour éviter le chaos, vous convenez d'un signe visuel grâce auquel les participants peuvent indiquer leur volonté de dire quelque chose - par exemple : lever la main. De cette manière, personne n’est obligé de couper la parole à quelqu’un d'autre et l’entretien reste compréhensible. Le chatbot peut également être utile dans cette situation. Vous n'avez pas la parole ? Éteignez votre microphone pour éviter les échos gênants. N'oubliez pas que vous pouvez également montrer des choses à vos collègues en partageant votre écran avec eux. Cela vous permet de faire des présentations.

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