Devez-vous indemniser votre collaborateur pour le télétravail ?

01 septembre 2022
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Lorsque vos collaborateurs travaillent à domicile et utilisent leurs propres équipements et/ou installations, ils peuvent dans certains cas prétendre à une indemnité. Les conditions à cet effet dépendent du type de télétravail qu’ils effectuent et de ce que vous avez déjà convenu précédemment. Dans certains cas, l’employeur est tenu de payer une indemnité ; dans d’autres cas, une indemnité n’est pas obligatoire mais possible.

Conditions pour le télétravail

Il est important que vous repreniez correctement ces conditions dans une annexe au contrat de travail, même si vous n'êtes pas obligé de payer une indemnité, mais que vous voulez quand même donner un supplément à vos collaborateurs. En outre, mieux vaut indiquer certaines règles et modalités relatives au télétravail dans une politique complémentaire.

Les conditions et réglementations que vous devez suivre en tant qu’employeur dépendent de la forme de télétravail.

Télétravail structurel

Le télétravail structurel est un travail effectué de manière régulière et non sporadique, à l’aide de moyens informatiques, à partir du domicile du collaborateur ou d’un autre lieu qu’il a choisi. Cette forme de télétravail doit être reprise de manière formelle dans une annexe au contrat de travail.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de mettre à disposition, d’installer et d’entretenir le matériel nécessaire. Il faut en outre payer les frais de communication et les connexions liées au télétravail.

Vous pouvez bien entendu en faire plus. L’ONSS donne les instructions administratives suivantes pour la détermination des frais :

  • Une indemnité de bureau de 10 % du salaire brut se rapportant au télétravail ou une indemnité exonérée pouvant atteindre 142,95 euros par mois (à partir du 1er septembre 2022). Attention. A partir du 1er juin 2022, le régime d’indemnité à 10% a disparu pour les nouveaux télétravailleurs. Les collaborateurs pour lesquels vous avez déjà appliqué ce système peuvent le conserver.
  • Une indemnité de 20 euros par mois pour la connexion Internet ;
  • Une indemnité de 20 euros par mois si vos collaborateurs utilisent leur propre équipement ou une indemnité de 10 euros par mois pour l’utilisation professionnelle d’un deuxième écran privé et/ou d’une imprimante/scanner sans ordinateur privé (5,00 euros par mois par objet pendant maximum 3 ans).

Si vous voulez octroyer un montant supérieur, vous devez pouvoir démontrer qu'il s'agit toujours d'une indemnité de frais réelle.

Télétravail occasionnel

Par télétravail occasionnel, nous entendons tout travail effectué en dehors des sites de l’entreprise, occasionnellement ou pour des raisons de force majeure ou pour des raisons personnelles, à l’aide de moyens informatiques. Pensez par exemple aux grèves de train ou à l’annonce de fortes chutes de neige.

Pour cette forme de télétravail, une annexe au contrat de travail n’est pas obligatoire. Vous pouvez choisir de reprendre les accords nécessaires concernant, par exemple, les heures de travail et l'accessibilité dans une annexe au contrat de travail ou dans une politique.

En cas de télétravail pour cause de force majeure ou pour des raisons personnelles, vous n’êtes pas tenu de payer une indemnité à vos collaborateurs. Étant donné que le télétravail se produit plutôt à titre exceptionnel, il n'est pas non plus obligatoire de prévoir une indemnité.

Télétravail Corona

La CCT 149 et 149/2, conclue au Conseil National du travail, pose un cadre complémentaire pour le télétravail, obligatoire ou recommandé, en raison de la crise du corona. Les entreprises qui, à la date du 1er janvier 2021, n’ont pas élaboré de régime de télétravail structurel ou occasionnel, concluront des accords sur le télétravail corona en application de cette CCT.

Les accords concernent entre autres la mise à disposition par l’employeur de l’équipement de du support technique nécessaires ou, en cas d’utilisation de l’équipement privé du télétravailleur, du paiement d’une indemnité pour les frais qui y sont liés.  Ces accords tiennent plus globalement compte de l’ensemble des frais ou compensations versés par l’employeur au télétravailleur pendant la crise du corona.

Même pendant la crise du corona, vous pouvez adopter un cadre élaboré pour le télétravail, qui pourra également être maintenu après le corona.

Quel que soit le type de télétravail applicable à vos collaborateurs, mieux vaut prévoir un cadre avec des accords et des directives.

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