Allocation de mobilité ou budget mobilité ? Pensez à vos obligations de conservation des documents !

02 septembre 2019

Votre travailleur échange sa voiture de société contre une allocation de mobilité ou opte pour le budget mobilité ? Pensez à l’obligation de conserver l’accord que vous concluez et de le sauvegarder comme document social ! 

Allocation de mobilité

Le travailleur qui veut échanger sa voiture de société contre une allocation de mobilité doit en faire la demande auprès de son employeur. La demande du travailleur et l’autorisation de l’employeur forment un accord. Cet accord doit être consigné par écrit. Le montant de base de l’allocation de mobilité est entre autres repris dans cet accord.

Budget mobilité

Le travailleur qui est disposé à rendre sa voiture de société peut aussi opter pour un échange avec le budget mobilité. Le budget libéré peut être dédié à une ou plusieurs autres solutions de mobilité. Une voiture de société plus respectueuse de l’environnement en fait partie. Dans le cadre d’un budget mobilité, la demande du travailleur et l’autorisation de l’employeur forment également un accord qui doit être transcrit dans un écrit.

Conserver et sauvegarder l’accord

Ces accords conclus dans le cadre de l’allocation de mobilité ou du budget mobilité font partie intégrante du contrat de travail entre travailleur et employeur.

L’accord est dès lors considéré comme un document social, ce qui entraîne les obligations suivantes pour vous, employeur :

  • Vous fournissez au travailleur une copie de l’accord, et ce, au plus tard au moment où cet accord entre en vigueur.
  • Vous conservez l’accord sur le lieu où ce travailleur est occupé ;
  • L’accord doit être conservé pendant (au moins) 5 ans, cette période prend effet le jour qui suit la fin de l’exécution de l’accord sur l’allocation de mobilité.

Si vous ne respectez pas ces obligations, une amende administrative ou pénale de niveau 2 peut être imposée à la suite d’un contrôle. Vous risquez donc une amende entre 200 et 4000 euros.

Vous trouverez ces informations dans la section 30 du Guide social sur Juricible.

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