Prendre des vacances, comment faire ? Et pouvez-vous changer cela ?

En cette période de coronavirus, la question est pertinente. Les employeurs ont souvent beaucoup moins de travail pendant cette période, mais à mesure que la situation se normalise, il peut y avoir une explosion des demandes. Il est plus intéressant pour ces entreprises que leurs travailleurs prennent le plus grand nombre de jours de vacances possible maintenant. D’autre part, les travailleurs qui sont au chômage temporaire subissent des pertes financières dans de nombreux cas, et ce, malgré des allocations de chômage majorées. Cela peut être une raison pour un travailleur d’opter pour ses vacances annuelles plutôt que le chômage temporaire.

Le coronavirus augmente le risque que les travailleurs accumulent leurs jours de vacances. Pour autant que sa situation financière ne soit pas problématique et que son employeur ne fasse pas appel à lui, un travailleur en chômage temporaire peut faire ce qu’il veut de son temps. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de prendre des vacances. À la fin de l’année, il n’est pas exclu qu’il lui reste un solde important de jours de vacances, ce qui n’est pas vraiment le but. Des accords clairs avec les représentants des travailleurs ou le(s) travailleur(s) lui (eux)-même(s) permettent d’éviter une telle situation. Comment devez-vous conclure ces accords ?

La loi stipule quand les travailleurs doivent précisément prendre leurs vacances. Les autorités ont estimé que la détermination des dates de vacances devait être avant tout une affaire collective.

En premier lieu, ce sont les partenaires sociaux au sein de la commission paritaire qui fixent le moment où les vacances sont prises. L’exemple le plus connu à cet égard est le secteur de la construction (voir ci-dessous). Pour le reste, la plupart des autres secteurs ne concluent pas d’accord pour la prise de vacances collectives.

Selon la loi, il revient ensuite aux entreprises de déterminer ces dates. Toutefois, même si l’entreprise souhaite procéder à une fermeture collective, l’employeur ne peut pas fixer unilatéralement ces dates. La décision de fermer l’entreprise pour cause de vacances annuelles relève de la responsabilité du conseil d’entreprise, organe dans lequel l’employeur et les travailleurs sont représentés. Les deux parties doivent parvenir à un accord. En l’absence d’un conseil d’entreprise, ou s’il ne prend pas de décision, ce rôle est réservé à la délégation syndicale. En l’absence de délégation syndicale, les dates de vacances collectives doivent être convenues entre l’employeur et l’ensemble des travailleurs. Il est difficile d’organiser cela de manière efficace, en particulier dans les entreprises comptant un grand nombre de travailleurs. En pratique, l’employeur soumet généralement une proposition qui, en l’absence de contestation des travailleurs, est considérée comme implicitement acceptée.

En cette période de coronavirus, cette façon de procéder reste en vigueur : si les vacances collectives ont été fixées comme expliqué au paragraphe précédent, cet accord reste en vigueur. Si, en tant qu’employeur, vous voulez changer quelque chose à ce sujet, celui-ci devra se faire selon les mêmes modalités. Ainsi, si le conseil d’entreprise a déterminé les vacances, le même conseil d’entreprise peut prendre une décision différente. Si les vacances ont été fixées par la délégation syndicale, cette même délégation syndicale peut prendre une décision différente. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas revenir en arrière unilatéralement, du moins pas selon la législation actuelle.

Il n’est pas nécessaire de convenir de vacances collectives. Si les partenaires sociaux au niveau sectoriel n’ont pas convenu de dates, une entreprise peut permettre aux travailleurs de choisir individuellement des dates de vacances. Cela ne change rien au principe : la prise de vacances doit être le résultat d’un accord entre l’employeur et le travailleur. Ni l’employeur ni le travailleur ne peuvent imposer leur volonté à l’autre. Les deux parties doivent parvenir à un accord à ce sujet. 

Un accord, c’est le fil rouge. La prise de vacances constitue un accord (collectif) entre l’employeur et le(s) travailleur(s). Une fois que cet accord est en place, les mêmes parties qui l’ont conclu peuvent en conclure un nouveau pour modifier le précédent.

Si cela n’est pas le cas, un tribunal peut, dans des cas extrêmes, se prononcer sur la question. La partie la plus diligente, disons simplement « celle qui veut qu’on lui donne raison », prend l’initiative. Cela reste un moyen de pression généralement peu utilisé en pratique.

La commission paritaire est le plus haut niveau autorisé à décider de la date des vacances collectives. Les partenaires sociaux de la commission paritaire doivent prendre une décision au plus tard le 31 décembre de l’année précédant l’année de vacances. En d’autres termes, les partenaires sociaux devaient fixer les dates de vacances pour 2020 au plus tard le 31 décembre 2019. Ils devaient informer le ministre des affaires sociales de leur décision.

Le secteur le plus connu pour convenir collectivement des dates de vacances est celui de la construction, mais ce n’est pas vraiment un bon exemple. Le secteur de la construction formule uniquement des recommandations quant aux dates de fermeture pour vacances annuelles des différentes entreprises. Le secteur n’oblige pas ses entreprises à suivre ces dates, mais en pratique, elles sont bien respectées. D’autres dates que celles fixées par le secteur sont possibles. Attention : l’ONEM part du principe que les employeurs du secteur de la construction sont en vacances aux dates fixées par le secteur. Les employeurs touchés par le chômage temporaire pour cause de force majeure sont également tenus d’accorder des congés pendant les vacances collectives convenues. Les travailleurs ne recevront pas d’allocations de chômage pour des raisons de force majeure pendant cette période.

Afin d’organiser correctement ce régime de vacances, les autorités ont inclus un certain nombre de principes dans la réglementation :

• les vacances doivent être prises avant le 31 décembre. C’est un principe qui est régulièrement enfreint dans la pratique ;
• les vacances des chefs de ménage, entendu comme, les travailleurs avec enfants, devraient être accordées de préférence pendant les vacances scolaires ;
• pour les travailleurs de moins de 18 ans, un congé de trois semaines consécutives devrait être garanti entre le 1er mai et le 31 octobre ; pour les travailleurs de plus de 18 ans, un congé de deux semaines consécutives devrait être garanti pendant la même période, de préférence à un moment où le temps consacré à la production est maximisé ;
• possibilité de prendre des demi-journées de vacances si un travailleur ne travaillerait de toute façon qu’une demi-journée et qu’il souhaite prendre cette demi-journée de congé. Néanmoins, si l’employeur ne s’oppose pas à la prise de demi-journées de vacances, il n’y a en fait aucun problème.

Ces principes peuvent être complétés au niveau de l’entreprise. Par exemple, une rotation peut être proposée pour la prise de vacances durant une certaine période de temps, mais ce n’est qu’un exemple. D’autres systèmes sont possibles.

Dans tous les cas, il est conseillé de consigner les vacances, qu’elles soient prises collectivement ou individuellement, sur une fiche de vacances (en version papier ou électronique). Le grand avantage de cet enregistrement est que l’employeur et le travailleur ont à tout moment une vue d’ensemble des jours pris et restant à prendre.

En ce qui concerne la prise de vacances, en particulier les congés collectifs, les parties intéressées prennent généralement une décision à temps. Avant que cette épidémie de coronavirus et les mesures de lutte contre ce virus ne prennent des formes draconiennes, de nombreux accords avaient déjà été conclus. Les parties doivent peut-être revenir dessus. La clé réside dans la négociation.