Votre travailleur part en vacances avec sa voiture de société ? Pensez à une bonne car policy !

30 juillet 2019

Une car policy contenant des accords clairs permet, tant au travailleur qu’à l’employeur, de passer de bonnes vacances.

La voiture de société fait partie du salaire de votre travailleur. Cela signifie que le travailleur peut utiliser cette voiture de société pendant des périodes d’absence pour lesquelles l’employeur paie un salaire, comme les périodes de vacances.

Un trajet en voiture en Belgique ou en dehors du pays ne se déroule pas toujours comme sur des roulettes : dommages à la voiture, vol de la voiture ou de son contenu, amendes... Mieux vaut donc, en tant qu’employeur, éviter les malentendus vis-à-vis de la responsabilité en rédigeant un document qui fixe la politique en matière de voiture de société de votre entreprise. C’est la car policy !

Qui est responsable ?

L’employeur endosse toute la responsabilité si le véhicule n’est utilisé que dans le cadre du travail (pensez aux camionnettes et aux camions, mais aussi aux taxis, aux ambulances, aux voitures des représentants de commerce...).

Ceci change lorsque le travailleur commet une infraction grave, comme ignorer un feu rouge, conduire sous influence, couper une ligne blanche continue... Si le travailleur commet régulièrement de petites infractions, la responsabilité peut aussi être transférée de l’employeur au travailleur.

En cas d’utilisation privée de la voiture de société (y compris les déplacements domicile-lieu de travail), la responsabilité relève du travailleur. L’employeur sera interpellé dans un premier temps, mais les coûts pourront ensuite être répercutés sur le travailleur. Il est important de fixer des accords à ce sujet dans la car policy.

Dommages à la voiture de société ?

Vous pouvez reprendre divers accords relatifs au dommage assuré. Vous pouvez ainsi déterminer si c’est toujours au travailleur de payer la franchise ou si vous assumez, en tant qu’employeur, la franchise pour le premier dommage.

N’oubliez pas non plus d’indiquer quelle procédure doit être suivie : à qui faut-il communiquer le dommage et dans quel délai ?

L’employeur peut également déterminer que les coûts des réparations effectuées à l’étranger sont à charge du travailleur.

Un accident en vacances ?

La déclaration d’accident devra se faire comme convenu, puis être transmise au service compétent. S’il y a des blessés, un procès-verbal doit également être rédigé.

Dans la car policy, vous pouvez prévoir une réglementation concernant la mise à disposition d’un véhicule de remplacement.

Qui peut conduire la voiture de société ?

La car policy peut déterminer que seul le travailleur peut conduire le véhicule, mais souvent, ce droit est étendu à, par exemple, le conjoint cohabitant, voire les enfants (en présence ou non du travailleur).

Voiture de société volée ?

Quelles sont les démarches à entreprendre par le travailleur si on lui vole la voiture, les documents de bord, les clés ou la plaque d’immatriculation officielle ? Tant en Belgique qu’à l’étranger, la déclaration de vol auprès de la police est requise.

Il est recommandé que la car policy mentionne si une assurance complémentaire a été conclue contre le vol du contenu de la voiture.

Vous voulez rédiger une car policy ? Contactez Acerta Consult pour obtenir des conseils ou abonnez-vous au module « Modèles » de Juricible.

Partagez cet article
Retour à l’aperçu updates et nouvelles juridiques