Een nieuw schooljaar, nieuwe werknemers?

Sommige nieuwe werknemers zijn starters op de arbeidsmarkt, en dus net student-af. Misschien waren zij eerder al bij jou aan de slag als jobstudent.

Voor een student die in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt, aanvaardt de RSZ dat hij nog tot 30 september van dat jaar kan werken met toepassing van de solidariteitsbijdrage. Dit geldt echter alleen als het werkelijk om studentenwerk gaat. Wat niet mag, is net vóór de aanwerving in een functie, die functie bij die werkgever al uitoefenen als jobstudent, als een soort van proef. De RSZ aanvaardt dan niet de toepassing van de solidariteitsbijdrage voor die persoon.

>>>Meer lezen over studentenarbeid.

Als werkgever heb je de plicht om de nodige aandacht te besteden aan het onthaal van je nieuwe werknemers. Hierover bestaan diverse regels.

Je bezorgt je nieuwe werknemers alle nodige informatie over de organisatie en de arbeidsvoorwaarden. Tot die informatie behoren ook het arbeidsreglement en de toepasselijke bedrijfspolicy’s. Denk ook aan de individuele informatie over de belangrijkste loon- en arbeidsvoorwaarden, die je ten laatste op de eerste dag van tewerkstelling schriftelijk moet bezorgen aan je werknemer.

Sommige types van arbeidsovereenkomsten moeten verplicht schriftelijk worden gesloten ten laatste op het moment van indiensttreding. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd en de deeltijdse arbeidsovereenkomst.

Je overhandigt je nieuwe werknemers het materiaal dat zij nodig zullen hebben om hun taak uit te voeren, en je zorgt ervoor dat ze de veiligheids- en welzijnsvoorschriften kennen. Gaat het om werknemers die zullen worden tewerkgesteld in een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een risico-activiteit, dan zorg je er ook voor dat je in orde bent met de verplichte voorafgaande gezondheidsbeoordeling. Gaat het om minderjarige werknemers, om studenten of om leerlingen, dan moeten zij informatie en begeleiding op maat krijgen.

Zorg ervoor dat al je nieuwe werknemers op de hoogte zijn over de noodprocedures, de maatregelen bij ernstig en onmiddellijk gevaar, de eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie.

Duid de personen of diensten aan waar de nieuwe werknemers terecht kunnen als ze extra informatie nodig hebben. Duid ook een ervaren werknemer aan die de nieuwkomer zal begeleiden.
Laat de leidinggevende schriftelijk bevestigen dat de nieuwe werknemer de nodige inlichtingen heeft gekregen over de naleving en toepassing van de instructies en inlichtingen rond welzijn op het werk. De leidinggevende moet ook nagaan of de werknemer de inlichtingen goed begrepen heeft. Als je als werkgever zelf het onthaal op jou neemt, zorg je zelf voor die schriftelijke bevestiging. Dit document moet worden ondertekend door de verantwoordelijke, en wordt bijgehouden door de preventieadviseur van de interne preventiedienst.

Over je onthaalbeleid voer je vooraf sociaal overleg met je ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk en vakbondsafvaardiging. Je betrekt ook je preventiedienst.

Vergeet ook niet na te kijken of in je sector specifieke regels bestaan over onthaal van nieuwe werknemers.

>>>Onboarding is meer dan een verplichting. Hier lees je meer over het belang en de voordelen van onboarding.

In Vlaanderen is de doelgroepvermindering voor (laaggeschoolde) jonge werknemers afgeschaft  vanaf 1 juli 2024. Er is in een overgangsmaatregel voorzien voor jongeren die al op 30 juni 2024 in dienst waren. Je kan dus geen specifieke jongerenvermindering meer genieten voor werknemers die nieuw in dienst komen. Maar misschien voldoet je werknemer wel aan de voorwaarden voor de doelgroepvermindering voor personen zonder recente, duurzame werkervaring. Vanaf 1 juli 2024 kan deze vermindering toegepast worden voor werknemers die niet meer deeltijds leerplichtig zijn (dus vanaf 18 jaar). 

Ook in het Waals en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan je geen doelgroepvermindering meer toepassen voor jongere werknemers.  

Woont je nieuwe werknemer in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is hij laaggeschoold en jonger dan 30 jaar, dan kan je misschien wel de maatregel Activa.Brussels Plus toepassen. Daarnaast bestaat ook nog steeds de gewone maatregel Activa.Brussels voor jongeren vanaf 30 jaar en niet-laaggeschoolde jongeren die aan de inschrijvingsvoorwaarden bij Actiris voldoen. Of misschien komt je werknemer wel in aanmerking voor de maatregel Activa.Brussels ‘verminderde arbeidsgeschiktheid’. Dit betekent dat je maandelijks een stuk van het nettoloon (werkuitkering) niet moet uitbetalen voor laaggeschoolde jongeren. De werknemer krijgt dat stuk van het nettoloon dan via zijn uitbetalingsinstelling. Neem zeker eens een kijkje bij Actiris. Werkt de werknemer in een vestigingseenheid in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ben je een micro-onderneming, dan kom je misschien in aanmerking voor de ‘premie aanwerving’. 

Woont je werknemer in het Waalse Gewest, is hij laaggeschoold en jonger dan 25 jaar, dan kan je misschien de werkuitkering Impulsion -25 jaar toepassen. Ook bij deze maatregel moet je een gedeelte van het nettoloon van je werknemer niet betalen. De concrete voorwaarden voor deze maatregel kan je terugvinden bij Forem. Als je bedrijf gevestigd is in Wallonië en je hebt het aantal van 5 voltijdse equivalenten nog niet bereikt, dan kun je misschien genieten van het Sesam-plan. De werkzoekende moet ingeschreven zijn bij Forem voor hij de job aanvaardt. Je vindt alle voorwaarden op de website van Forem of SPW.

Woont je werknemer in de Duitstalige Gemeenschap, is hij hoogstens in het bezit van een diploma secundair onderwijs en jonger dan 26 jaar, dan kan je misschien de subsidie AktiF / AktiF PLUS aanvragen. Deze subsidie heeft geen rechtstreekse impact op de werkgeversbijdragen en het nettoloon dat je moet betalen. Je betaalt met andere woorden dezelfde werkgeversbijdragen als anders en je mag het nettoloon van je werknemer niet verlagen.

Is de jongere die je in dienst neemt, je 1e, 2e of 3e werknemer, dan kom je mogelijks in aanmerking voor de doelgroepvermindering eerste aanwervingen. Lees er hier meer over. 

Vanaf 1 juli 2023 kan je in Vlaanderen financiële ondersteuning aanvragen in de vorm van (een) premie(s) individueel maatwerk om personen met een arbeidsbeperking op de werkvloer te verwelkomen of te behouden. Elke persoon, werkzoekend of werknemer, die een arbeidsbeperking heeft, kan bij de VDAB een advies individueel maatwerk aanvragen. Als de VDAB een positief attest aflevert, dan kan je als werkgever in aanmerking komen voor een loonpremie en eventueel een begeleidingspremie.

Heeft je werknemer die in Brussel woont een attest Activa-Brussels ‘Verminderde arbeidsgeschiktheid’, dan kan je misschien de ‘handicappremie’ aanvragen. Het is een éénmalige premie die dient om de integratie van de werknemer op de werkvloer te ondersteunen door verschillende financiële uitgaven die de integratie moeten vergemakkelijken, te financieren. 

De Duitstalige Gemeenschap voorziet met AktiF Plus ook in een subsidie voor werknemers met een arbeidsbeperking. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je werknemer ook nog aan minstens één van de volgende voorwaarden voldoen: de Duitse en Franse taal niet beheersen, laaggeschoold zijn of minstens 24 maanden als niet-werkende werkzoekende zijn ingeschreven.

In Wallonië kan je mogelijk gebruikmaken van de maatregelen van AVIQ.