Mobiliteitsvergoeding of mobiliteitsbudget? Denk aan je bewaarverplichtingen!

02 september 2019

Ruilt je werknemer zijn bedrijfswagen in voor een mobiliteitsvergoeding of kiest hij voor het mobiliteitsbudget? Denk dan aan de verplichting om de overeenkomst die jullie sluiten bij te houden en te bewaren als sociaal document! 

Mobiliteitsvergoeding

De werknemer die zijn bedrijfswagen wil inleveren in ruil voor een mobiliteitsvergoeding, moet hiervoor een aanvraag doen bij zijn werkgever. De aanvraag door de werknemer en de aanvaarding daarvan door de werkgever vormen een overeenkomst. In die overeenkomst wordt onder andere het basisbedrag van de mobiliteitsvergoeding opgenomen.

Mobiliteitsbudget

Een werknemer die bereid is zijn bedrijfswagen in te leveren, kan ook kiezen voor een ruil met het mobiliteitsbudget. Het vrijgekomen budget kan hij dan besteden aan een of meerdere alternatieve mobiliteitsoplossingen. Een milieubewustere bedrijfswagen is er een van. Ook in het kader van het mobiliteitsbudget vormen de aanvraag door de werknemer en de aanvaarding daarvan door de werkgever een overeenkomst.

Overeenkomst bijhouden en bewaren

Deze overeenkomsten in het kader van de mobiliteitsvergoeding of het mobiliteitsbudget maken inhoudelijk deel uit van de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer.

De overeenkomst wordt dan ook beschouwd als een sociaal document en dat brengt de volgende verplichtingen met zich mee voor jou als werkgever:

  • Je bezorgt de werknemer een afschrift van deze overeenkomst en dit ten laatste op het moment waarop deze overeenkomst in werking treedt;
  • Je houdt de overeenkomst ook bij op de plaats waar deze werknemer tewerkgesteld is;
  • De overeenkomst moet gedurende (minstens) 5 jaar bewaard worden, deze periode neemt een aanvang op de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding.

Leef je deze verplichtingen niet na, dan kan ten gevolge van een controle een administratieve of strafrechtelijke geldboete opgelegd worden, van niveau 2. Je riskeert dus een boete van 200 tot 4000 euro.

Je kan deze informatie vinden in afdeling 30 van de Sociale Gids op Trefzeker.

Deel dit artikel

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates