De COVID-pandemie heeft de visie van werkgevers op telewerk grotendeels veranderd. Waar vroeger (deeltijds) thuiswerk sporadisch werd toegestaan, is dit nu bij veel bedrijven standaard geworden. Dit geldt ook voor werknemers die in het buitenland wonen maar werken voor Belgische werkgevers.
Sinds maart 2020 heeft België internationale akkoorden afgesloten met zijn buurlanden om de impact van telewerk in het kader van de COVID-pandemie te neutraliseren voor werkgevers die met buitenlands personeel werken. Een Nederlander die normaal gezien in België werkt maar omwille van de COVID-restricties verplicht van thuis vanuit Nederland moet werken, kan in België belastbaar blijven onder deze akkoorden. Ook de Europese sociale zekerheidsinstanties hanteerden dezelfde richtlijn.
Hierdoor bleven buitenlanders die vóór de COVID-pandemie voltijds in België werkten onderworpen aan Belgische sociale zekerheid en belastingen. Fiscaal gezien geldt deze tolerantie tot 30 juni 2022; op vlak van sociale zekerheid speelt deze tolerantie tot 31 december 2022. Deze is nu verlengd tot en met 30 juni 2023.
Echter, als buitenlandse werknemers na 30 juni 2022, en zeker vanaf 1 juli 2023, structureel of occasioneel vanuit het buitenland telewerken, kan dit wel degelijk gevolgen hebben voor werkgevers en werknemers.
Telewerk vanuit het buitenland? Niet langer belastbaar in België!
Dubbelbelastingverdragen voorzien dat werknemers in principe belastingen betalen in het land waar ze werken.
Wanneer een werknemer die buiten België woont occasioneel of structureel mag telewerken vanuit zijn woonst in het buitenland, zal dit in principe tot gevolg hebben dat het loon voor die telewerkdagen niet langer belastbaar is in België; meer nog, het wordt dan in principe belastbaar in het buitenland.
“Substantieel” telewerk vanuit het buitenland? Toepassing buitenlandse sociale zekerheid!
Binnen Europa kan men (ongeacht het aantal werkgevers en de landen waarin gewerkt wordt) maar aan 1 sociale zekerheidsregime onderworpen zijn.
Indien een werknemer in meerdere landen tewerkgesteld is (ongeacht of dit voor 1 of meerdere werkgevers is), blijft hij onderworpen aan het sociale zekerheidsstelsel van zijn woonland indien hij hier substantieel tewerkgesteld wordt. Onder substantiële tewerkstelling wordt een aandeel van minstens 25% van de totale arbeidsprestaties verstaan. Indien een werknemer minder dan 25% werkt in zijn woonland gelden er andere regels ter aanduiding van de toepasselijke sociale zekerheid (afhankelijk van het aantal werkgevers en in welke lidstaat die werkgevers zijn gelegen).
Wanneer een buitenlandse medewerker meer dan 1 dag per week zou telewerken van zijn woonst in het buitenland, wordt die grens van substantiële tewerkstelling in het woonland overschreden. Dan zou de werknemer niet langer onderworpen zijn aan het Belgische sociale zekerheidsregime, maar wel aan het sociale zekerheidsregime van het woonland.
Een gewaarschuwd werkgever…
Zodra een werknemer niet langer onderworpen is aan het Belgische sociale zekerheidsregime of niet integraal belastbaar is in België, betekent dit dat de verplichtingen van de werkgever zullen wijzigen.
Buitenlandse sociale bijdragen dienen meestal via een buitenlandse loonadministratie betaald te worden. In de sommige buurlanden geldt er bovendien een verplichting om voorheffing via een buitenlandse loonadministratie door te storten. In beide gevallen zal de werkgever moeten aansluiten bij de buitenlandse overheidsdiensten en een buitenlandse loonadministratie moeten voeren.
Daarnaast geldt er – bij simultane tewerkstelling in meerdere EU-lidstaten – de verplichting om een A1-verklaring inzake toepasselijke sociale zekerheid aan te vragen voor de betrokken medewerkers.
Wens je geen onverwachte of ongewenste gevolgen van een thuiswerkpolicy in jouw onderneming voor jouw internationale medewerkers? Neem contact op met de consultants van Acerta Tax & International (international@acerta.be) om het tewerkstellingspatroon van jouw internationale medewerkers in detail te bespreken. Acerta Tax & International kan tevens assisteren bij het implementeren van een buitenlandse payroll.