Een goed mailprogramma, tekstverwerker en spreadsheet. Zonder kan u natuurlijk niet. Maar welke apps en software helpen u als zelfstandige écht om efficiënter te werken? Wij zochten het voor uit.
Het is begrijpelijk dat u overdonderd wordt tijdens het zoeken naar software en apps om efficiënter te werken. Daarom duiken we voor u in de diepzee van kantoortools en vissen de meest waardevolle software voor u op. Onze 26 tools hebben we verzameld we in 6 categorieën: data, klantenservice, mobiliteit, communicatie, organisatie en administratie.
Nu weten we dat sommige zelfstandigen liever uit de buurt van software blijven. Maakt u zich geen zorgen, we hebben ons beperkt tot tools waar iedereen mee aan de slag kan. U ook, ja!
Onze 5 criteria?
- betaalbaar voor een kleine zelfstandige (met vaak een gratis basisversie of eerste testperiode)
- zonder de hulp van een IT-professional op te starten
- vlot en prettig in het gebruik
- beschikbaar op desktop en als appje op tablet en smartphone
- vlotte samenwerking met andere programma’s
Met deze criteria maakten we een lijstje van de beste tools om uw zaak meer ‘digitaal’ te runnen. De keuze is aan u!
1. #Data: krijg altijd en overal toegang tot uw gegevens
Eigenlijk is de cloud niet meer dan een voor u toegankelijke opslagplaats op internet. Zodat u uw bestanden overal kunt bewaren en openen. U hoeft dus nooit nog bij een klant te zitten en in paniek te beseffen dat u die ene file thuis bent vergeten … Met de cloud slaat u uw bestanden overal en nergens op, zodat u ze overal weer kan openen en gebruiken. Op uw computer, en smartphone, via wifi, 4G en een vaste internetverbinding.
Er zijn verschillende cloud-providers die uw toegang voor u regelen. Sommigen bieden u een abonnement aan, maar soms krijgt u ook gewoon gratis ‘cloudruimte’ bij apps of software die u gebruikt.
Aanbieders die u vast al kent, zijn Google Drive, Dropbox en OneDrive van Microsoft. Het Nederlandse TransIP geeft de meeste ruimte gratis: maar liefst 1TB gratis online opslag.
Goed om te weten: de cloud is ook prima om back-ups te maken van de software en bestanden op uw computer. Zo verliest u nooit meer iets!
Blijft u liever in België? FlowDesk is een Belgische cloudoplossing die meteen voor al uw apparaten en (ook eigen) software zorgt.
2. #Klantenservice: laat uw klanten betalen met smartphone
Steeds meer klanten willen betalen via smartphone. Bancontact biedt hier een interessante oplossing met de Bancontact-app. Op termijn zou u zelfs uw betaalterminal, en bijhorende kosten, kunnen buitengooien.
Ook laat u klanten vlot betalen met de tool van hun eigen bank, Payconiq, GLASE...
3. #Mobiliteit: raak vlotter door het verkeer
Als u vaak de baan op gaat, moeten we het u niet vertellen. Door files en ongevallen komt u meer dan eens te laat op een afspraak. Probeer dit te vermijden door een slim gebruik van de juiste apps. Zo weet u meteen waar er een ongeval is gebeurd, hoe lang de files duren en welke alternatieve wegen er zijn.
Onze keuzes: Waze, Touring Mobilis, Here WeGo en Google Maps.
4. #Communicatie: beheer sociale media vlotter
Sociale media zijn zijn bijzonder handig voor zelfstandigen om expertise te delen, mensen te informeren over hun activiteiten en vragen van potentiële klanten te beantwoorden.
Er bestaan ook een serie apps om uw verkeer op sociale media in goede banen te leiden en zaken in te plannen. Het testen waard zijn Buffer App, Hootsuite, TweetDeck en Socialoomph.
5. #Organisatie: verlies uw to do's nooit uit het oog
U hebt natuurlijk enorm veel aan uw hoofd. Nog zoveel te doen. Met een goede digitale tool wordt het een fluitje van een eurocent om het overzicht te bewaren over uw taken. Inplannen, delen, afvinken en voilà!
Onze toppers:
- To-Do: de nieuwste oplossing van Microsoft
- Trello: visueel sterke oplossing voor een heel team
- Todoist: eenvoudige app voor lijstjes
- Google Keep: gemakkelijk te delen met iedereen met een Google-account.
6. #Administratie: werk sneller en efficiënter
Gebruikt u nog altijd de traditionele Excel-files en Word-documenten om uw gegevens bij te houden en facturen te maken? Kan perfect werken, maar het is goed mogelijk dat u hier met digitale tools een pak tijd kan besparen.
Er zijn veel mogelijkheden: van ‘eenvoudige’ tools om facturen te maken tot meer uitgebreide tools waar u uw klantenbestand aan koppelt, uw administratie mee doet, uw mailings verzorgt en uw projecten beheert. Sommige oplossingen koppelt u meteen aan uw winkel en online shop.
We beperken ons tot Belgische aanbieders. Handig wanneer u hen wil bellen voor meer informatie en begeleiding.
Onze keuzes voor de eenvoudige versies:
De factuur, Simpla, Eenvoudig factureren
Meer uitgebreide facturatie- en CRM-tools voor kleine ondernemers en zelfstandigen zijn Teamleader, Act! CRM en YourSminc.
Wat u nu best doet? Op zoek gaan naar de zaken waar u veel tijd mee verliest of die vlotter mogen verlopen, en dan enkele tools uit dit artikel testen. Dat kan meestal gratis. U zal snel merken welke tools voor u het verschil maken.
Veel plezier met uw nieuwe digitale manier van werken!
Met onze websitebouwers ga je #zorgeloosonline
Vier op vijf zelfstandigen lopen online klanten mis. Online aanwezig zijn is een must! Acerta helpt je op weg met behulp van vier handige websiteformules. Van een krachtig online visitekaartje tot een volwaardige webshop met online betaling. Bekijk het aanbod hier.