Vergaderen in tijden van telewerk: hoe pak je dat aan?

Leestijd: Later lezen?

Door het coronavirus werken we massaal thuis. Dat heeft een grote impact op onze manier van samenwerken. Vlot communiceren en voldoende overleggen met je werknemers: dat is essentieel om taken doordacht aan te pakken. Maar via welke kanalen blijf je het eenvoudigst in contact? En hoe frequent plan je gesprekken in met je werknemers? We geven je enkele richtlijnen.

Via welke weg vergader je?

Geen idee welk van de vele videoplatformen je moet kiezen? Ons advies: neem er eentje waarop je snel en eenvoudig inlogt. Zo verspil je geen kostbare tijd met het aanmaken van individuele accounts. Denk bijvoorbeeld aan een videoplatform dat je sowieso al gebruikt om je agenda bij te houden. Zo is er Google Hangouts, een kanaal dat verbonden is aan je Google Calendar. Je wordt herinnerd aan je meeting en kunt eraan deelnemen via dezelfde weg. Ook Skype voor bedrijven is een goed alternatief om een videovergadering simpel op te zetten.

Hoe vaak per week en wanneer best vergaderen?

Door regelmatig te vergaderen, hou je je communicatie transparant en duidelijk. Voorzie minstens één keer per week een videomeeting om nieuwigheden en to do’s te overlopen. Zorg voor routine: plan de meeting bijvoorbeeld altijd aan het begin of einde van de week. Zo kan iedereen de vergadering grondig voorbereiden. Maak op voorhand duidelijke afspraken over wie wat doet.

Overleg dus niet willekeurig doorheen de dag, maar leg het doel en tijdstip van je vergaderingen vast. Zorg dat de meeste collega’s aanwezig kunnen zijn, maar voorzie eventueel een videoboodschap voor afwezigen - deeltijdse werkkrachten of technisch werklozen; ook zij blijven zo op de hoogte van belangrijke info. Door regelmatig te overleggen, versterk je de band tussen jezelf en je werknemer en hou je die laatste gemotiveerd.

Tips voor een efficiënte videovergadering

Regel nummer één voor een vlotte videovergadering: zorg voor een degelijke internetverbinding. Niets zo vervelend als sprekers die de hele tijd wegvallen tussen twee zinnen door. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld: kies een plek waar je even niet gestoord wordt door je huisgenoten of -dieren.

Als gespreksleider of organisator bepaal je best op voorhand de topics die aan bod komen. Om chaos te vermijden, spreek je een visueel teken af waarmee deelnemers kunnen aangeven dat ze iets willen zeggen - bijvoorbeeld: hand opsteken. Zo hoeft niemand door elkaar te praten en blijft het gesprek verstaanbaar. Ook de chatbox kan hierbij van pas komen. Ben je even niet aan het woord? Zet dan je microfoon uit, zo voorkom je storende echo’s. Vergeet niet dat je ook zaken kunt tonen aan je collega’s door je scherm met hen te delen. Op die manier wordt het mogelijk presentaties te geven.

Op zoek naar meer antwoorden?

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp