Ma facture

Nous avons opté pour un nouveau mode de facturation et avons également revu la mise en page de nos factures. Elles sont désormais plus claires et plus transparentes. Mais qu’est-ce qui a changé concrètement ?

• La mise en page des factures a été modernisée et les données et informations sont désormais disposées de manière claire.
• Un résumé des données de paiement a été ajouté au bas de la facture.
• Une facture accompagne chaque calcul salarial, tout comme vos écritures comptables. Vous pouvez ainsi associer clairement vos factures à vos écritures comptables et clôturer plus facilement vos comptes en une seule fois.
• Votre facture comporte davantage de détails. Des détails relatifs à vos frais de gestion se trouvent au dos de votre facture. Les réductions ONSS et les réductions du précompte professionnel sont désormais indiquées séparément. 

Si des corrections salariales sont apportées à des périodes antérieures, il se peut que vous receviez encore une facture avec l’ancienne présentation. Si aucune modification n’est apportée aux périodes salariales précédentes, vous recevez alors vos factures dans la nouvelle mise en page.

Vous trouverez vos factures numériques et vos écritures comptables sur l’application Documents comptables et Mes Documents qui se trouvent dans MyAcerta. Vous pouvez vous connecter ici.

Vous pouvez consulter nos conditions générales ici. 

Vous trouverez les frais de gestion à payer, avec les tarifs et la TVA, au recto de votre facture. Des détails concernant ces frais sont indiqués au verso.

Certains montants figurant sur votre facture peuvent temporairement apparaître comme contre-passés, de sorte que le montant est de 0. Nous procédons de la sorte lorsqu’un calcul salarial entraîne une cotisation négative et que celle-ci n’est pas encore réglée (par exemple, parce que les autorités doivent encore approuver la déclaration de ce calcul). Nous fournissons alors une nouvelle facture de crédit pour cette cotisation négative dès que le règlement est autorisé.

Vous trouverez les frais de gestion à payer, avec les tarifs et la TVA, au recto de votre facture. Des détails concernant ces frais sont indiqués au verso.

Vous pouvez uniquement déduire une note de crédit d’une facture pour le même type de cotisation (publique). Ainsi, une note de crédit d’ONSS ne peut être déduite que d’une cotisation ONSS et une note de crédit de précompte professionnel ne peut être déduite que d’une cotisation de précompte professionnel. Une imputation avec une autre cotisation publique entraîne en effet des déficits auprès de ces organismes publics et peut dès lors engendrer des amendes. Par conséquent, un crédit est toujours envoyé indépendamment de la facture.

Certains montants figurant sur votre facture peuvent temporairement apparaître comme contre-passés, de sorte que le montant est de 0. Nous procédons de la sorte lorsqu’un calcul salarial entraîne une cotisation négative et que celle-ci n’est pas encore réglée (par exemple, parce que les autorités doivent encore approuver la déclaration de ce calcul). Nous fournissons alors une nouvelle facture de crédit pour cette cotisation négative dès que le règlement est autorisé.

Si vous avez opté pour le paiement manuel, mieux vaut déduire votre note de crédit lors d’une facture ultérieure. Attention : vous pouvez uniquement déduire une note de crédit d’une facture pour le même type de cotisation (publique). Ainsi, une note de crédit d’ONSS ne peut être déduite que d’une cotisation ONSS et une note de crédit de précompte professionnel ne peut être déduite que d’une cotisation de précompte professionnel. Une imputation avec une autre cotisation publique entraîne en effet des déficits auprès de ces organismes publics et peut dès lors engendrer des amendes. 

Vous avez opté pour un paiement automatique de vos factures ? Vous ne devez donc rien faire vous-même. Vos notes de crédit ne sont pas déduites de votre facture, mais remboursées sur votre compte dès que le montant des pouvoirs publics est disponible chez nous. 

Si vous êtes soumis à l’obligation de payer des provisions pour les cotisations ONSS, vous recevez une facture mensuelle indiquant l’avance à payer. L’obligation de payer des avances est déterminée trimestriellement par l’ONSS. Si les cotisations ONSS de votre entreprise s’élèvent au moins à 4000 euros pour l’avant-dernier trimestre (T-2), vous devrez payer des provisions procentuelles. Vous pouvez également être tenu de verser des provisions forfaitaires dans certaines circonstances (p. ex., nouvel employeur, employeurs qui ressortent à la commission paritaire de la construction, etc.).

L’ONSS nous transmet le montant à payer, que nous facturons ensuite. Vous trouverez de plus amples informations sur le calcul ici. 

Si vous êtes soumis à l’obligation de payer des provisions pour les cotisations ONSS, vous recevez une facture mensuelle indiquant l’avance à payer. Cette avance sera déduite au maximum lors du calcul salarial de cette période salariale, afin que vous n’ayez pas trop à payer. Si nous ne pouvons toutefois pas imputer totalement l’avance, le solde restant sera crédité le sixième jour ouvrable après le trimestre.

Vous trouverez quelques exemples ci-dessous :

• Vous êtes redevable d’une avance et votre avance s’élève à 1000 euros. Le calcul salarial révèle que le montant réel de l’ONSS à payer est de 1200 euros.
  L’avance de 1000 euros déjà facturée sera déduite de votre cotisation ONSS sur votre facture de calcul salarial. Le montant à payer à l’ONSS sera donc de 200 euros. 
  Le solde d’avance indiqué sur votre facture sera de 0. 
• Vous êtes redevable d’une avance et votre avance s’élève à 1000 euros. Le calcul salarial révèle que le montant réel de l’ONSS à payer est de 900 euros. 
  L’avance de 1000 euros déjà facturée sera déduite de votre facture de calcul salarial pour un montant de 900 euros. Le montant à payer à l’ONSS sera donc de 0 euro. 
  Le solde d’avance indiqué sur votre facture sera de 100 euros. Ce montant restant sera déduit ultérieurement :
  • en cas d’autre calcul salarial éventuel pour la même période salariale
  • à la fin du trimestre

Chaque année, l’ONSS calcule une cotisation pour le pécule de vacances des ouvriers. Il s’agit d’une part de 10,27 % sur les salaires bruts des ouvriers et des apprentis-ouvriers qui relèvent du régime de vacances des travailleurs. Ces cotisations patronales servent à financer le pécule de vacances des ouvriers. 

Vous recevrez la facture de cette cotisation au début du mois d’avril. Le montant doit être sur notre compte ou sur le compte de l’ONSS avant le dernier jour ouvrable du mois suivant la période salariale. 

L’ONSS calcule chaque année une cotisation pour la redistribution des charges sociales. Cette « redistribution » allège les charges sociales des PME en leur octroyant une réduction des cotisations patronales de sécurité sociale. En contrepartie, une cotisation compensatoire est demandée aux « plus grands » employeurs. Vous trouverez de plus amples informations sur les pourcentages de cotisation ici. 

Vous recevrez la facture ou la note de crédit avec ce montant en juillet. Le montant à payer doit être sur notre compte ou sur le compte de l’ONSS avant le 31 juillet de la même année.

Les délais légaux de paiement des fonds publics (ONSS, précompte mobilier et fonds) sont fixés par les autorités.

• ONSS
  • Vos avances ONSS doivent être versées sur le compte du Secrétariat social avant le 5^e jour du mois suivant la période d’avance.
    Exemple : l’avance pour le 1^er trimestre (janvier) doit être payée avant le 5 février. 
  • Votre cotisation ONSS provenant du calcul salarial est versée trimestriellement. Cette cotisation doit être sur notre compte ou celui de l’ONSS au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre. Le trimestre est déterminé par la période salariale sur laquelle vos salaires sont calculés.
    Exemple : les salaires de février calculés le 1^er mars relèvent du premier trimestre et doivent être sur notre compte ou celui de l’ONSS avant le 30 avril.
  • Il est préférable de payer immédiatement les corrections de l’ONSS concernant les trimestres précédents afin d’éviter au maximum les majorations et les intérêts.
    Exemple : les corrections sur les salaires de mars qui ont lieu le 25 avril doivent être payées immédiatement afin d’éviter les amendes.
• Précompte professionnel
  • Déclarant mensuel : la cotisation doit être payée au plus tard le 15^e jour du mois suivant la période de déclaration. La période de déclaration est généralement le mois au cours duquel le calcul salarial a eu lieu. 
  • Déclarant trimestriel : la cotisation doit être payée au plus tard le 15^e jour du mois suivant la période de déclaration. La période de déclaration est généralement le trimestre au cours duquel le calcul salarial a eu lieu.
• Frais de gestion et TVA
  • Les frais de gestion et la TVA sont toujours payables dans les 30 jours suivant la date de facturation.

Oui, bien sûr ! Découvrez ici comment demander une procuration de paiement et éviter les frais de mise en demeure et les amendes des pouvoirs publics.

Toutes nos factures doivent être payées sur l’un des numéros de compte ci-dessous. Vous trouverez également ces numéros de compte dans les conditions de facturation figurant sur votre facture. 

• KBC Bank SA            
  IBAN : BE64 7340 0318 5952         
  BIC : KREDBEBB
• BNP Paribas Fortis SA  
  IBAN : BE43 2200 2332 5001         
  BIC : GEBABEBB
• ING SA                              
  IBAN : BE49 3200 1297 8771         
  BIC : BBRUBEBB
• BELFIUS BANQUE SA           
  IBAN : BE46 7785 9134 8936         
  BIC : GKCCBEBB

Les délais légaux de paiement des fonds publics (ONSS, précompte mobilier et fonds) sont fixés par les autorités.

• ONSS
  • Vos avances ONSS doivent être versées sur le compte du Secrétariat social avant le 5^e jour du mois suivant la période d’avance.
    Exemple : l’avance pour le 1^er trimestre (janvier) doit être payée avant le 5 février. 
  • Votre cotisation ONSS provenant du calcul salarial est versée trimestriellement. Cette cotisation doit être sur notre compte ou celui de l’ONSS au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre. Le trimestre est déterminé par la période salariale sur laquelle vos salaires sont calculés.
    Exemple : les salaires de février calculés le 1^er mars relèvent du premier trimestre et doivent être sur notre compte ou celui de l’ONSS avant le 30 avril.
  • Il est préférable de payer immédiatement les corrections de l’ONSS concernant les trimestres précédents afin d’éviter au maximum les majorations et les intérêts.
    Exemple : les corrections sur les salaires de mars qui ont lieu le 25 avril doivent être payées immédiatement afin d’éviter les amendes.
• Précompte professionnel
  • Déclarant mensuel : la cotisation doit être payée au plus tard le 15^e jour du mois suivant la période de déclaration. La période de déclaration est généralement le mois au cours duquel le calcul salarial a eu lieu. 
  • Déclarant trimestriel : la cotisation doit être payée au plus tard le 15^e jour du mois suivant la période de déclaration. La période de déclaration est généralement le trimestre au cours duquel le calcul salarial a eu lieu.
• Frais de gestion et TVA
  • Les frais de gestion et la TVA sont toujours payables dans les 30 jours suivant la date de facturation.

Si vous avez opté pour le paiement manuel, mieux vaut déduire votre note de crédit lors d’une facture ultérieure. Attention : vous pouvez uniquement déduire une note de crédit d’une facture pour le même type de cotisation (publique). Ainsi, une note de crédit d’ONSS ne peut être déduite que d’une cotisation ONSS et une note de crédit de précompte professionnel ne peut être déduite que d’une cotisation de précompte professionnel. Une imputation avec une autre cotisation publique entraîne en effet des déficits auprès de ces organismes publics et peut dès lors engendrer des amendes. 

Vous avez opté pour un paiement automatique de vos factures ? Vous ne devez donc rien faire vous-même. Vos notes de crédit ne sont pas déduites de votre facture, mais remboursées sur votre compte dès que le montant des pouvoirs publics est disponible chez nous.

Vous pouvez uniquement déduire une note de crédit d’une facture pour le même type de cotisation (publique). Ainsi, une note de crédit d’ONSS ne peut être déduite que d’une cotisation ONSS et une note de crédit de précompte professionnel ne peut être déduite que d’une cotisation de précompte professionnel. Une imputation avec une autre cotisation publique entraîne en effet des déficits auprès de ces organismes publics et peut dès lors engendrer des amendes. Par conséquent, un crédit est toujours envoyé indépendamment de la facture. 

Si en tant qu’employeur, vous ne payez pas vos cotisations sociales de l’ONSS à temps, une majoration de 10 % peut être appliquée sur le montant dû. L’ONSS vous facturera par ailleurs des intérêts de retard de 7 %. Le paiement de provisions insuffisantes est sanctionné par le biais de pénalités forfaitaires. Si vous devez payer des majorations et/ou des intérêts, nous vous contacterons et vous recevrez une facture reprenant les sanctions à payer. Vous trouverez plus d’informations sur le calcul des sanctions ONSS ici.

Vous souhaitez éviter ces suppléments de cotisation et ces intérêts ? Optez pour le paiement automatique. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.

Vous pouvez demander à votre personne de contact de modifier l’adresse d’envoi figurant sur votre facture, tout comme celle de votre siège social. Toutefois, cette dernière modification ne peut être apportée qu’après l’enregistrement officiel de votre changement d’adresse à la Banque-Carrefour des Entreprises.

Oui, bien sûr ! Découvrez ici comment demander une procuration de paiement et éviter les frais de mise en demeure et les amendes des pouvoirs publics.