Les vacances d’été approchent. Que faire si votre collaborateur part en vacances avec sa voiture de société et... a un accident ? Ou souhaite installer un porte-bagages ? Et peut-il utiliser sa carte de carburant à l’étranger ? Acerta répond à quelques questions fréquemment posées.
En principe, l’employeur est totalement responsable lorsque le véhicule est utilisé exclusivement pour l’exécution du travail. Ce n’est que lorsque le collaborateur commet un dol (intention de nuire à l’employeur), une faute lourde (ignorer un feu rouge, conduire sous influence, franchir une ligne blanche continue...), ou lorsqu’il commet régulièrement des fautes légères, que la responsabilité peut passer de l’employeur au travailleur.
Si la voiture de société est également utilisée à des fins privées, la responsabilité incombe au collaborateur. Si un accident survient (à l’étranger), l’employeur sera tenu responsable dans un premier temps, mais les frais seront récupérés auprès du collaborateur par la suite.
Que faire en cas d’accident pendant les vacances ?
Si votre collaborateur a un accident avec la voiture pendant ses vacances, la déclaration d’accident devra se faire comme convenu auprès du service compétent. S’il y a des blessés, un procès-verbal devra être rédigé.
Quelles sont les options offertes à l’employeur ?
Il est préférable pour les employeurs d’inclure divers accords dans la car policy concernant :
Un attelage remorque, un porte-vélo ou un coffre de toit... sont des équipements utiles pour une voiture lors de vacances. Quid si votre collaborateur souhaite une option supplémentaire pour sa voiture de société ?
Il faut tout d’abord vérifier la car policy, car elle peut déjà contenir des règles ou des directives concernant l’installation ou les frais.
En général, les options doivent être fournies par un concessionnaire agréé. Dans certains cas, ces options ont un impact sur la valeur catalogue et/ou la déduction de la cotisation personnelle du collaborateur.
Proposez-vous une politique salariale flexible ? Les options ou l'upgrade de la voiture de société peuvent également être financées par le budget de la politique salariale flexible.
Peut-être que la voiture de société de votre collaborateur est trop petite pour des vacances en famille ? Ou peut-être qu’un modèle électrique n’est pas idéal pour les longues distances. Dans ce cas, votre collaborateur peut-il choisir temporairement une autre voiture ? Oui, c’est possible. Il dispose même de deux options :
1re option : en tant qu’organisation, vous pouvez éventuellement mettre une voiture de pool à disposition pendant la période de vacances. Un avantage forfaitaire est imputé pour l’utilisation personnelle de celle-ci. Les accords d’utilisation sont ensuite inclus dans une politique relative aux voitures de pool.
2e option : en tant qu’employeur, vous pouvez également offrir une deuxième voiture de société, même si l’une de ces voitures peut être utilisée à des fins privées. Vous devrez, en tant qu’employeur, payer des cotisations de solidarité sur cette deuxième voiture. La deuxième voiture peut également être choisie dans le cadre d’une politique salariale flexible.
L’utilisation de la carte de carburant ou de recharge peut se limiter ou non à la Belgique (avec ou sans le consentement de l’employeur).
Ce que vous devez absolument vérifier :
Tous ces éléments sont mentionnés dans la politique de carte de carburant ou de recharge.
La morale de l’histoire : établissez des accords clairs et consignez-les dans une politique relative aux voitures de société. Vous y incluez, entre autres, les accords en matière de responsabilité, de dommages, d’options... Vous pouvez éventuellement compléter ce document par une politique relative aux voitures de pool, une politique de carte de carburant ou de recharge pour fixer les accords sur l’utilisation des voitures de pool et les kilomètres/recharges de la voiture à l’étranger.
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