Facturation électronique

Oui, si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA et que vous faites des affaires avec d’autres entreprises (B2B), vous devrez envoyer des factures électroniques via Peppol à partir du 1^er janvier 2026.

Les autorités belges imposent la facturation électronique via Peppol pour toutes les transactions B2B (Business to Business) nationales entre entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation s’applique quel que soit votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise ou votre forme juridique. Par conséquent, vous devez y satisfaire même si vous êtes une entreprise unipersonnelle, une profession libérale ou une petite PME.

Notre conseil : veillez à rester maître de votre boîte aux lettres numérique.
Si, en tant qu’indépendant, vous vous inscrivez vous-même sur le réseau Peppol, vous restez maître de vos archives. Et ce, peu importe que vous fassiez appel à un comptable ou non. Pour ce faire, choisissez un logiciel de facturation compatible avec tous les logiciels de comptabilité.

Toute entreprise assujettie à la TVA en Belgique qui envoie une facture à une autre entreprise belge disposant d’un numéro de TVA (B2B).

• Tant les grandes entreprises que les indépendants, que vous facturiez beaucoup ou peu.
• Les entreprises qui relèvent du régime de franchise (comme les petites entreprises sans déduction de la TVA) sont soumises à la TVA et donc à l’obligation.
• Tout comme les asbl ou les professions libérales si elles établissent des factures B2B.

À partir du 1^er janvier 2026, vous ne pourrez plus envoyer de factures au format papier ou PDF. Seules les factures électroniques structurées via le réseau Peppol seront alors autorisées.

Oui, les petites entreprises sont également concernées par cette obligation.

Le régime de franchise signifie que vous :

• ne devez pas facturer de TVA sur vos factures
• ne devez pas soumettre de déclaration de TVA

Mais vous restez une entreprise avec un numéro de TVA valable. C’est pourquoi vous devez également au moins être en mesure de recevoir des factures électroniques via Peppol de vos fournisseurs.

Exemple :
Un photographe free-lance enregistrant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 25 000 euros facture occasionnellement à une entreprise. Dès 2026, il doit envoyer ces factures par l’intermédiaire de Peppol, même s’il ne facture pas de TVA.

Attention !
Les micro-entreprises exonérées de TVA bénéficient d’un report jusqu’au 1^er janvier 2028 au plus tard.

Dès que vous êtes soumis à la TVA et que vous facturez à d’autres entreprises, vous devez utiliser Peppol. Peu importe le nombre de factures.

Par conséquent, si vous :

• exercez une activité complémentaire
• envoyez occasionnellement une facture à une autre entreprise
• n’avez que quelques clients par an

Même dans ce cas, vous relevez de l’obligation dès que vous émettez une facture à l’attention d’une autre entreprise belge disposant d’un numéro de TVA.

Exemple : Une graphiste en activité complémentaire dresse en moyenne 10 factures par an pour d’autres indépendants. À partir de 2026, elle devra le faire par l’intermédiaire de Peppol.

Oui, vous devez envoyer les factures via Peppol à partir du moment où vous êtes assujetti à la TVA.

L’obligation vaut pour toutes les entreprises soumises à la TVA, qu’elles exercent une activité principale ou complémentaire. Le nombre de factures par an et le chiffre d’affaires réalisé n’ont pas non plus d’importance.

Oui, si elles sont assujetties à la TVA.
À compter du 1^er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures B2B via le réseau Peppol. Même les asbl et les sociétés patrimoniales ayant un numéro de TVA actif.

Vous êtes assujetti à la TVA si vous :

• avez un numéro de TVA.
• exercez des activités économiques nécessitant des déclarations de TVA.

Bon nombre d’asbl sont partiellement assujetties à la TVA. Pour les activités commerciales, elles devront obligatoirement utiliser la facturation électronique via Peppol pour les factures adressées à d’autres entreprises belges à partir de 2026.

Les sociétés patrimoniales sont généralement assujetties à la TVA, par exemple en louant des biens immobiliers professionnels avec TVA. Elles relèvent aussi pleinement de l’obligation.

Vous avez un doute ?

Contactez nos collaborateurs et posez-leur vos questions sur la TVA.

Si vous vendez à des particuliers (transactions B2C ou Business to Consumer), vous ne devez pas utiliser la facturation électronique via Peppol pour ces factures. Une facture au format papier ou PDF reste autorisée.

• Les entreprises exonérées de TVA, comme certaines professions médicales ou établissements d’enseignement visés à l’article 44 du Code de la TVA, ne sont pas assujetties à la TVA et ne relèvent pas de cette obligation.
• Les factures à destination ou en provenance d’entreprises étrangères échappent pour l’instant à l’obligation belge. Vous pouvez utiliser Peppol à cette fin si les deux parties le souhaitent.

Important
Même si vous ne vendez qu’à des consommateurs, vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs B2B. Il existe de toute façon une obligation de réception.

Non, si elles sont exonérées en vertu de l’article 44.

Qui relève de la dispense de l’article 44 ?

Tous les prestataires de soins de santé fournissant des prestations thérapeutiques sont dispensés de TVA sur ces activités. Par exemple :

• médecins généralistes, spécialistes, dentistes
• kinésithérapeutes, sages-femmes, infirmières
• psychologues cliniciens, logopèdes, etc.

Ils ne doivent pas :

• facturer de TVA
• introduire de déclaration de TVA
• mettre en place la facturation électronique via Peppol

Attention ! Il existe des exceptions pour les activités mixtes

En tant que prestataire de soins de santé, vous exercez d’autres activités (soumises à la TVA) en dehors de la pratique thérapeutique ? Dans ce cas, vous pouvez tout de même être assujetti à la TVA et donc relever de l’obligation pour ces prestations spécifiques.

Exemples :

• Un médecin proposant des interventions esthétiques non thérapeutiques
• Un psychologue qui vend des formations ou de la consultance à des entreprises
• Un kinésithérapeute indépendant qui facture la rééducation aux clubs sportifs avec TVA

Ces prestations nécessitent une facturation électronique par l’intermédiaire de Peppol.

Même dans ce cas, vous devez vous inscrire via Peppol pour recevoir des factures numériques.

Pourquoi ?

À partir du 1^er janvier 2026, tous les fournisseurs belges devront envoyer leurs factures via Peppol. Si vous n’envoyez pas de factures vous-même, mais que vous êtes assujetti à la TVA et que vous avez des fournisseurs :

• ils vous enverront leurs factures par l’intermédiaire de Peppol
• vous devez être joignable sur le réseau pour recevoir correctement ces factures numériques.

Vous ne devez pas émettre des factures pour être concerné par les nouvelles règles. Assurez-vous au moins :

• d’être enregistré sur Peppol,
• de disposer d’une solution pour recevoir et enregistrer les factures numériques.

Les factures et décomptes d’Acerta seront également proposés via le canal Peppol. Cela est prévu pour l’automne 2025.

Peppol est un réseau numérique qui vous permet d’envoyer des factures électroniques directement et en toute sécurité à votre client. La facture est envoyée directement de votre logiciel à celui de votre client, sans aucune étape intermédiaire.

Au lieu d’envoyer une facture au format PDF par e-mail, vous faites créer un fichier numérique structuré (généralement XML) par votre logiciel de facturation. Ce fichier est automatiquement envoyé via un Peppol Access Point. Il s’agit d’une sorte de bureau de poste numérique qui apporte la facture au logiciel de votre client. Le client reçoit la facture directement dans la comptabilité ou le système ERP, prête à être traitée. Même si vous n’êtes pas obligé d’envoyer des factures numériques, vous êtes tenu de pouvoir les recevoir.

Voici le processus étape par étape :

1. Vous créez une facture dans votre logiciel de facturation ou de comptabilité.
2. Le logiciel convertit la facture dans un format structuré (comme XML) conforme à la norme Peppol.
3. Votre logiciel envoie automatiquement la facture via le réseau Peppol.
4. La facture arrive directement et en toute sécurité dans le logiciel de votre client, sur la base du numéro de TVA ou du numéro d’entreprise.
5. Votre client peut traiter ou valider la facture automatiquement, sans aucun travail manuel.

Un programme de comptabilité ou de facturation compatible avec Peppol.

• Un Peppol Access Point : il est généralement intégré à votre logiciel. Vous ne devez donc pas vous en soucier.
• Le numéro de TVA ou le numéro BCE de votre client pour identifier le bon destinataire.
• Éventuellement : une signature numérique ou une validation supplémentaire (en fonction de votre logiciel).

Vérifiez si votre logiciel est compatible

Dès que votre client (B2B) est enregistré sur le réseau Peppol (généralement via son propre logiciel), il peut recevoir des factures électroniques. Vous ne devez donc pas demander d’autorisation distincte pour ce faire : toute personne connectée à Peppol est automatiquement accessible.

Non, l’obligation est uniquement applicable entre les entreprises assujetties à la TVA.

Dans ce cas, à partir de 2026, vous devrez obligatoirement envoyer vos factures B2B par voie électronique via Peppol. Vous pouvez continuer à soumettre vos factures B2C comme vous le faites actuellement (par exemple par PDF, reçu ou facture papier).

Les factures à destination ou en provenance d’entreprises étrangères échappent pour l’instant à l’obligation belge. Vous ne devez donc facturer via Peppol que s’il s’agit d’un client ou d’un fournisseur belge disposant d’un numéro de TVA.

Attention : certaines autorités ou grandes entreprises étrangères exigent déjà la facturation électronique par l’intermédiaire de Peppol. Concertez-vous donc avec votre client ou fournisseur étranger.

Oui. Le réseau fonctionne avec des Access Points reconnus et un échange de données crypté. De ce fait, vos factures sont mieux sécurisées que lors d’un envoi par e-mail. Peppol réduit également le risque de fraude, de paiements incorrects ou de factures perdues.

C’est souvent le cas. Votre logiciel peut générer simultanément un aperçu visuel (PDF), de sorte que votre client reçoit une version lisible outre le fichier numérique. Mais la facture électronique structurée envoyée via Peppol est le document valable d’un point de vue juridique.

Non, ce ne sera plus possible à partir de 2026 pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Pour les factures B2C, vous pouvez toujours livrer les factures sans envoi par Peppol.

Dans ce cas, il ne répond pas à l’obligation légale et cette facture peut être invalidée en tant que document comptable officiel. Vous ne pouvez pas vous contenter de la traiter dans votre déclaration de TVA. Il est préférable de signaler au fournisseur que vous n’acceptez que les factures via Peppol, comme le prévoit la loi.

Par l’intermédiaire de votre logiciel qui convertit la facture dans un format lisible.

Une facture XML est…

Un fichier de données structuré destiné au traitement automatique et non à la lecture manuelle. Vous pouvez le contrôler en consultant les données par défaut qui s’affichent automatiquement dans votre logiciel. En outre, vous faites la comparaison avec la commande attendue et le prix convenu. En cas de doute, contactez le fournisseur pour obtenir des précisions.

Oui, cela reste possible, principalement grâce à votre logiciel.

Vous remarquez une erreur ? Vous pouvez marquer la facture comme « non acceptée » ou « en contestation » (en fonction de votre logiciel), ou contacter directement le fournisseur et demander une correction.

La facturation électronique via Peppol présente de nombreux avantages :

• Elle simplifie et accélère le processus de facturation.
• Elle réduit le risque d’erreurs.
• Elle permet de gagner du temps et de réduire les coûts, même pour les petites entreprises.

Ce faisant, la Belgique suit l’ambition européenne de faire de la facturation électronique la norme dans toute l’Union. L’objectif ? Moins de papier, des paiements plus rapides et une administration plus efficace pour tous.

Autres avantages de la facturation numérique avec Peppol :

• Un meilleur contrôle : tout est numérique, structuré et traçable.
• Moins de fraude : grâce au réseau fermé et validé, les factures ne peuvent pas être facilement interceptées ou falsifiées.

Non, un PDF n’est pas une facture électronique. Une facture électronique est un fichier numérique structuré qui peut être traité automatiquement par un logiciel comptable. À partir de 2026, les factures devront obligatoirement être envoyées via le réseau Peppol.

Bon nombre de chefs d’entreprise pensent qu’ils facturent déjà par voie numérique parce qu’ils envoient leurs factures par e-mail au format PDF. Mais cela ne suffit pas selon les nouvelles règles qui entreront en vigueur le 1^er janvier 2026.

À partir du 1^er janvier 2026, les caractéristiques d’une facture (B2B) valable sont :

• Un fichier électronique dans un format structuré (généralement XML)
• Envoyé par l’intermédiaire d’un réseau numérique reconnu (en Belgique, il s’agit de Peppol).
• Qui peut être lu et traité automatiquement par un logiciel comptable, sans travail manuel.

Concrètement, cela signifie que vous créez la facture dans votre logiciel comptable. Il la convertit en un fichier électronique et l’envoie directement via Peppol au logiciel de votre client. Le client reçoit ainsi immédiatement la facture sous forme numérique dans son propre système.

À compter du 1^er janvier 2026, le fisc n’examine plus que les factures électroniques, et plus les PDF.

• Un PDF est une image d’une facture, mais pas des données qui peuvent être structurées.
• Le contenu doit encore être retapé ou saisi manuellement.
• Un PDF n’est pas conforme aux exigences légales en matière de facturation électronique dès 2026.

Vous pouvez certainement encore joindre un PDF, mais seulement en tant que document (visuel) supplémentaire. La facture électronique même doit être au format XML et envoyée via Peppol.

Tout comme les PDF, Excel et Word appartiendront au passé à partir du 1^er janvier 2026. Vous ne pouvez encore les utiliser que s’ils peuvent être convertis aux formats XML par votre logiciel.

Vous devez disposer d’un programme de facturation ou de comptabilité capable de créer et d’envoyer des factures électroniques via le réseau Peppol.

En d’autres termes :

• votre logiciel doit pouvoir générer des factures dans un format structuré (comme XML)
• votre logiciel doit pouvoir envoyer ces factures automatiquement via un Peppol Access Point reconnu.

De nombreux outils de comptabilité et de facturation actuels sont déjà préparés à cette évolution ou prévoient une mise à jour d’ici 2026.

En fonction de votre mode de facturation actuel, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

S’il est conforme à Peppol ou le sera d’ici 2026, oui. Posez la question à votre fournisseur.

Vérifiez si votre logiciel est compatible

Oui, cela reste possible.

L’obligation de facturation électronique par l’intermédiaire de Peppol ne porte pas atteinte au droit de gérer vous-même votre comptabilité, pour autant que vous respectiez les obligations légales. Mais attention : vous devez être en mesure de travailler avec des factures électroniques dans un format structuré (XML via Peppol).

1. Compatibilité avec Peppol : l’outil doit pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques via Peppol. Demandez-le explicitement ou vérifiez la liste des solutions agréées.
2. Facilité d’utilisation : choisissez un outil adapté à votre façon de travailler. Pour les entreprises unipersonnelles, il existe des outils simples dont les frais d’activation sont faibles.
3. Envoi automatique : vous voulez que les factures électroniques soient envoyées automatiquement dès que vous les créez, sans aucune étape supplémentaire ou action manuelle.
4. Assistance et mises à jour : optez pour un fournisseur qui reste à jour sur le plan juridique et qui offre une assistance en cas de questions.

Conseil : vous collaborez avec un comptable externe ? Dans ce cas, concertez-vous avec lui. Bon nombre de comptables utilisent une plateforme privilégiée qui s’intègre parfaitement à leurs systèmes.

Oui, plusieurs fournisseurs proposent des formules gratuites pour une facturation limitée.

Vérifiez quels outils sont disponibles sur le marché belge

Dans ce cas, vous devez passer chez un autre fournisseur.

Si vous ne pouvez pas envoyer de factures électroniques via Peppol d’ici le 1^er janvier 2026, vous ne respectez pas les obligations légales. Vous risquez des amendes administratives et des problèmes pratiques dans la collaboration avec vos clients.

À compter du 1^er janvier 2026, vous ne pourrez plus envoyer de factures papier ou PDF pour les transactions B2B avec des entreprises belges. Seules les factures électroniques structurées envoyées via le réseau Peppol sont encore acceptées.

• Votre client peut refuser votre facture
  Les entreprises déjà présentes sur Peppol peuvent rejeter votre facture PDF après le 1^er janvier 2026, car elle n’est pas conforme.
• Vous ne répondez pas aux exigences légales en matière de facturation
  Selon la législation sur la TVA, une facture doit contenir tous les éléments obligatoires et être envoyée correctement. Une facture papier ou PDF ne sera plus valable dans un contexte B2B à partir de 2026.
  à Conséquence : vous risquez des amendes de 50 à 5000 euros par facture incorrecte, selon la gravité de l’infraction.
• Votre paiement peut être retardé
  Les clients qui traitent automatiquement les factures électroniques via leur comptabilité ne pourront plus traiter votre PDF. Cela peut entraîner des retards de paiement ou des formalités administratives supplémentaires pour les deux parties.

Le gouvernement prévoit une vaste campagne d’information en 2025, mais aucune période de transition officielle n’est prévue après le 1^er janvier 2026. En d’autres termes, la loi entre en vigueur à cette date, pour toutes les entreprises B2B assujetties à la TVA.

• Le fisc a laissé entendre qu’il agirait principalement à titre informatif dans un premier temps, mais des sanctions formelles sont prévues en cas de non-respect de la loi.

• Vérifiez si votre logiciel actuel prend en charge Peppol
• Demandez conseil à votre comptable ou expert-comptable
• Testez déjà une première facture électronique via Peppol en 2025
• Informez les clients et les fournisseurs en temps utile
• Suivez une séance d’information ou un webinaire d’Acerta ou de votre partenaire logiciel