E-invoicing via Peppol vanaf 1 januari 2026

Ja, als je een btw-plichtige onderneming bent die zakendoet met andere bedrijven (B2B), dan moet je vanaf 1 januari 2026 e-facturen versturen via Peppol.

De Belgische overheid maakt e-invoicing via Peppol verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties (Business to Business) tussen btw-plichtige ondernemingen. Die verplichting geldt ongeacht je sector, bedrijfsgrootte of rechtsvorm. Dus ook als je een eenmanszaak, vrije beroeper of kleine KMO bent, moet je eraan voldoen.

Let op!

Vanaf 1 januari 2026 moet je alles via Peppol versturen. Niet alleen naar je klanten en leveranciers maar ook naar je boekhouder en overheid. Dat wil dus zeggen dat je per definitie ook elke kasbon die niet via Peppol werd verstuurd in je systeem moet opnemen.

Zo mag je bijvoorbeeld dagontvangsten op een blad noteren of met kasticketjes werken. Maar bij btw-aangifte zal je daar in je facturatiesoftware een extra document moeten aanmaken om deze inkomsten digitaal te maken. Dat kan in de vorm van een factuur zijn met daarop het bedrag van alle ontvangsten per maand. Die factuur is dan het document dat je boekhouder via Peppol van jou ontvangt en ook de overheid zal kunnen inkijken. 

• Elke btw-plichtige onderneming in België die een factuur stuurt naar een andere Belgische onderneming met een btw-nummer (B2B).
• Zowel grote bedrijven als zelfstandigen, ongeacht of je veel of weinig factureert.
• Ondernemingen die onder de vrijstellingsregeling vallen (zoals kleine ondernemingen zonder btw-aftrek) zijn btw-plichtig en vallen dus onder de verplichting.
• Ook vzw’s of vrije beroepen als die B2B-facturen opstellen.

Vanaf 1 januari 2026 mag je geen papieren of pdf-facturen meer versturen. Enkel gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk zijn dan nog toegelaten.

Ja, ook kleine ondernemingen vallen onder de verplichting.

Waarom?

De vrijstellingsregeling betekent dat je:

• geen btw moet aanrekenen op je facturen
• geen btw-aangiften hoeft in te dienen

Maar je blijft een onderneming met een geldig btw-nummer. En daarom ben ook jij verplicht om tenminste elektronische facturen via Peppol te kunnen ontvangen van je leveranciers.

Een voorbeeld:
Een freelance fotograaf met een jaaromzet van minder dan €25.000 factureert af en toe aan een bedrijf. Vanaf 2026 moet hij die facturen via Peppol versturen, ook al factureert hij geen btw.

Let op!
De zogenaamde micro-ondernemingen met btw-vrijstelling krijgen uitstel tot uiterlijk 1 januari 2028.

Zodra je btw-plichtig bent en factureert aan andere ondernemingen, moet je Peppol gebruiken, ongeacht het aantal facturen.

Dus als je:

• in bijberoep werkt
• occasioneel een factuur naar een ander bedrijf stuurt
• maar een handvol klanten hebt per jaar

Ook dan val je onder de verplichting zodra je een factuur opstelt naar een andere Belgische onderneming met btw-nummer.

Een voorbeeld:
Een grafisch ontwerper in bijberoep maakt gemiddeld 10 facturen per jaar aan andere zelfstandigen. Vanaf 2026 zal ze dit via Peppol moeten doen.

Ja, vanaf het moment dat je btw-plichtig bent, moet je facturen via Peppol versturen.

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht of je in hoofdberoep of bijberoep actief bent. Het maakt ook niet uit hoeveel facturen je per jaar maakt, of hoeveel omzet je draait.

Ja, als ze btw-plichtig zijn.

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen via het Peppol-netwerk versturen. Ook vzw’s en patrimoniumvennootschappen met een actief btw-nummer.

Hoe weet je of je btw-plichtig bent?

Je bent btw-plichtig als je:

• een btw-nummer hebt.
• economische activiteiten uitoefent waarvoor btw-aangiftes nodig zijn.

Veel vzw’s zijn deels btw-plichtig. Voor de commerciële activiteiten moeten ze vanaf 2026 verplicht e-factureren via Peppol voor facturen aan andere Belgische ondernemingen.

Patrimoniumvennootschappen zijn meestal btw-plichtig, bijvoorbeeld door het verhuren van professioneel vastgoed met btw. Ook zij vallen dan volledig onder de verplichting.
 

Twijfel je?
Contacteer onze medewerkers en stel hen je btw-gerelateerde vragen.

• Verkoop je aan particulieren (B2C-transacties of Business to Consumer) dan hoef je voor die facturen géén e-invoicing via Peppol te gebruiken. Een papieren of pdf-factuur mag dan nog.
• Btw-vrijgestelde ondernemingen, zoals bepaalde medische beroepen of onderwijsinstellingen die onder artikel 44 van het btw-wetboek vallen, zijn niet btw-plichtig en vallen buiten deze verplichting.
• Facturen naar of van buitenlandse bedrijven vallen voorlopig buiten de Belgische verplichting. Je mag daar Peppol voor gebruiken als beide partijen dat willen.

Belangrijk
Ook als jij zelf alleen aan consumenten verkoopt, moet je wél e-facturen kunnen ontvangen van je B2B-leveranciers. Er geldt sowieso een ontvangstplicht

Neen, zolang ze vrijgesteld zijn onder artikel 44.

Wie valt er onder de vrijstelling van artikel 44?

Alle zorgverleners die therapeutische prestaties leveren, zijn vrijgesteld van btw op die activiteiten. Denk aan:

• huisartsen, specialisten, tandartsen
• kinesisten, vroedvrouwen, verpleegkundigen
• klinisch psychologen, logopedisten, enz.

Zij hoeven geen:

• btw aan te rekenen
• btw-aangifte in te dienen
• e-invoicing via Peppol in te stellen

Let op! Er zijn uitzonderingen voor gemengde activiteiten

Voer je als zorgverlener naast een therapeutische praktijk ook andere (btw-belaste) activiteiten uit? Dan kan je toch btw-plichtig zijn, en dus wel onder de verplichting vallen voor die specifieke prestaties.

Voorbeelden:

• Een arts die esthetische ingrepen aanbiedt die niet therapeutisch zijn
• Een psycholoog die opleidingen of consultancy aan bedrijven verkoopt
• Een zelfstandige kinesist die revalidatie aan sportclubs factureert met btw

Voor die prestaties moet wel e-facturatie via Peppol gebeuren.

Ook dan moet je je registreren via Peppol om digitale facturen te kunnen ontvangen.

Waarom?

Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische leveranciers verplicht hun facturen via Peppol versturen. Als jij zelf geen facturen uitstuurt, maar btw-plichtig bent en leveranciers hebt, dan:

• zullen zij hun facturen via Peppol naar jou sturen
• moet jij bereikbaar zijn op het netwerk om die digitale facturen correct te ontvangen.

Je hoeft geen facturen uit te sturen om toch impact te ondervinden van de nieuwe regels. Zorg dat je minstens:

• geregistreerd bent op Peppol,
• een oplossing hebt om digitale facturen te ontvangen en te bewaren.

Peppol is een digitaal netwerk waarmee je elektronische facturen rechtstreeks en veilig naar je klant stuurt. De factuur wordt rechtstreeks van jouw software naar die van je klant verstuurd, zonder tussenstappen.

In plaats van een factuur als een pdf per e-mail te versturen, laat je je facturatiesoftware een gestructureerd digitaal bestand aanmaken (meestal XML). Dat bestand wordt automatisch verzonden via een Peppol Access Point. Dat is een soort digitaal postkantoor dat de factuur naar de software van je klant brengt. De klant ontvangt de factuur rechtstreeks in de boekhouding of het ERP-systeem, klaar om te verwerken. Ook al ben je niet verplicht om digitale facturen te verzenden, je bent wel verplicht om ze te kunnen ontvangen.
 

Zo verloopt het proces stap voor stap:

1. Je maakt een factuur aan in je facturatie- of boekhoudsoftware.
2. De software zet de factuur om in een gestructureerd formaat (zoals XML) dat voldoet aan de Peppol-standaard.
3. Je software verstuurt de factuur automatisch via het Peppol-netwerk.
4. De factuur komt rechtstreeks en veilig binnen in de software van je klant, op basis van het btw- of ondernemingsnummer.
5. Je klant kan de factuur automatisch verwerken of valideren, zonder handmatig werk.

• Een boekhoud- of facturatieprogramma dat Peppol ondersteunt.
• Een Peppol Access Point: dat is meestal ingebouwd in je software. Je hoeft dit dus niet zelf te regelen.
• Het btw- of KBO-nummer van je klant om de juiste ontvanger te identificeren.
• Eventueel: een digitale handtekening of bijkomende validatie (afhankelijk van je software).

Controleer of je software compatibel is

Zodra je (B2B-)klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk (meestal via de eigen software), kan die e-facturen ontvangen. Je hoeft daarvoor dus geen aparte toestemming te vragen: wie verbonden is met Peppol, is automatisch bereikbaar.

Nee, alleen naar andere btw-plichtige ondernemingen.

Wat als ik aan zowel bedrijven als particulieren verkoop?

Dan moet je je B2B-facturen vanaf 2026 verplicht elektronisch versturen via Peppol. Je B2C-facturen mag je blijven aanleveren zoals je dat nu doet (bv. via pdf, kassabon of papieren factuur).

Facturen naar of van buitenlandse ondernemingen vallen voorlopig buiten de Belgische verplichting. Je moet dus enkel via Peppol factureren wanneer het om een Belgische klant of leverancier met een btw-nummer gaat.

Let op:
Sommige buitenlandse overheden of grote bedrijven eisen al e-facturatie via Peppol. Stem dus af met je buitenlandse klant of leverancier.

Ja. Het netwerk werkt met erkende Access Points en versleutelde gegevensuitwisseling. Daardoor zijn je facturen beter beveiligd dan bij verzending via e-mail. Peppol verkleint ook de kans op fraude, foutieve betalingen of verloren facturen.

Vaak wel. Je software kan tegelijk een visuele weergave (pdf) genereren, zodat je klant een leesbare versie ontvangt naast het digitale bestand. Maar het juridisch geldige document is de gestructureerde e-factuur die via Peppol werd verzonden.

Nee, vanaf 2026 niet meer voor btw-plichtige B2B-transacties. Voor B2C-facturen mag je de facturen nog steeds bezorgen zonder verzending via Peppol.

Wat als een Belgische leverancier toch nog een pdf stuurt in 2026?

Dan voldoet die niet aan de wettelijke verplichting en is die factuur mogelijk ongeldig als officiële boekingsdocumentatie. Je mag ze niet zomaar verwerken in je btw-aangifte. Je wijst de leverancier er dan best op dat je enkel nog facturen via Peppol aanvaardt, zoals de wet het voorziet.

Via je softwarepakket dat de factuur omzet naar een leesbaar formaat.

Een XML factuur is…
Een gestructureerd databestand, bedoeld voor automatische verwerking, niet om manueel te lezen. Je kan het controleren door in je software de standaardgegevens die automatisch worden weergegeven te controleren. Daarnaast maak je de vergelijking met de verwachte bestelling en de afgesproken prijs. Bij twijfel contacteer je de leverancier voor verduidelijking.

Ja, dat blijft mogelijk, meestal via je software.

Zie je een fout? Dan kan je de factuur markeren als “niet aanvaard” of “in betwisting” (afhankelijk van je software), of rechtstreeks contact opnemen met de leverancier en een correctie vragen.

E-invoicing via Peppol heeft vele voordelen:

• Het vereenvoudigt en versnelt het facturatieproces.
• Het verlaagt de kans op fouten.
• Het bespaart tijd en kosten, ook voor kleine ondernemingen.

België volgt daarmee de Europese ambitie om van e-facturatie in de gehele Unie de norm te maken. Het doel? Minder papier, snellere betalingen en een efficiëntere administratie voor iedereen.

Andere voordelen van digitale facturatie via Peppol:

• Betere controle: alles zit digitaal, gestructureerd en traceerbaar.
• Minder fraude: dankzij het gesloten en gevalideerde netwerk kunnen facturen niet zomaar worden onderschept of vervalst.

Neen, een pdf is géén elektronische factuur. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Vanaf 2026 moeten facturen verplicht via het Peppol-netwerk verzonden worden.

Veel ondernemers denken dat ze al digitaal factureren omdat ze hun facturen per mail in pdf-formaat versturen. Maar dat volstaat niet volgens de nieuwe regels die op 1 januari 2026 ingaan.

Vanaf 1 januari 2026 zijn dit de eigenschappen van een geldige (B2B-)factuur:

• Een elektronisch bestand in een gestructureerd formaat (meestal XML)
• Verstuurd via een erkend digitaal netwerk (in België is dat Peppol).
• Automatisch leesbaar en verwerkbaar door boekhoudsoftware, zonder handmatig werk.

Dat betekent concreet dat je de factuur aanmaakt in je boekhoudsoftware. Die zet ze om naar een elektronisch bestand en verstuurt dat rechtstreeks via Peppol naar de software van je klant. De klant krijgt de factuur zo meteen digitaal verwerkt in het eigen systeem.

Vanaf 1 januari 2026 kijkt de fiscus enkel nog naar elektronische facturen, niet naar pdf’s.

• Een pdf is een beeld van een factuur, maar geen structureerbare data.
• De inhoud moet nog manueel overgetypt of ingevoerd worden.
• Een pdf is niet in overeenstemming met de wettelijke vereisten voor e-invoicing vanaf 2026.

Je mag zeker nog een pdf meesturen als bijlage. Maar enkel als extra (visueel) document. De e-factuur zelf moet in XML-formaat zijn opgemaakt en verzonden via Peppol.

Net als pdf’s worden Excel en Word vanaf 1 januari 2026 verleden tijd. Je kan ze enkel nog gebruiken als ze omgevormd kunnen worden naar XML-formaten via jouw software.

Je hebt een facturatie- of boekhoudprogramma nodig dat e-facturen kan aanmaken en verzenden via het Peppol-netwerk.

Dat betekent het volgende:

• je software moet facturen kunnen genereren in een gestructureerd formaat (zoals XML)
• je software moet deze facturen automatisch kunnen versturen via een erkend Peppol Access Point.

Veel courante boekhoud- en facturatietools zijn hier vandaag al op voorbereid of voorzien een update tegen 2026.

Afhankelijk van hoe je vandaag factureert, zijn er verschillende mogelijkheden:

Dat hangt ervan af of ze Peppol-proof zijn of dat worden tegen 2026. Vraag het na bij je leverancier.

Controleer of je software compatibel is

Ja, dat blijft mogelijk.

De verplichting tot e-facturatie via Peppol verandert niets aan het recht om je boekhouding zelf te beheren, zolang je voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Maar let op: je moet wel kunnen werken met e-facturen in gestructureerd formaat (XML via Peppol).

1. Peppol-compatibiliteit: de tool moet e-facturen kunnen versturen en ontvangen via Peppol. Vraag dit expliciet na of check op de lijst van erkende oplossingen.
2. Gebruiksgemak: kies een tool die past bij jouw manier van werken. Voor eenmanszaken zijn er eenvoudige tools met lage instapkost.
3. Automatische verzending: je wil dat de e-factuur automatisch verstuurd wordt zodra je ze aanmaakt, zonder extra stappen of manuele handelingen.
4. Ondersteuning en updates: ga voor een leverancier die wettelijk up-to-date blijft én ondersteuning biedt bij vragen.

Tip: werk je met een externe boekhouder? Stem dan ook met hen af. Veel boekhouders werken met een voorkeursplatform dat perfect integreert met hun systemen.

Bestaat er gratis software voor digitale facturatie via Peppol?
Ja, verschillende leveranciers bieden gratis pakketten voor beperkte facturatie.

Controleer welke tools er in België op de markt zijn

Dan moet je overstappen naar een andere leverancier.

Als je op 1 januari 2026 nog geen e-facturen via Peppol kan versturen, dan ben je niet in regel met de wettelijke verplichtingen. Je riskeert administratieve boetes en praktische problemen in de samenwerking met je klanten.

Vanaf 1 januari 2026 mag je voor B2B-transacties met Belgische ondernemingen geen papieren of pdf-facturen meer sturen. Enkel gestructureerde e-invoices, verzonden via het Peppol-netwerk, worden nog aanvaard.

• Je factuur kan geweigerd worden door je klant

Ondernemingen die wel al op Peppol zitten, mogen jouw pdf-factuur na 1 januari 2026 weigeren omdat die niet conform is.

• Je voldoet niet aan de wettelijke facturatievereisten

Volgens de btw-wetgeving moet een factuur alle verplichte elementen bevatten en correct worden verzonden. Een papieren of pdf-factuur is vanaf 2026 in B2B-context niet meer geldig.

Gevolg: je riskeert boetes van €50 tot €5.000 per foutieve factuur, afhankelijk van de ernst van de overtreding.

• Je betaling kan vertraging oplopen

Klanten die e-facturen automatisch verwerken via hun boekhouding kunnen jouw pdf niet meer verwerken. Dit kan leiden tot betalingsachterstand of extra administratie voor beide partijen.

De overheid plant een brede informatiecampagne in 2025, maar er is géén officiële overgangsperiode voorzien na 1 januari 2026. Met andere woorden: de wet treedt op die datum in werking, voor alle btw-plichtige B2B-ondernemingen.

• De fiscus heeft laten verstaan dat ze in het begin vooral informerend zullen optreden, maar formeel zijn er wel sancties mogelijk bij niet-naleving.

• Check of je huidige software Peppol ondersteunt
• Vraag je boekhouder of accountant om advies
• Test in 2025 al een eerste e-factuur via Peppol
• Informeer klanten en leveranciers tijdig
• Volg een infosessie of webinar van Acerta of je softwarepartner