E-invoicing via Peppol vanaf 1 januari 2026
Acerta gidst je door deze grote digitale omschakeling die alle ondernemingen aanbelangt. In verstaanbare taal, met antwoorden op veelgestelde vragen en praktische tips. Zo vermijd je verrassingen en maak je van e-invoicing een voordeel in plaats van een verplichting.
Ook verplicht voor jou?
Doe de test en ontdek in 1 minuut of jij met Peppol aan de slag moet:
- Beantwoord enkele simpele vragen
- Ontvang persoonlijk advies over e-facturatie/Peppol
- Bekijk de voor jou aanbevolen facturatietool
Nog geen tool? Kies een tool en registreer om wettelijk in orde te zijn. We selecteerden 4 gebruiksvriendelijke én Belgische opties: Lucy, Teamleader One, DocclePro en Dexxter.
Kies je voor een van deze tools via Acerta? Dan betaal je nooit te veel. Je krijgt automatisch het laagste tarief dat op dat moment bij de aanbieder beschikbaar is – inclusief de hoogste korting.
FAQ
Hieronder vind je meer dan 50 veelgestelde vragen over e-facturatie via Peppol. We hebben alles gecategoriseerd zodat je snel een antwoord vindt dat past bij jouw situatie.
Zit je nog met (andere) vragen?
Herbekijk ons webinar over digitale facturatie en wat dat voor jou betekent als zelfstandige. Werk je voor je boekhouding samen met een accountant? Dan kan je zeker ook langs die weg informatie inwinnen over deze verplichte digitale transitie.
Voor wie is het verplicht?
Is e-invoicing via Peppol verplicht voor mijn onderneming?
Ja, als je een btw-plichtige onderneming bent die zakendoet met andere bedrijven (B2B), dan moet je vanaf 1 januari 2026 e-facturen versturen via Peppol.
De Belgische overheid maakt e-invoicing via Peppol verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties (Business to Business) tussen btw-plichtige ondernemingen. Die verplichting geldt ongeacht je sector, bedrijfsgrootte of rechtsvorm. Dus ook als je een eenmanszaak, vrije beroeper of kleine KMO bent, moet je eraan voldoen.
Let op!
Vanaf 1 januari 2026 moet je alles via Peppol versturen. Niet alleen naar je klanten en leveranciers maar ook naar je boekhouder en overheid. Dat wil dus zeggen dat je per definitie ook elke kasbon die niet via Peppol werd verstuurd in je systeem moet opnemen.
Zo mag je bijvoorbeeld dagontvangsten op een blad noteren of met kasticketjes werken. Maar bij btw-aangifte zal je daar in je facturatiesoftware een extra document moeten aanmaken om deze inkomsten digitaal te maken. Dat kan in de vorm van een factuur zijn met daarop het bedrag van alle ontvangsten per maand. Die factuur is dan het document dat je boekhouder via Peppol van jou ontvangt en ook de overheid zal kunnen inkijken.
Wie moet meedoen?
- Elke btw-plichtige onderneming in België die een factuur stuurt naar een andere Belgische onderneming met een btw-nummer (B2B).
- Zowel grote bedrijven als zelfstandigen, ongeacht of je veel of weinig factureert.
- Ondernemingen die onder de vrijstellingsregeling vallen (zoals kleine ondernemingen zonder btw-aftrek) zijn btw-plichtig en vallen dus onder de verplichting.
- Ook vzw’s of vrije beroepen als die B2B-facturen opstellen.
Vanaf 1 januari 2026 mag je geen papieren of pdf-facturen meer versturen. Enkel gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk zijn dan nog toegelaten.
Ben ik als kleine onderneming met KMO-vrijstelling (jaaromzet < 25.000 euro) ook verplicht tot Peppol?
Ja, ook kleine ondernemingen vallen onder de verplichting.
Waarom?
De vrijstellingsregeling betekent dat je:
- geen btw moet aanrekenen op je facturen
- geen btw-aangiften hoeft in te dienen
Maar je blijft een onderneming met een geldig btw-nummer. En daarom ben ook jij verplicht om tenminste elektronische facturen via Peppol te kunnen ontvangen van je leveranciers.
Een voorbeeld:
Een freelance fotograaf met een jaaromzet van minder dan €25.000 factureert af en toe aan een bedrijf. Vanaf 2026 moet hij die facturen via Peppol versturen, ook al factureert hij geen btw.
Let op!
De zogenaamde micro-ondernemingen met btw-vrijstelling krijgen uitstel tot uiterlijk 1 januari 2028.
Wat met ondernemers die maar een paar facturen per jaar maken?
Zodra je btw-plichtig bent en factureert aan andere ondernemingen, moet je Peppol gebruiken, ongeacht het aantal facturen.
Dus als je:
- in bijberoep werkt
- occasioneel een factuur naar een ander bedrijf stuurt
- maar een handvol klanten hebt per jaar
Ook dan val je onder de verplichting zodra je een factuur opstelt naar een andere Belgische onderneming met btw-nummer.
Een voorbeeld:
Een grafisch ontwerper in bijberoep maakt gemiddeld 10 facturen per jaar aan andere zelfstandigen. Vanaf 2026 zal ze dit via Peppol moeten doen.
Geldt de verplichting ook voor bijberoepers?
Ja, vanaf het moment dat je btw-plichtig bent, moet je facturen via Peppol versturen.
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht of je in hoofdberoep of bijberoep actief bent. Het maakt ook niet uit hoeveel facturen je per jaar maakt, of hoeveel omzet je draait.
Geldt het voor vzw’s of patrimoniumvennootschappen?
Ja, als ze btw-plichtig zijn.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen via het Peppol-netwerk versturen. Ook vzw’s en patrimoniumvennootschappen met een actief btw-nummer.
Hoe weet je of je btw-plichtig bent?
Je bent btw-plichtig als je:
- een btw-nummer hebt.
- economische activiteiten uitoefent waarvoor btw-aangiftes nodig zijn.
Veel vzw’s zijn deels btw-plichtig. Voor de commerciële activiteiten moeten ze vanaf 2026 verplicht e-factureren via Peppol voor facturen aan andere Belgische ondernemingen.
Patrimoniumvennootschappen zijn meestal btw-plichtig, bijvoorbeeld door het verhuren van professioneel vastgoed met btw. Ook zij vallen dan volledig onder de verplichting.
Twijfel je?
Contacteer onze medewerkers en stel hen je btw-gerelateerde vragen.
Voor wie is digitale facturatie niet verplicht?
- Verkoop je aan particulieren (B2C-transacties of Business to Consumer) dan hoef je voor die facturen géén e-invoicing via Peppol te gebruiken. Een papieren of pdf-factuur mag dan nog.
- Btw-vrijgestelde ondernemingen, zoals bepaalde medische beroepen of onderwijsinstellingen die onder artikel 44 van het btw-wetboek vallen, zijn niet btw-plichtig en vallen buiten deze verplichting.
- Facturen naar of van buitenlandse bedrijven vallen voorlopig buiten de Belgische verplichting. Je mag daar Peppol voor gebruiken als beide partijen dat willen.
Belangrijk
Ook als jij zelf alleen aan consumenten verkoopt, moet je wél e-facturen kunnen ontvangen van je B2B-leveranciers. Er geldt sowieso een ontvangstplicht
Is het verplicht voor medische beroepen?
Neen, zolang ze vrijgesteld zijn onder artikel 44.
Wie valt er onder de vrijstelling van artikel 44?
Alle zorgverleners die therapeutische prestaties leveren, zijn vrijgesteld van btw op die activiteiten. Denk aan:
- huisartsen, specialisten, tandartsen
- kinesisten, vroedvrouwen, verpleegkundigen
- klinisch psychologen, logopedisten, enz.
Zij hoeven geen:
- btw aan te rekenen
- btw-aangifte in te dienen
- e-invoicing via Peppol in te stellen
Let op! Er zijn uitzonderingen voor gemengde activiteiten
Voer je als zorgverlener naast een therapeutische praktijk ook andere (btw-belaste) activiteiten uit? Dan kan je toch btw-plichtig zijn, en dus wel onder de verplichting vallen voor die specifieke prestaties.
Voorbeelden:
- Een arts die esthetische ingrepen aanbiedt die niet therapeutisch zijn
- Een psycholoog die opleidingen of consultancy aan bedrijven verkoopt
- Een zelfstandige kinesist die revalidatie aan sportclubs factureert met btw
Voor die prestaties moet wel e-facturatie via Peppol gebeuren.
Ik maak geen facturen, enkel ontvangsten. Wat dan?
Ook dan moet je je registreren via Peppol om digitale facturen te kunnen ontvangen.
Waarom?
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische leveranciers verplicht hun facturen via Peppol versturen. Als jij zelf geen facturen uitstuurt, maar btw-plichtig bent en leveranciers hebt, dan:
- zullen zij hun facturen via Peppol naar jou sturen
- moet jij bereikbaar zijn op het netwerk om die digitale facturen correct te ontvangen.
Je hoeft geen facturen uit te sturen om toch impact te ondervinden van de nieuwe regels. Zorg dat je minstens:
- geregistreerd bent op Peppol,
- een oplossing hebt om digitale facturen te ontvangen en te bewaren.
Factureren via Peppol
Wat is Peppol? En hoe werkt het in de praktijk?
Peppol is een digitaal netwerk waarmee je elektronische facturen rechtstreeks en veilig naar je klant stuurt. De factuur wordt rechtstreeks van jouw software naar die van je klant verstuurd, zonder tussenstappen.
In plaats van een factuur als een pdf per e-mail te versturen, laat je je facturatiesoftware een gestructureerd digitaal bestand aanmaken (meestal XML). Dat bestand wordt automatisch verzonden via een Peppol Access Point. Dat is een soort digitaal postkantoor dat de factuur naar de software van je klant brengt. De klant ontvangt de factuur rechtstreeks in de boekhouding of het ERP-systeem, klaar om te verwerken. Ook al ben je niet verplicht om digitale facturen te verzenden, je bent wel verplicht om ze te kunnen ontvangen.
Zo verloopt het proces stap voor stap:
- Je maakt een factuur aan in je facturatie- of boekhoudsoftware.
- De software zet de factuur om in een gestructureerd formaat (zoals XML) dat voldoet aan de Peppol-standaard.
- Je software verstuurt de factuur automatisch via het Peppol-netwerk.
- De factuur komt rechtstreeks en veilig binnen in de software van je klant, op basis van het btw- of ondernemingsnummer.
- Je klant kan de factuur automatisch verwerken of valideren, zonder handmatig werk.
Wat heb ik nodig om via Peppol te werken?
- Een boekhoud- of facturatieprogramma dat Peppol ondersteunt.
- Een Peppol Access Point: dat is meestal ingebouwd in je software. Je hoeft dit dus niet zelf te regelen.
- Het btw- of KBO-nummer van je klant om de juiste ontvanger te identificeren.
- Eventueel: een digitale handtekening of bijkomende validatie (afhankelijk van je software).
Moet mijn klant ook iets doen
Zodra je (B2B-)klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk (meestal via de eigen software), kan die e-facturen ontvangen. Je hoeft daarvoor dus geen aparte toestemming te vragen: wie verbonden is met Peppol, is automatisch bereikbaar.
Moet ik e-factureren naar particulieren?
Nee, alleen naar andere btw-plichtige ondernemingen.
Wat als ik aan zowel bedrijven als particulieren verkoop?
Dan moet je je B2B-facturen vanaf 2026 verplicht elektronisch versturen via Peppol. Je B2C-facturen mag je blijven aanleveren zoals je dat nu doet (bv. via pdf, kassabon of papieren factuur).
Wat met buitenlandse facturen?
Facturen naar of van buitenlandse ondernemingen vallen voorlopig buiten de Belgische verplichting. Je moet dus enkel via Peppol factureren wanneer het om een Belgische klant of leverancier met een btw-nummer gaat.
Let op:
Sommige buitenlandse overheden of grote bedrijven eisen al e-facturatie via Peppol. Stem dus af met je buitenlandse klant of leverancier.
Is Peppol veilig?
Ja. Het netwerk werkt met erkende Access Points en versleutelde gegevensuitwisseling. Daardoor zijn je facturen beter beveiligd dan bij verzending via e-mail. Peppol verkleint ook de kans op fraude, foutieve betalingen of verloren facturen.
Krijgt mijn klant nog een pdf?
Vaak wel. Je software kan tegelijk een visuele weergave (pdf) genereren, zodat je klant een leesbare versie ontvangt naast het digitale bestand. Maar het juridisch geldige document is de gestructureerde e-factuur die via Peppol werd verzonden.
Kan ik facturen nog via mail ontvangen?
Nee, vanaf 2026 niet meer voor btw-plichtige B2B-transacties. Voor B2C-facturen mag je de facturen nog steeds bezorgen zonder verzending via Peppol.
Wat als een Belgische leverancier toch nog een pdf stuurt in 2026?
Dan voldoet die niet aan de wettelijke verplichting en is die factuur mogelijk ongeldig als officiële boekingsdocumentatie. Je mag ze niet zomaar verwerken in je btw-aangifte. Je wijst de leverancier er dan best op dat je enkel nog facturen via Peppol aanvaardt, zoals de wet het voorziet.
Hoe controleer ik inkomende XML-facturen?
Via je softwarepakket dat de factuur omzet naar een leesbaar formaat.
Een XML factuur is…
Een gestructureerd databestand, bedoeld voor automatische verwerking, niet om manueel te lezen. Je kan het controleren door in je software de standaardgegevens die automatisch worden weergegeven te controleren. Daarnaast maak je de vergelijking met de verwachte bestelling en de afgesproken prijs. Bij twijfel contacteer je de leverancier voor verduidelijking.
Kan ik inkomende facturen betwisten?
Ja, dat blijft mogelijk, meestal via je software.
Zie je een fout? Dan kan je de factuur markeren als “niet aanvaard” of “in betwisting” (afhankelijk van je software), of rechtstreeks contact opnemen met de leverancier en een correctie vragen.
Onze tip: blijf altijd baas over je digitale brievenbus
Wanneer je als zelfstandige zelf je registratie op het Peppol-netwerk regelt, blijf je baas over je eigen archief. Ongeacht of je met een accountant in zee gaat of niet. Kies daarbij wel voor een facturatiesoftware die compatibel is met alle boekhoudpakketten.
Acerta helpt jou graag bij het maken van deze keuze en brengt alle wettelijke verplichtingen samen met jou in orde. Ontdek welke oplossingen we aanbieden om digitale facturen te ontvangen en versturen.
Voordelen van Peppol
Waarom kiest de Belgische overheid voor e-invoicing?
E-invoicing via Peppol heeft vele voordelen:
- Het vereenvoudigt en versnelt het facturatieproces.
- Het verlaagt de kans op fouten.
- Het bespaart tijd en kosten, ook voor kleine ondernemingen.
België volgt daarmee de Europese ambitie om van e-facturatie in de gehele Unie de norm te maken. Het doel? Minder papier, snellere betalingen en een efficiëntere administratie voor iedereen.
Andere voordelen van digitale facturatie via Peppol:
- Betere controle: alles zit digitaal, gestructureerd en traceerbaar.
- Minder fraude: dankzij het gesloten en gevalideerde netwerk kunnen facturen niet zomaar worden onderschept of vervalst.
Wat is een elektronische factuur precies? Is een pdf ook goed?
Neen, een pdf is géén elektronische factuur. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Vanaf 2026 moeten facturen verplicht via het Peppol-netwerk verzonden worden.
Veel ondernemers denken dat ze al digitaal factureren omdat ze hun facturen per mail in pdf-formaat versturen. Maar dat volstaat niet volgens de nieuwe regels die op 1 januari 2026 ingaan.
Zo herken je een geldige factuur
Vanaf 1 januari 2026 zijn dit de eigenschappen van een geldige (B2B-)factuur:
- Een elektronisch bestand in een gestructureerd formaat (meestal XML)
- Verstuurd via een erkend digitaal netwerk (in België is dat Peppol).
- Automatisch leesbaar en verwerkbaar door boekhoudsoftware, zonder handmatig werk.
Dat betekent concreet dat je de factuur aanmaakt in je boekhoudsoftware. Die zet ze om naar een elektronisch bestand en verstuurt dat rechtstreeks via Peppol naar de software van je klant. De klant krijgt de factuur zo meteen digitaal verwerkt in het eigen systeem.
Waarom is een factuur in pdf-vorm niet langer geldig?
Vanaf 1 januari 2026 kijkt de fiscus enkel nog naar elektronische facturen, niet naar pdf’s.
- Een pdf is een beeld van een factuur, maar geen structureerbare data.
- De inhoud moet nog manueel overgetypt of ingevoerd worden.
- Een pdf is niet in overeenstemming met de wettelijke vereisten voor e-invoicing vanaf 2026.
Je mag zeker nog een pdf meesturen als bijlage. Maar enkel als extra (visueel) document. De e-factuur zelf moet in XML-formaat zijn opgemaakt en verzonden via Peppol.
Kan ik mijn Excel-facturen blijven gebruiken?
Net als pdf’s worden Excel en Word vanaf 1 januari 2026 verleden tijd. Je kan ze enkel nog gebruiken als ze omgevormd kunnen worden naar XML-formaten via jouw software.
Software
Welke software heb ik nodig om digitale facturen via Peppol te versturen?
Je hebt een facturatie- of boekhoudprogramma nodig dat e-facturen kan aanmaken en verzenden via het Peppol-netwerk.
Dat betekent het volgende:
- je software moet facturen kunnen genereren in een gestructureerd formaat (zoals XML)
- je software moet deze facturen automatisch kunnen versturen via een erkend Peppol Access Point.
Veel courante boekhoud- en facturatietools zijn hier vandaag al op voorbereid of voorzien een update tegen 2026.
Wat zijn mijn opties?
Afhankelijk van hoe je vandaag factureert, zijn er verschillende mogelijkheden:
Je situatie nu | Wat je nodig hebt vanaf 2026 |
---|---|
Je gebruikt een boekhoudpakket (bv. Exact, Octopus, Yuki...) | Controleer of het pakket Peppol ondersteunt. Vaak zit dat al inbegrepen of komt er een update. |
Je gebruikt een facturatietool (bv. Billit, CoManage, Teamleader...) | De meeste Belgische tools hebben al een koppeling met Peppol of zijn volop bezig met integratie. |
Je factureert in Word of Excel | Je zal moeten overschakelen naar een digitale oplossing die Peppol ondersteunt. |
Je werkt via een boekhouder die alles inboekt |
Ook dan moet je jouw facturen digitaal kunnen aanleveren. Bespreek met je boekhouder welke oplossing het best aansluit. Onze tip: blijf baas over je digitale brievenbus: |
Kan ik mijn huidige boekhoudsoftware blijven gebruiken?
Dat hangt ervan af of ze Peppol-proof zijn of dat worden tegen 2026. Vraag het na bij je leverancier.
Kan ik zelf mijn boekhouding doen?
Ja, dat blijft mogelijk.
De verplichting tot e-facturatie via Peppol verandert niets aan het recht om je boekhouding zelf te beheren, zolang je voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Maar let op: je moet wel kunnen werken met e-facturen in gestructureerd formaat (XML via Peppol).
Waarop moet ik letten bij het kiezen van software?
- Peppol-compatibiliteit: de tool moet e-facturen kunnen versturen en ontvangen via Peppol. Vraag dit expliciet na of check op de lijst van erkende oplossingen.
- Gebruiksgemak: kies een tool die past bij jouw manier van werken. Voor eenmanszaken zijn er eenvoudige tools met lage instapkost.
- Automatische verzending: je wil dat de e-factuur automatisch verstuurd wordt zodra je ze aanmaakt, zonder extra stappen of manuele handelingen.
- Ondersteuning en updates: ga voor een leverancier die wettelijk up-to-date blijft én ondersteuning biedt bij vragen.
Tip: werk je met een externe boekhouder? Stem dan ook met hen af. Veel boekhouders werken met een voorkeursplatform dat perfect integreert met hun systemen.
Bestaat er gratis software voor digitale facturatie via Peppol?
Bestaat er gratis software voor digitale facturatie via Peppol?
Ja, verschillende leveranciers bieden gratis pakketten voor beperkte facturatie.
Controleer welke tools er in België op de markt zijn
Wat als mijn softwareleverancier niet tijdig klaar is voor Peppol?
Dan moet je overstappen naar een andere leverancier.
Fiscaal voordeel voor digitale facturatie
De overheid ondersteunt kmo’s en zelfstandigen die digitaal gaan factureren. Investeer je in digitale tools als software? Dan geniet je van extra belastingvoordeel:
-
20% investeringsaftrek voor digitale investeringen vanaf 1 januari 2025.
-
120% kostenaftrek op factureringssoftware via een abonnement (voor inkomstenjaren 2024 t.e.m. 2027).
Zo wordt de overstap naar digitale facturatie niet alleen efficiënter, maar ook fiscaal interessanter.
Bron: efactuur.belgium.be
Te laat in orde?
Wat gebeurt er als ik op 1 januari 2026 niet in orde ben?
Als je op 1 januari 2026 nog geen e-facturen via Peppol kan versturen, dan ben je niet in regel met de wettelijke verplichtingen. Je riskeert administratieve boetes en praktische problemen in de samenwerking met je klanten.
Vanaf 1 januari 2026 mag je voor B2B-transacties met Belgische ondernemingen geen papieren of pdf-facturen meer sturen. Enkel gestructureerde e-invoices, verzonden via het Peppol-netwerk, worden nog aanvaard.
Wat zijn de risico’s als je te laat bent?
- Je factuur kan geweigerd worden door je klant
Ondernemingen die wel al op Peppol zitten, mogen jouw pdf-factuur na 1 januari 2026 weigeren omdat die niet conform is.
- Je voldoet niet aan de wettelijke facturatievereisten
Volgens de btw-wetgeving moet een factuur alle verplichte elementen bevatten en correct worden verzonden. Een papieren of pdf-factuur is vanaf 2026 in B2B-context niet meer geldig.
Gevolg: je riskeert boetes van €50 tot €5.000 per foutieve factuur, afhankelijk van de ernst van de overtreding.
- Je betaling kan vertraging oplopen
Klanten die e-facturen automatisch verwerken via hun boekhouding kunnen jouw pdf niet meer verwerken. Dit kan leiden tot betalingsachterstand of extra administratie voor beide partijen.
Is er een overgangsregeling?
De overheid plant een brede informatiecampagne in 2025, maar er is géén officiële overgangsperiode voorzien na 1 januari 2026. Met andere woorden: de wet treedt op die datum in werking, voor alle btw-plichtige B2B-ondernemingen.
- De fiscus heeft laten verstaan dat ze in het begin vooral informerend zullen optreden, maar formeel zijn er wel sancties mogelijk bij niet-naleving.
Wat kan ik nu doen om op tijd in orde te zijn?
- Check of je huidige software Peppol ondersteunt
- Vraag je boekhouder of accountant om advies
- Test in 2025 al een eerste e-factuur via Peppol
- Informeer klanten en leveranciers tijdig
- Volg een infosessie of webinar van Acerta of je softwarepartner
Handige weetjes over Peppol en je facturatiesoftware
- Je hoeft Peppol maar één keer te activeren in je facturatiesoftware. Daarna loopt alles automatisch op de achtergrond.
- Je ontvangt ook e-facturen van je leveranciers rechtstreeks in je software – zonder aparte logins of extra tools.
- Peppol is geen apart platform waarvoor je moet inloggen.
- Zodra je software Peppol ondersteunt en geactiveerd is, komt alles netjes binnen op dezelfde plek waar je ook je facturen aanmaakt of beheert.
Herbekijk het webinar van 13 maart 2025
Aanvaard marketing-cookies om deze inhoud te tonen.
Jouw vraag niet gevonden in onze FAQ?
Bekijk dan ons webinar over e-facturatie via Peppol, of contacteer ons.