Wat verandert er voor jou als werkgever?
Iedere btw-plichtige die zaken doet met een andere btw-plichtige onderneming is vanaf 2026 verplicht om e-facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit betekent dat:
- Het niet langer toegestaan is om facturen van of naar een andere btw-plichtige onderneming in PDF-formaat of op papier te verzenden of te ontvangen.
- Je als werkgever een registratie voor Peppol en een softwarepakket nodig hebt dat Peppol ondersteunt en facturen kan verwerken.
Of je als werkgever zelf je boekhouding doet of samenwerkt met een accountant, je moet overschakelen naar een digitaal systeem dat aan deze nieuwe normen voldoet.
Enkel voor facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen
Digitaal factureren is alleen verplicht bij transacties tussen btw-plichtige bedrijven (B2B). Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder deze verplichting.
Enkel ondernemingen die niet btw-plichtig zijn en de ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 (medische beroepen, verzekeringsmakelaars, …) vallen niet onder de verplichting om e-facturen te verzenden, noch te ontvangen.
Voor buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vestiging geldt deze verplichting echter niet. Dit betekent dat als je bedrijf geen vestiging in België heeft, je niet verplicht bent om Peppol te gebruiken voor facturatie naar Belgische bedrijven.
Werk je met overheidsinstanties? Dan ben je nu al verplicht om e-facturen via Peppol te verzenden.
Wat betekent Peppol praktisch voor jou?
Als werkgever kan je zelf kiezen hoe je dit aanpakt, afhankelijk van je huidige werkwijze.
Beheer je zelf je boekhouding ?
Je kan perfect met Peppol beginnen werken en zo aan de verplichtingen voldoen. Neem contact met een Peppol provider die je de nodige facturatiesoftwareprogramma’s en een eenvoudige Peppol-integratie kan aanbieden.
Werk je via een accountant?
Neem contact op met deze boekhouder. Veel boekhoudsoftware is al compatibel met Peppol. Je facturatiesoftware kan vaak gekoppeld worden aan die van je accountant, waardoor facturen automatisch worden gedeeld en verwerkt.
Veelgestelde vragen over digitale facturatie
Hieronder vind je veelgestelde vragen over e-facturatie via Peppol. We hebben alles gecategoriseerd zodat je snel een antwoord vindt dat past bij jouw situatie.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Wat is Peppol?
Peppol is een digitaal netwerk dat bedrijven toelaat om elektronische facturen veilig, gestandaardiseerd en efficiënt uit te wisselen. Het wordt verplicht in België vanaf 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties.
De factuur wordt rechtstreeks van jouw software naar die van je klant verstuurd en omgekeerd van je leverancier naar jou, zonder tussenstappen.
In plaats van een factuur als PDF per e-mail te versturen, laat je je facturatiesoftware een gestructureerd digitaal bestand genereren, meestal in XML-formaat. Dit bestand wordt automatisch verzonden via een Peppol Access Point – een soort digitaal postkantoor – dat de factuur rechtstreeks aflevert in de software van je klant, of omgekeerd van je leverancier naar jou.
Hoe werkt Peppol precies?
Via jouw facturatiesoftware met een gekoppeld Access Point worden facturen in een gestandaardiseerd formaat automatisch verzonden en ontvangen.
Wat is een Access Point?
Een Access Point is het digitale kanaal binnen je software dat jouw facturen naar het Peppol-netwerk stuurt en facturen van anderen ontvangt.
Hoe registreren bij Peppol?
Om e-facturatie via Peppol te activeren heb je een provider en de nodige facturatie- of boekhoudsoftware nodig. Om te beginnen met Peppol, moet je je bedrijf aansluiten bij het Peppol-netwerk via een Access Point. Er zijn in België verschillende Access Points beschikbaar, zowel commerciële aanbieders als overheidsinstanties zoals Mercurius, het Belgische platform voor e-facturatie.
Wat heb ik nodig om via Peppol te werken?
- Een boekhoud- of facturatieprogramma dat Peppol ondersteunt.
- Een Peppol Access Point: dat is meestal ingebouwd in je software. Je hoeft dit dus niet zelf te regelen.
- Het btw- of KBO-nummer van je klant om de juiste ontvanger te identificeren.
- Eventueel: een digitale handtekening of bijkomende validatie (afhankelijk van je software).
Is Peppol gratis?
Het gebruik van het netwerk zelf is gratis, maar de software om facturen te verzenden en ontvangen is betalend.
Wat gebeurt er als ik niet in orde ben tegen 1 januari 2026?
Je riskeert boetes tussen 50 euro en 5.000 euro.
Voor wie is Peppol verplicht?
Wanneer wordt Peppol verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België.
Moet ik e-factureren naar particulieren?
Nee, alleen naar andere btw-plichtige ondernemingen.
Wat als ik niet btw-plichtig ben?
Niet btw-plichtige ondernemingen vallen niet onder de verplichting van de e-facturatie.
Ontvangen van facturen
Kan ik facturen nog via mail ontvangen?
Nee, vanaf 2026 niet meer voor btw-plichtige B2B-transacties.
Wat als een Belgische leverancier toch nog een pdf stuurt in 2026?
Dan voldoet die niet aan de wettelijke verplichting en is die factuur mogelijk ongeldig als officiële boekingsdocumentatie. Je mag ze niet zomaar verwerken in je btw-aangifte. Je wijst de leverancier er dan best op dat je enkel nog facturen via Peppol aanvaardt, zoals de wet het voorziet.
Hoe controleer ik inkomende XML-facturen?
Via je softwarepakket dat de factuur omzet naar een leesbaar formaat.
Moet ik buitenlandse facturen via Peppol versturen?
Nee, voorlopig kan dat nog via e-mail.
Ontvang ik ook nog een factuur via pdf?
Er zal geen pdf als apart document verstuurd worden. De pdf zit wel vervat in de UBL file die naar je provider verstuurd wordt. Deze kan deze omzetten in een leesbare pdf en aan jou bezorgen.
Software
Wat heb ik nodig om digitale facturen via Peppol te versturen?
Om e-facturen via het Peppol-netwerk te verzenden, heb je een boekhoud- of facturatieprogramma nodig dat deze functionaliteit ondersteunt.
Concreet moet de software:
- facturen kunnen opmaken in een gestructureerd formaat, zoals XML
- deze automatisch kunnen verzenden via een erkend Peppol Access Point
Veel courante pakketten bieden deze mogelijkheden al, of plannen een update tegen 2026.
Welke opties heb ik?
Er zijn verschillende opties, afhankelijk van hoe je vandaag factureert:
| Je huidige situatie | Wat nodig is vanaf 2026 |
|---|---|
| Je gebruikt een boekhoudpakket (zoals Exact, Octopus, Yuki...) | Controleer of het pakket compatibel is met Peppol. Vaak is dit al ingebouwd of wordt het binnenkort toegevoegd. |
| Je gebruikt een facturatietool (zoals Billit, CoManage, Teamleader...) | De meeste Belgische tools zijn al gekoppeld aan Peppol of werken aan een integratie. |
| Je maakt facturen in Word of Excel | Stap over naar een digitale oplossing die e-facturatie via Peppol ondersteunt. |
| Je werkt via een boekhouder die alles verwerkt |
Je moet je facturen nog steeds digitaal kunnen aanleveren. Overleg met je boekhouder welke oplossing het best past voor jouw situatie. Tip! Houd zelf de controle over je digitale brievenbus. Regel je registratie op het Peppol-netwerk - zelfstandig of met hulp van Acerta. |
Is mijn huidige boekhoudsoftware nog een optie?
Dat hangt af van de mate waarin je software klaar is voor e-facturatie via Peppol. Informeer bij je leverancier of het pakket deze ondersteuning al biedt of tijdig zal toevoegen.
Kan ik zelf mijn boekhouding doen?
Ja, dat mag nog steeds.
De overstap naar e-facturatie via Peppol verandert daar niets aan (als je voldoet aan de wettelijke verplichtingen). Je moet wel gebruikmaken van een oplossing die facturen kan versturen in het vereiste gestructureerde formaat (zoals XML via Peppol).
Waar moet ik op letten bij het kiezen van software?
- Peppol-ondersteuning
Zorg ervoor dat de software e-facturen kan verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. Controleer dit bij de aanbieder of raadpleeg de lijst met erkende oplossingen. - Gebruiksvriendelijkheid
Kies een pakket dat aansluit bij jouw dagelijkse werking. Voor werkgevers of kleine ondernemingen bestaan er eenvoudige en betaalbare opties. - Automatisering
De verzending van e-facturen moet vlot verlopen. Idealiter gebeurt dit automatisch zodra je een factuur opstelt, zonder bijkomende manuele handelingen. - Betrouwbare service
Kies voor een leverancier die je begeleidt bij vragen en zorgt voor tijdige updates conform de wetgeving.
Extra tip: Werk je samen met een boekhouder? Overleg dan welk platform zij gebruiken. Vaak is er een voorkeursoplossing die goed integreert met hun systemen.
Is er gratis software voor digitale facturatie via Peppol?
Ja, sommige aanbieders hebben gratis formules, meestal geschikt voor een beperkt aantal facturen per maand.
Bekijk welke tools in België beschikbaar zijn en vergelijk hun functionaliteit met wat jij nodig hebt.
Wat als mijn softwareleverancier niet tijdig klaar is voor Peppol?
In dat geval zul je op zoek moeten naar een alternatief dat wél aan de nieuwe eisen voldoet, zodat je tijdig in orde bent tegen de invoering.
Fiscaal voordeel bij digitale facturatie
De overheid ondersteunt kmo’s en werkgevers die starten met digitaal factureren. Wie investeert in digitale tools zoals facturatiesoftware, kan rekenen op een gunstig belastingvoordeel:
- 20% investeringsaftrek voor digitale uitgaven vanaf 1 januari 2025
- 120% kostenaftrek op factureringssoftware (via een abonnement) voor de inkomstenjaren 2024 tot en met 2027.
Digitale facturatie wordt zo niet alleen praktischer, maar ook financieel voordeliger.
Bron: efactuur.belgium.be