Qu’est-ce qui change pour les employeurs ?
Dès 2026, tous les employeurs assujettis à la TVA qui font des affaires avec d’autres entreprises assujetties à la TVA seront tenus d’envoyer et de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire du réseau Peppol. Autrement dit :
- Il ne sera plus permis d’envoyer ou de recevoir des factures au format PDF ou sur papier entre entreprises assujetties à la TVA.
- Vous aurez besoin d’un logiciel qui prenne en charge Peppol et qui soit en mesure de traiter vos factures.
Que vous fassiez votre comptabilité vous-même ou que vous faisiez appel à un comptable , vous devrez passer à un système numérique qui répond à ces nouvelles normes.
Uniquement pour la facturation entre entreprises assujetties à la TVA
La facturation électronique n’est obligatoire que pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA (B2B). Les factures adressées à des particuliers (B2C) ne sont pas concernées par cette obligation.
Seules les entreprises non assujetties à la TVA et celles exonérées de TVA en vertu de l’article 44 (professions médicales, courtiers en assurance…) ne sont pas soumises à l’obligation d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques.
Pour les entreprises étrangères sans établissement en Belgique, cette obligation ne s'applique pas. Cela signifie que si votre entreprise n'a pas d'établissement en Belgique, vous n'êtes pas obligé d'utiliser Peppol pour la facturation vers les entreprises belges.
En revanche, si vous travaillez avec des administrations publiques, vous êtes d’ores et déjà tenu d’envoyer des factures électroniques via Peppol.
Dans la pratique, qu’est-ce que cela implique pour vous?
En tant qu’employeur, plusieurs options s’offrent à vous en fonction de votre méthode de travail actuelle.
Vous gérez vous même votre comptabilité?
Vous pouvez tout à fait continuer de vous occuper seul de votre comptabilité, tout en respectant les obligations. Plusieurs logiciels de facturation permettent d’intégrer facilement Peppol.
Vous faites appel aux services d’un comptable?
De nombreux logiciels de comptabilité prennent déjà en charge Peppol. Dans la plupart des cas, votre logiciel de facturation peut être lié à celui de votre comptable, ce qui permet le partage des factures et leur traitement automatique.
Questions fréquemment posées sur la facturation électronique
Vous trouverez ci-dessous plusieurs questions fréquemment posées sur la facturation électronique via Peppol. Nous les avons classées afin que vous puissiez trouver rapidement une réponse adaptée à votre situation.
Qu’est-ce que Peppol et comment ça marche ?
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau numérique qui permet aux entreprises d’échanger leurs factures électroniques de manière sûre, standardisée et efficace. Son utilisation deviendra obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les transactions B2B.
La facture est envoyée directement de votre logiciel à celui de votre client et de votre fournisseur à vous, sans aucune étape intermédiaire.
Au lieu d’envoyer une facture au format PDF par e-mail, vous faites générer un fichier numérique structuré, le plus souvent au format XML, par votre logiciel de facturation. Ce fichier est automatiquement envoyé par l’intermédiaire d’un Peppol Access Point – une sorte de bureau de poste numérique – qui délivre la facture directement dans le logiciel de votre client, ou inversement, de votre fournisseur à vous.
Comment fonctionne Peppol exactement ?
Grâce à votre logiciel de facturation et à un Access Point associé, les factures sont envoyées et reçues automatiquement dans un format standardisé.
Qu’est-ce qu’un Access Point ?
Un Access Point est le canal numérique de votre logiciel qui envoie vos factures au réseau Peppol et reçoit les factures des autres.
Peppol est-il gratuit ?
L’utilisation du réseau lui-même est gratuite, mais le logiciel permettant d’envoyer et de recevoir des factures est payant.
Comment s’inscrire à Peppol ?
Pour activer la facturation électronique via Peppol, vous avez besoin d'un fournisseur et du logiciel de facturation ou de comptabilité nécessaire. Pour commencer avec Peppol, vous devez connecter votre entreprise au réseau Peppol via un access point. En Belgique, plusieurs points d'accès sont disponibles, tant des fournisseurs commerciaux que des organismes gouvernementaux tels que Mercurius, la plateforme belge de facturation électronique
De quoi ai-je besoin pour utiliser Peppol ?
- D’un programme de comptabilité ou de facturation compatible avec Peppol.
- D’un Peppol Access Point : il est généralement intégré à votre logiciel. Vous ne devez donc pas vous en soucier.
- Du numéro de TVA ou du numéro BCE de votre client pour identifier le bon destinataire.
- Éventuellement : d’une signature numérique ou d’une validation supplémentaire (en fonction de votre logiciel).
Que se passe-t-il si je ne suis pas en règle au 1er janvier 2026 ?
Vous risquez des amendes entre 50 et 5000 euros
Pour qui Peppol est-il obligatoire ?
Quand Peppol deviendra-t-il obligatoire ?
À partir du 1er janvier 2026 pour toutes les opérations B2B entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique.
Dois-je facturer par voie électronique aux particuliers ?
Non, l’obligation est uniquement applicable entre les entreprises assujetties à la TVA
Et si je ne suis pas assujetti à la TVA ?
Les entreprises non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par l’obligation de facturation électronique.
Réception/envoyer des factures
Puis-je encore recevoir des factures par e-mail ?
Non, ce ne sera plus possible à partir de 2026 pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA.
Que se passe-t-il si un fournisseur belge envoie malgré tout un PDF en 2026 ?
Dans ce cas, il ne répond pas à l’obligation légale et cette facture peut être invalidée en tant que document comptable officiel. Vous ne pouvez pas vous contenter de la traiter dans votre déclaration de TVA. Il est préférable de signaler au fournisseur que vous n’acceptez que les factures via Peppol, comme le prévoit la loi.
Comment vérifier les factures XML entrantes ?
Par l’intermédiaire de votre logiciel qui convertit la facture dans un format lisible.
Dois-je envoyer les factures à destination de l’étranger via Peppol ?
Non, pour l’instant, il est encore possible de le faire par e-mail.
Recevrai-je également une facture au format PDF ?
Aucun PDF ne sera envoyé en tant que document séparé. Le PDF est inclus dans le fichier UBL qui est envoyé à votre fournisseur. Celui-ci peut le convertir en un PDF lisible et vous le transmettre.
Logiciel
De quoi ai-je besoin pour envoyer des factures numériques via Peppol ?
Pour envoyer des factures électroniques par l’intermédiaire du réseau Peppol, vous devez disposer d’un programme de comptabilité ou de facturation prenant en charge cette fonctionnalité.
Concrètement, le logiciel doit :
- pouvoir établir des factures dans un format structuré, comme XML
- pouvoir les envoyer automatiquement via un Peppol Access Point reconnu
Bon nombre de logiciels actuels offrent déjà ces possibilités ou prévoient une mise à jour d’ici 2026.
Quelles possibilités s’offrent à moi ?
Il existe plusieurs options, en fonction de votre mode de facturation actuel :
| Votre situation actuelle | Ce qui est nécessaire à partir de 2026 |
|---|---|
| Vous utilisez un logiciel de comptabilité (comme Exact, Octopus ou Yuki) | Vérifiez si le logiciel est compatible avec Peppol. Souvent, cette fonctionnalité est déjà intégrée ou sera ajoutée bientôt. |
| Vous utilisez un outil de facturation (p. ex. Billit, CoManage ou Teamleader) | La plupart des outils belges sont déjà liés à Peppol ou travaillent à leur intégration. |
| Vous créez des factures dans Word ou Excel | Passez à une solution numérique qui prend en charge la facturation électronique via Peppol. |
| Vous passez par un comptable qui traite tout |
Vous devez pouvoir continuer à soumettre vos factures sous forme numérique. Concertez-vous avec votre comptable pour déterminer la solution qui convient le mieux à votre situation. Conseil ! Gardez vous-même le contrôle de votre boîte aux lettres numérique. Organisez votre inscription au réseau Peppol – en toute autonomie ou avec l’aide d’Acerta. |
Mon logiciel de comptabilité actuel est-il encore une option ?
Cela dépend du degré de préparation de votre logiciel à la facturation électronique via Peppol. Vérifiez auprès de votre fournisseur si le logiciel offre déjà cette fonctionnalité ou s’il l’ajoutera en temps opportun.
Puis-je m’occuper moi-même de ma comptabilité ?
Oui, vous pouvez toujours le faire.
Le passage à la facturation électronique par l’intermédiaire de Peppol n’y change rien (si vous respectez les obligations légales). Vous devez utiliser une solution permettant d’envoyer des factures au format structuré requis (comme XML via Peppol).
À quoi dois-je prêter attention lorsque je choisis un logiciel ?
- Compatibilité avec Peppol
Assurez-vous que le logiciel peut envoyer et recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol. Vérifiez cela auprès du fournisseur ou consultez la liste des solutions agréées. - Facilité d’utilisation
Choisissez un logiciel adapté à vos activités quotidiennes. Il existe des options simples et abordables pour les employeurs ou les petites entreprises. - Automatisation
L’envoi de factures électroniques doit être fluide. Dans l’idéal, il doit se faire automatiquement dès que vous établissez une facture, sans aucune autre action manuelle. - Service fiable
Optez pour un fournisseur qui vous accompagne en cas de questions et qui assure des mises à jour en temps voulu, conformément à la législation.
Conseil supplémentaire : Vous travaillez avec un comptable ? Voyez avec lui la plateforme qu’il utilise. Il existe souvent une solution de préférence qui s’intègre bien à ses systèmes.
Existe-t-il un logiciel gratuit pour la facturation numérique via Peppol ?
Oui, certains fournisseurs proposent des formules gratuites, qui conviennent généralement à un nombre limité de factures par mois.
Consultez les outils disponibles en Belgique et comparez leurs fonctionnalités avec vos besoins.
Et si mon fournisseur de logiciel n’est pas prêt pour Peppol en temps voulu ?
Dans ce cas, vous devrez chercher une alternative qui répond aux nouvelles exigences, afin d’être en règle à temps pour l’introduction.
Avantage fiscal pour la facturation numérique
Les autorités soutiennent les PME et les employeurs qui commencent à utiliser la facturation numérique. Les personnes qui investissent dans des outils numériques comme des logiciels de facturation peuvent bénéficier d’un avantage fiscal intéressant :
- déduction pour investissement de 20 % pour les dépenses numériques à partir du 1er janvier 2025
- déduction de 120 % des frais du logiciel de facturation (par abonnement) pour les années de revenus 2024 à 2027.
La facturation numérique devient donc plus pratique, mais aussi plus avantageuse sur le plan financier.