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Inspection sociale ? Voici comment vous y préparer

30 octobre 2019 Florence Cordonnier Employeurs

Tôt ou tard, chaque organisation recevra sa visite : « l’inspection sociale ». En 2018, pas moins de 14 051 contrôles ont été effectués en Belgique dans des entreprises issues de différents secteurs. La majorité d’entre eux ont eu lieu dans le Limbourg et en Flandre occidentale. Cette visite ressemble toutefois à un examen : si vous vous y préparez bien, vous n’avez rien à craindre.

Qu’implique précisément une inspection sociale et qu’arrive-t-il si des irrégularités sont constatées ? Nous vous donnons quelques conseils pour que vous puissiez aborder la visite de l’inspecteur en toute confiance.

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Pourquoi l’inspection vous rend-elle visite ?

L’inspection sociale peut décider d’effectuer des contrôles annoncés ou inopinés de son propre chef ou à la suite d’une plainte (d’un (ex) membre du personnel, par exemple). L’inspecteur vérifie toutes sortes de documents relatifs à vos travailleurs tels que les contrats de travail, les déclarations, les paiements des salaires et des avantages, les règlements de travail et les politiques d’entreprise. Il existe différentes inspections qui portent chacune sur des points différents. Les inspections les plus courantes sont les suivantes :

  1. Contrôle des lois sociales (CLS) : il veille à la défense des droits individuels et collectifs des travailleurs. Le règlement de travail reprend-il toutes les mentions obligatoires ? Les règles des vacances annuelles sont-elles respectées ? Un travailleur à temps partiel travaille-t-il réellement à temps partiel et conformément à l’horaire convenu ? Comment les déplacements domicile-lieu de travail sont-ils calculés et payés ? La durée de travail minimale est-elle respectée ?
  2. Inspection ONSS : l’inspection ONSS vérifie si l’employeur paie correctement ses cotisations sociales. Les indemnités de défraiement sont-elles réellement des indemnités de défraiement ou plutôt une rémunération déguisée sur laquelle les employeurs doivent également payer des cotisations ONSS ? La voiture est-elle uniquement utilisée à des fins professionnelles et des cotisations ONSS sont-elles versées ou non à cet égard ? Les collaborateurs indépendants sont-ils réellement indépendants ou est-il question de fausse indépendance ?
  3. Inspection bien-être (Contrôle du bien-être au travail ou CBT) : cette inspection contrôle le bien-être au travail. Des dispositifs de sécurité tels que des moyens de protection individuels sont-ils prévus ? Les instructions d’utilisation des machines sont-elles disponibles et connues des travailleurs ? L’inspection se rend également sur place en cas d’accident de travail grave.

Que se passe-t-il si des infractions à la réglementation du travail sont constatées ?

Si l’inspection révèle des irrégularités dans votre entreprise, vous devrez bien entendu les rectifier, souvent avec effet rétroactif et avec les intérêts nécessaires (un salaire qui n’a pas été correctement payé, par exemple). En outre, une sanction peut vous être infligée. Dans ce cas, l’inspecteur rédige un procès-verbal qui sera suivi d’une procédure pénale ou administrative. Les amendes qui s’ensuivent peuvent être très salées et sont calculées par travailleur concerné. L’inspection peut également vous donner un « avertissement » généralement suivi d’un nouveau contrôle.

Trucs et astuces pratiques

  • Avant le contrôle
    • Demandez à un expert externe de réaliser un audit. Il vérifiera de manière proactive si l’administration sociale de votre entreprise est à jour et correcte sur le plan juridique, vous donnera des conseils objectifs et corrigera d’éventuels problèmes.
    • Assurez-vous que tous les documents obligatoires comme les contrats de travail, les règlements de travail et les documents salariaux soient disponibles. Il est essentiel que tous les documents soient juridiquement irréprochables et correspondent à la réalité.
  • En cas de contrôle
    • Préparez soigneusement une inspection annoncée avec un expert externe et préparez également vos collaborateurs à un entretien éventuel avec l’inspecteur. Mentionnez à l’avance quelques questions que l’inspecteur est susceptible de poser. Ils seront ainsi plus rassurés.
    • Répondez à toutes les questions de l’inspecteur de manière concise et ne lui communiquez pas d’informations inutiles. Ne parlez pas inutilement et restez attentif. Signez un PV uniquement si celui-ci établit correctement les faits. Si vous ne disposez pas de toutes les informations immédiatement, soyez honnête. Généralement, l’inspecteur ne voit pas d’inconvénient à ce que les informations lui soient fournies après le contrôle.

 

Vous souhaitez bien vous préparer à une visite de l’inspection sociale ?

Demandez à un legal consultant de réaliser un audit social, de vous préparer ou de vous assister lors de l’inspection.

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Florence Cordonnier

Écrit par Florence Cordonnier

Managing consultant