Le monde des RH implique beaucoup de paperasse : contrats de travail, règlement de travail, politique de travail à domicile, etc. La numérisation peut vous aider à garder une vue d’ensemble, mais aussi à travailler plus efficacement et à gagner du temps à tous les niveaux de votre organisation. Les archives numériques ne sont qu’un début, le potentiel de la numérisation de votre administration RH ne se limite pas à cela. Vous travaillez plus efficacement, vous gagnez du temps, vous économisez du papier et vous pouvez être proactif. Toutefois, par où commencer exactement la numérisation de votre administration RH ? De quoi devez-vous tenir compte ? Et quels sont les obstacles ? En voici un aperçu.
La numérisation de votre administration RH est un projet ambitieux, pour lequel il est préférable de constituer une équipe de projet. Elle contribuera à la planification, à l’assistance et au déploiement de la numérisation de votre projet. Parlez-en régulièrement, faites le point sur (l’avancement de) votre projet et tenez également le département des ressources humaines et/ou la direction informés des mesures que vous avez prises et que vous prendrez.
Nous ne travaillons plus de la même manière qu’il y a une dizaine d’années ou même juste avant la pandémie de coronavirus. Une analyse réalisée par Acerta montre que 53 % des entreprises envoient les fiches de paie à leurs travailleurs par voie numérique. L’étape suivante du processus de numérisation est la création d’un dossier personnel numérique.
La crise du coronavirus a également accéléré les changements dans l’organisation du travail. Selon une enquête récente, neuf employeurs sur dix optent pour le travail hybride. Pourtant, de nombreux processus RH n’ont pas suivi cette évolution. Par exemple, comment allez-vous faire signer un avenant ou une politique si votre collaborateur ne se présente qu’occasionnellement au bureau ? L’envoi par courrier ou la numérisation suivie d’un envoi sont des processus lourds et chronophages.
La numérisation de votre administration RH constitue peut-être le moment idéal pour passer les processus RH qui l’influencent au crible. Déterminez quels processus RH (et l’administration RH correspondante) vous pouvez numériser et qui assumera quel rôle dans ces processus. Prenez le temps de comprendre l’impact, les groupes-cibles et les interfaces des différents processus. Il est préférable de procéder par phases, par ordre d’importance et d’urgence. Quels sont les processus les plus intensément utilisés et les plus urgents ? C’est par là que vous commencez.
Si vous avez bien suivi l’étape précédente, vous savez déjà quels processus RH influencent quelle administration RH. Dressez une liste des éléments que vous souhaitez numériser et tenez compte de la confidentialité des données personnelles. En effet, qui dit dossier personnel (numérique) dit aussi « RGPD » (Règlement général sur la protection des données). Cette réglementation impose des dispositions sur le traitement des données personnelles par les entreprises. Celui qui ne les respecte pas risque des amendes. Choisissez donc un outil sécurisé et tenez compte de la validité juridique et des délais de conservation des documents que vous numérisez.
Si vous utilisez déjà d’autres outils RH dans votre organisation (comme un outil de payroll), vérifiez si vous ne pouvez pas associer les différents systèmes. Votre administration RH sera encore plus efficace. Connect HR Office, par exemple, est un outil RH qui rend votre administration du personnel plus qu’efficace, car il est également lié à Acerta Connect, notre outil de payroll.
Testez d’abord en détail les différents processus RH dans un environnement de démonstration de votre outil RH. Impliquez différentes personnes (occupant des rôles différents) dans cette phase de test, afin de pouvoir optimiser la numérisation de votre administration des RH sur la base de leur feed-back.
Un accompagnement personnel dans le cadre de l’utilisation de votre outil RH peut d’ailleurs déjà vous être d’une grande aide. Êtes-vous client chez Acerta ? Vous disposez alors d’une ligne directe vers votre propre gestionnaire de fichiers personnel.
Vous avez testé l’outil de manière approfondie ? Il est alors temps de passer à l’environnement numérique. Déterminez une ligne du temps pour votre déploiement en interne. N’oubliez pas de communiquer avec le personnel ainsi que les dirigeants et de prévoir des formations afin que chacun puisse utiliser l’outil.
Il est alors préférable de commencer par numériser les documents papier existants. Dressez un récapitulatif des types de documents dont vous disposez et que vous aimeriez/devez numériser, et commencez par ordre de priorité. Si vous travailliez encore complètement hors ligne, ce sera déjà un bon début.
Vous pouvez ensuite aller plus loin et (faire) ajouter de nouveaux éléments dans les dossiers personnels, éventuellement par les collaborateurs eux-mêmes : pensez aux demandes de congé, aux certificats médicaux, aux formations... Les dirigeants peuvent également y remplir des évaluations, etc. Vous voulez joindre un nouvel avenant au règlement de travail ? Vous pouvez le faire en quelques clics. En parlant de gain de temps : après avoir numérisé, vous pouvez aussi automatiser.
Une fois que l’outil est opérationnel, vous pouvez prévoir un moment de feed-back pour évaluer l’outil et le nouveau fonctionnement.
L’outil RH parfait pour une administration du personnel efficace ? Nous vous recommandons Connect HR Office. Vous êtes assuré de gagner du temps dans la gestion de tous les aspects de votre administration RH.
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