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La réglementation belge relative au pécule de vacances est complexe et souvent sujette à interprétation. Le calcul n’est pas le même pour les employés et les ouvriers et diffère selon que le salaire est fixe ou variable. La situation se corse encore davantage en cas de licenciement, de démission ou d’autres circonstances. Acerta se penche sur ce que vous devez savoir sur le calcul et le paiement du pécule de vacances.
Les collaborateurs doivent d’abord constituer des droits de vacances au cours de l’exercice de vacances avant de pouvoir les prendre au cours de l’année de vacances. Celui qui a travaillé un an à temps plein sous le régime de travail de cinq jours par semaine a droit à quatre semaines ou à vingt jours de congés payés. Dans le cas du régime de six jours par semaine, il a droit à 24 jours de vacances. Aucun droit de vacances ne peut être constitué pendant les études ou une période de chômage. Votre collaborateur vient juste d’obtenir son diplôme ou est resté longtemps au chômage ? Dans ce cas, il n’a probablement pas droit à des vacances au cours de sa première année de travail. Sauf si le travailleur entre en ligne de compte pour les vacances jeunes.
Pour les employés qui ont un salaire fixe, le pécule de vacances se calcule comme suit :
En tant qu’employeur, vous payez environ 30 % de cotisations ONSS sur le simple pécule de vacances et rien sur le double pécule de vacances.
Pour les employés qui ont un salaire totalement ou partiellement variable, le pécule de vacances se calcule sur la base du salaire journalier moyen perçu au cours de la période de référence : 12 mois avant le mois de vacances principales. Le simple pécule de vacances s’élève à 8 % du salaire variable brut et le double s’élève à 7,67 %. Comme pour les employés qui ont un salaire fixe, vous payez environ 30 % de cotisations ONSS sur le simple pécule de vacances.
Les ouvriers ne sont pas payés lorsqu’ils prennent leurs jours de congé légaux. Ils perçoivent en une seule fois le pécule de vacances simple et double de l’Office national des vacances annuelles (ONVA). La caisse est financée par les cotisations patronales sur le salaire brut à 108 %. Il est calculé sur la base de 15,38 % de la rémunération brute de l’exercice de vacances. En tant qu’employeur, vous payez des cotisations trimestrielles, ainsi qu’une cotisation annuelle, facturées séparément par l’ONSS. Les ouvriers reçoivent leur pécule de vacances par l’intermédiaire de l’ONVA entre le 2 mai et le 30 juin.
Les intérimaires ont droit à des vacances annuelles en fonction du nombre de jours durant lesquels ils ont travaillé au cours de l’année précédente. Le pécule de vacances des employés est versé par l’agence d’intérim à chaque versement de salaire, sous la dénomination « pécule de vacances de départ ». Les ouvriers qui travaillent en tant qu’intérimaires reçoivent leur pécule de vacances en une seule fois par l’intermédiaire de l’ONVA.
Un collaborateur se retrouve en incapacité de travail pour cause de maladie ? Dans ce cas, cette période est assimilée à une période de travail pour déterminer les droits de vacances. Attention : l'assimilation est limitée à 12 mois d’absence. De plus, même si un collaborateur reprend partiellement le travail en journées complètes, les jours d’incapacité de travail sont assimilés pour les vacances annuelles. Dans le cas d’une reprise partielle en demi-jours, la situation est différente pour les ouvriers et les employés. Pour les ouvriers, les demi-jours d’incapacité de travail sont assimilés, ce qui n’est pas le cas pour les employés. Cette configuration pourrait changer à l’avenir.
Si un collaborateur tombe malade avant des congés prévus, il est considéré comme étant en incapacité de travail. Il a donc droit à un salaire garanti : les jours de vacances sont reportés. S’il tombe malade pendant ses vacances, il ne peut pas prétendre à des jours de vacances.
Cependant, cette réglementation va à l’encontre de la directive européenne sur le temps de travail. Celle-ci prévoit qu’un collaborateur qui tombe malade pendant ses vacances a le droit de prendre ces jours plus tard. Il appartient désormais au législateur belge d’éventuellement modifier cette réglementation.
Si vous licenciez un collaborateur ou que celui-ci démissionne, ce dernier a droit à un pécule de vacances de départ s’élevant à 15,34 % du salaire brut gagné : 7,67 % de simple pécule de vacances de départ, plus 7,67 % de double pécule de vacances de départ. Comme le simple pécule de vacances de départ est considéré comme un salaire, vous payez des cotisations de sécurité sociale pour celui-ci.
Vous retenez 13,07 % d’une part du double pécule de vacances de départ (6,8/7,67). Vous ne devez pas payer de cotisations patronales pour cela. Pour le reste du double pécule de vacances de départ (0,87/7,67), la cotisation travailleur est exonérée des cotisations de sécurité sociale.
Le paiement s’effectue en deux parties :
Les collaborateurs qui vont travailler ailleurs au cours de la même année prennent les jours de vacances auxquels ils avaient encore droit auprès de leur ancien employeur. En tant que nouvel employeur, vous déduisez ce montant du salaire que vous continueriez normalement à payer pendant les vacances.
En cas de changement de fraction des prestations, des erreurs surviennent régulièrement dans le calcul du pécule de vacances. À chaque fois que la fraction des prestations augmente ou diminue (lorsqu’elle passe d’un temps partiel à un temps plein ou inversement), vous devez recalculer les droits de vacances. Vous devez à la fois recalculer le solde initial, ainsi que les jours de vacances déjà pris sous le régime précédent.
Exemple concret : un collaborateur qui travaillait à temps plein en 2020 passe à une occupation à temps partiel en 2021. Il a droit à quatre semaines de vacances, mais ne peut pas les prendre à cause de son horaire de travail modifié. Vous payez les jours de vacances sous la forme d’un pécule de vacances de départ.
Un collaborateur a travaillé moins de 12 mois au cours de l’exercice de vacances ? Dans ce cas, le pécule de vacances se calcule de manière proportionnelle :
D’un point de vue légal, les collaborateurs doivent prendre leurs jours de congé constitués entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année de vacances. Pour les ouvriers, le pécule de vacances est définitivement acquis, même s’ils ne prennent pas de congés. Pour les employés, les jours non pris pour cause de force majeure doivent être payés au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances. Il en va de même pour les jours de repos compensatoire ou les jours de RTT : ils doivent être pris avant la fin de l’année.
Dans la pratique, les jours de vacances sont parfois reportés à l’année calendrier suivante. Il s’agit de l’une des possibilités pour les jours de vacances supplémentaires octroyés au niveau du secteur ou de l’entreprise. Rien n’est prévu au niveau sectoriel? Dans ce cas, il est préférable de stipuler dans le règlement de travail que les jours de congé légaux doivent d’abord être épuisés avant de pouvoir prendre des jours de vacances supplémentaires.
En tant qu’employeur, vous constituez une provision afin d’anticiper le coût du pécule de vacances. Le montant maximal que vous pouvez constituer est déductible fiscalement, à condition de respecter les limites suivantes :
Attention : le salaire flexi et le pécule de vacances flexi attribués en 2020 ne sont pas inclus dans la base de calcul. Vous payez cela en même temps que le salaire flexi.
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