Établissement du règlement de travail

Dès que vous employez un seul travailleur, vous devez obligatoirement rédiger un règlement de travail en tant qu’employeur. Vous y exposez vos droits et obligations ainsi que ceux de vos travailleurs. Il doit également contenir toutes les informations importantes relatives à la durée et aux conditions de travail. Un bon règlement de travail favorise la transparence et la communication dans votre entreprise. Et, ce qui n’est pas négligeable : il évite les discussions – de bons accords font de bons amis.

Droits et obligations

Dans les huit jours suivant l'entrée en vigueur  ou la modification du règlement, vous transmettez une copie de votre règlement de travail à la direction régionale de l'Inspection du travail - contrôle des lois sociales. Vous pouvez le faire en ligne avec votre carte d’identité électronique ou avec itsme via www.reglementdetravail.belgique.be.

Tous les travailleurs doivent recevoir une copie du règlement de travail et de toute modification. Vous devez également remettre une copie à votre nouveau travailleur lors de son entrée en service.

Vous devez conserver une copie du règlement de travail à chaque endroit où vous employez du personnel. En outre, vos travailleurs doivent à tout moment avoir accès au règlement de travail. Par un avis affiché à un endroit visible et accessible, vous informez vos travailleurs de l'endroit où ils peuvent consulter le règlement de travail.

Que comprend votre règlement de travail ?

Votre règlement de travail doit notamment contenir les informations suivantes :

• les données de votre entreprise (nom, adresse, numéro de TVA…)
• durée du travail, certains horaires, vacances annuelles (durée et la procédure de demande et d’octroi)
• critères déterminant le salaire, le mode et le moment du paiement
• délais de préavis et motifs de licenciement pour motifs graves (important pour éviter toute discussion) (liste non exhaustive)
• droits et obligations du personnel de surveillance
• mention des conventions collectives de travail et accords relatifs aux conditions de travail
• coordonnées, notamment, des membres du conseil d'entreprise, du comité pour la prévention et la protection au travail et de la délégation syndicale

Modification du règlement de travail

Pour modifier votre règlement de travail, vous devez suivre une procédure stricte. Celle-ci dépend du fait que vous ayez ou non un conseil d’entreprise.

• Si vous avez un conseil d’entreprise

Le conseil d’entreprise établit le projet de règlement de travail et y apporte des modifications. En cas d’accord au sein du conseil d’entreprise, le nouveau règlement de travail entre en vigueur en principe 15 jours après l'accord ou la décision. Sinon, le président introduit le dossier auprès de l'inspection du travail Contrôle des lois sociales dans les 15 jours suivant la réunion du comité d'entreprise. Celui-ci tente de concilier les différents points de vue dans les 30 jours. Cela ne fonctionne pas ? La commission paritaire se penche alors sur ce dossier. Si aucun accord n'est atteint là non plus, la commission paritaire statue par vote.

• Si vous n'avez pas de conseil d'entreprise

Vous établissez un projet de règlement de travail et vous en informez vos travailleurs et vous l’affichez à un endroit clairement visible et accessible. Vos travailleurs disposent de 15 jours pour inscrire d’éventuelles remarques dans le registre correspondant. Si ce n’est pas le cas, le nouveau règlement de travail entre en vigueur le 15^e jour suivant l’affichage. S'il y a quand même des remarques, vous envoyez le règlement de travail à l'inspection sociale ; celle-ci tente une conciliation dans les 30 jours. Cela ne fonctionne pas ? La commission paritaire se penche alors sur ce dossier. Si aucun accord n'est atteint là non plus, la commission paritaire statue par vote.

Que se passe-t-il si la législation du travail change ?

Faut-il modifier votre règlement de travail parce qu’une loi est adaptée ? C’est à voir au cas par cas. Il arrive souvent qu'en principe, vous ne soyez pas obligé de communiquer cette adaptation à vos travailleurs par une modification du règlement de travail. Néanmoins, il est souvent indiqué d’adapter le règlement de travail et de communiquer cette modification à vos travailleurs, ne fût-ce que pour leur éviter de mauvaises surprises. En cas de modifications limitées – par exemple : une nouvelle adresse de l’inspection Contrôle des lois sociales – vous pouvez simplement afficher le règlement de travail modifié à un endroit visible dans votre entreprise et remettre le règlement de travail modifié à vos travailleurs.

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Contrôle du respect du règlement de travail

L’inspection Contrôle des lois sociales effectue régulièrement des contrôles pour vérifier si votre règlement de travail est correct et respecté. Pour ce faire, elle fixe des priorités chaque année et annonce où elle effectue des contrôles ciblés – parfois en collaboration avec l’ONEm.

Ce contrôle se produit souvent dans les secteurs sensibles à la fraude comme l’horeca, la construction, les éco-entreprises, les car-wash, etc. Lors de ces contrôles, on vérifie, par exemple, si votre règlement de travail est à jour, si vous respectez la loi sur le bien-être et si vous respectez les horaires fixés. Si votre organisation n’est pas en règle avec la législation sociale et la fiscalité du personnel, vous risquez de lourdes amendes. En fonction de la gravité de l'infraction, vous recevez un avertissement, une régularisation ou un procès-verbal. Conclusion : mieux vaut prévenir que guérir.