Embaucher un étudiant jobiste ? Coûts et conditions du travail étudiant

L’embauche d’un étudiant jobiste pendant les pics d’activité est souvent plus intéressant pour un employeur que le recours à des flexi-jobs. Toutefois, elle s’accompagne d’une multitude de démarches administratives. Acerta regroupe l’ensemble des obligations, avantages et conditions d’une politique solide en matière de travail étudiant au sein de votre organisation ! 

Pour pouvoir engager un étudiant jobiste et bénéficier des cotisations sociales réduites (cotisations de solidarité), plusieurs conditions doivent être remplies :

1. Vous devez conclure un contrat d’étudiant avec l’étudiant jobiste. Il s’agit d’un type particulier de contrat de travail soumis à des conditions supplémentaires. Il doit notamment contenir certaines mentions spécifiques. Ces conditions supplémentaires visent à protéger l’étudiant et à lui fournir un maximum d’informations.
2. Le contingent des étudiants doit être respecté. Il s’agit du nombre maximum d’heures qu’un étudiant peut prester par année calendrier au taux préférentiel de la cotisation de solidarité, auprès d’un ou plusieurs employeurs. Depuis le 1^er janvier 2025, le contingent des étudiants s’élève à 650 heures par année calendrier. Si l’étudiant dépasse ce contingent, il sera soumis aux cotisations sociales ordinaires dès sa 651^e heure de travail. N’oubliez donc pas de demander à votre étudiant une attestation afin de vérifier si ces heures n’ont pas été prestées ailleurs pendant l’année ou n’ont pas été réservées par un autre employeur. Votre étudiant peut télécharger cette attestation par le biais du service en ligne My Student at work et l’application Student at work.
3. Le travail étudiant doit être presté en dehors des périodes de présence obligatoire de l’étudiant dans son établissement d’enseignement.

La première condition à respecter pour bénéficier de l’application de la cotisation de solidarité est donc la conclusion d’un contrat d’étudiant avec votre étudiant. Pour conclure ce contrat spécifique, il faut respecter une série de conditions :

• Le travail étudiant est autorisé dès l’âge de 15 ans à condition d’avoir suivi au moins les deux premières années de formation de l’enseignement secondaire avec un programme d’apprentissage complet, et donc de ne plus être soumis à l’obligation scolaire à temps plein ; ou dès l’âge de 16 ans. L’étudiant doit avoir au moins 15 ans et avoir terminé les deux premières années de l’enseignement secondaire. À défaut, il devra attendre ses 16 ans. L’accord de coalition fédéral 2025-2029 prévoit la simplification de cet âge minimum : la limite d’âge pour le travail des étudiants passera à 15 ans pour tout le monde, sans aucune condition à respecter en matière d’obligation scolaire.

Il n’y a pas d’âge maximal.

• L’étudiant inscrit doit avoir un statut principal d’étudiant dans un établissement d’enseignement secondaire, supérieur ou universitaire ou préparer un examen auprès d’un jury central. 
• Il n’y a pas d’âge maximal. L’étudiant ne doit pas relever d’une catégorie qui est exclue du champ d’application du contrat de travail par la réglementation. Les catégories suivantes sont exclues :
  • les étudiants qui travaillent de manière continue depuis au moins 12 mois pour le même employeur ;
  • les étudiants qui suivent uniquement des cours du soir ou qui sont inscrits dans un établissement d’enseignement avec un programme d’apprentissage limité, sauf dans certains cas particuliers ;
  • les étudiants qui effectuent un stage dans le cadre de leur programme d’études et qui effectuent un travail non rémunéré dans le cadre de ce stage.

Les étudiants qui suivent une formation en alternance peuvent conclure un contrat d’étudiant, mais uniquement pour des prestations en dehors des heures de leur formation théorique et pratique, et à condition qu’ils ne bénéficient pas d’allocations de chômage ou d’insertion. Si l’étudiant souhaite travailler chez l’employeur auprès duquel il suit également sa formation pratique dans le cadre de son apprentissage en alternance, une autre condition s’applique : il ne peut le faire qu’en juillet et en août, donc en dehors de la période où son contrat d’apprentissage en alternance est actif.

Les jeunes qui suivent uniquement une formation théorique à temps partiel peuvent conclure un contrat d’étudiant, mais seulement pendant les périodes de vacances scolaires. En raison de cette disposition légale, les étudiants qui suivent des cours du soir sont donc exclus du champ d’application du travail étudiant.

Rien n’interdit les étudiants de travailler en caisse, même s’ils sont mineurs. Aucune disposition de la législation sociale n’interdit en effet aux étudiants de travailler à la caisse, même s’ils ont moins de 18 ans. Si vous êtes propriétaire d’un magasin, vous pouvez donc sans problème engager un étudiant de 16 ans pour tenir la caisse, à condition qu’il remplisse les conditions pour conclure un contrat d’étudiant (voir ci-dessus).

Vous constatez un vol ? Depuis le 1^er janvier 2025, les mineurs âgés de 12 ans peuvent être tenus personnellement responsables, sur le plan civil, des dommages qu’ils ont causés. Au niveau pénal, une personne ne peut toutefois être tenue responsable qu’à partir de l’âge de 18 ans. La responsabilité personnelle, tant civile que pénale, n’est dès lors acquise qu’à l’âge de 18 ans. En cas de vol, il est donc plus difficile de tenir le mineur pour responsable. Par conséquent, veillez à bien cerner votre étudiant jobiste !

Le salaire que vous versez à votre étudiant est fixé dans la CCT conclue par la commission paritaire dont relève votre entreprise. Il n’y a pas de barèmes spécifiques pour les étudiants dans votre secteur ? Dans ce cas, ils ont droit au salaire mensuel moyen. Un étudiant jobiste peut également bénéficier d'une indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail ainsi que d'une indemnité de frais, conformément aux règles applicables à vos travailleurs.

Pour la prime de fin d’année et les autres avantages extralégaux, il est également préférable de vérifier les prescriptions de la commission paritaire. Aucune disposition spécifique n’est prévue dans votre secteur ou au sein de votre entreprise ? Dans ce cas, les étudiants jobistes que vous engagez ont exactement les mêmes droits que vos autres travailleurs. Le droit à une prime de fin d’année ou à d’autres avantages extralégaux dépend souvent d’une ancienneté minimale dans l’entreprise. Cette condition s’applique donc également à vos étudiants jobistes. avantages extralégaux dépend souvent d’une ancienneté minimale dans l’entreprise, y compris pour les étudiants.

L’embauche d’un étudiant jobiste est avantageuse sur les plans fiscal et social lorsque l’étudiant preste maximum 650 heures par an. Sur ces heures prestées, l’employeur ne paie qu’une cotisation de solidarité de 5,42 %. En outre, 2,71 % sont à la charge de l’étudiant. Ces 650 heures sont exonérées de précompte professionnel, mais pas de l’impôt final de l’étudiant. Par conséquent, l’étudiant est soumis à l’impôt sur le revenu sur la rémunération nette imposable dépassant la quotité du revenu exemptée d’impôt. 

Un étudiant travaille plus de 650 heures ? On parle alors d’étudiant travailleur et non d’étudiant jobiste, et les cotisations de sécurité sociale ordinaires s’appliquent dès la 651ᵉ heure. En ce qui concerne les allocations familiales, les étudiants en Flandre peuvent prester jusqu’à 650 heures de travail étudiant sans suspension de leur droit au Groeipakket. 

• Pour engager un étudiant jobiste, vous devez établir un contrat de travail sous la forme d’un contrat d’étudiant.
  • Ce contrat doit toujours être conclu par écrit, en deux exemplaires, pour une durée déterminée. Il doit être signé par vous et par l’étudiant, au plus tard au moment de l’entrée en service de ce dernier.
  • Le contrat d’étudiant doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Vous les retrouverez dans nos modèles de contrats disponibles dans Juricible.
  • Remettez une copie de votre règlement de travail à l’étudiant et faites-lui signer un accusé de réception.
• Avant que l’étudiant ne commence à travailler chez vous, vous devez effectuer une déclaration Dimona, en utilisant le type STU. Chaque trimestre pendant lequel l’étudiant travaillera dans votre entreprise, vous devez déclarer le nombre d’heures prévues. Si vous effectuez cette déclaration en retard, vous ne pourrez pas bénéficier du régime de cotisations de solidarité et devrez payer les cotisations ordinaires.
• L’étudiant reste dans votre entreprise sans interruption pendant douze mois ou plus ? Alors les règles relatives au contrat d’étudiant ne s’appliquent plus, et vous ne pourrez plus bénéficier des cotisations de solidarité pour cette personne.
• Si vous engagez un étudiant via une agence d’intérim, l’agence reste l’employeur. Vous êtes alors soumis à la fois à la législation sur le travail des étudiants et à celle sur le travail intérimaire. Au début de la mission, vous devez également remettre une copie de votre règlement de travail à l’étudiant intérimaire.

Une période d’essai est une période au début du contrat de travail au cours de laquelle l’employeur et le travailleur peuvent mettre fin au contrat sans délai de préavis ni indemnité.  

Les trois premiers jours de tout contrat étudiant constituent la période d’essai. Attention : il s’agit de jours effectivement prestés, et non de jours calendrier. Depuis le 10 novembre 2022, vous devez obligatoirement mentionner la durée et les conditions de la période d’essai dans le contrat de travail pour les étudiants si vous souhaitez y avoir recours. 

Vous voulez résilier le contrat après le deuxième jour de la période d’essai ? C’est possible. Veillez à envoyer une lettre recommandée à l’étudiant l’informant que vous souhaitez mettre fin au contrat de travail pendant la période d’essai, sans préavis ni indemnité. Veillez à ce que l’étudiant ne vienne pas travailler un jour supplémentaire en plus des trois jours de période d’essai.  

• Si, en tant qu'employeur, vous résiliez un contrat d'une durée inférieure à un mois, le délai de préavis est de trois jours.
• Lorsque la durée du contrat est supérieure à un mois, le délai de préavis correspond à sept jours.
• L'étudiant résilie le contrat ? Le délai de préavis est d'un jour pour un contrat de moins d'un mois, contre trois jours pour un contrat de plus d'un mois.

Un travailleur malade a droit au salaire garanti. La situation de votre étudiant dépend de son statut (ouvrier ou employé) et de la durée de son contrat de travail. Un étudiant ouvrier n’a droit au salaire garanti en cas de maladie qu’à partir du moment où il est occupé de manière ininterrompue pendant au moins un mois dans votre entreprise. La même condition d’ancienneté minimale d’un mois s’applique également aux étudiants employés, à condition que leur contrat d’étudiant ait une durée inférieure à trois mois. Étant donné qu’un contrat d’étudiant a en principe une durée plutôt courte (≤ 1 mois), vous devrez en tant qu’employeur rarement verser un salaire garanti à un jobiste.

Il ne faut pas non plus perdre de vue que vous devez disposer d’une assurance accidents du travail pour tous vos étudiants, que leur emploi soit soumis aux cotisations sociales ordinaires, aux cotisations de solidarité ou ne soit pas soumis du tout aux cotisations sociales.

L’étudiant est lié à un contrat de travail et relève de la loi relative aux contrats de travail et de la loi aux jours fériés du 4 janvier 1974. Cette loi prévoit dix jours fériés légaux. Si un jour férié tombe durant la période au cours de laquelle l’étudiant travaille pour vous, il peut rester à la maison et vous lui versez un salaire de jour férié. Si l’étudiant travaille à temps partiel et selon un horaire fixe, vous ne devrez payer que les jours fériés coïncidant avec son horaire. Si le jour férié tombe durant une période de suspension de l’exécution du contrat de travail, le droit au salaire de jour férié dépend de la cause de la suspension.  

L’étudiant a droit au salaire de jour férié pour les jours fériés tombant dans les 30 jours suivant le début de la suspension. C'est par exemple le cas en cas de maladie. Ce droit est limité au salaire pour les jours fériés tombant dans les 14 jours suivant le petit chômage ou un cas de force majeure temporaire, par exemple.

Lorsqu’un jour férié tombe après la fin du contrat de travail, l’étudiant peut dans bien des cas encore bénéficier du salaire de jour férié. Ce droit dépend de la durée de la période durant laquelle il était en service:

• Si la période est inférieure à 15 jours, il n'y a pas de droit au salaire de jour férié.
• Si l’étudiant a travaillé pendant une période de 15 jours à un mois, il a droit au paiement d’un jour férié qui tombe dans les 14 jours suivant la fin du contrat de travail.
• Si l’étudiant a travaillé plus d’un mois, il a droit au salaire pour tous les jours fériés qui tombent dans les trente jours suivant la fin du contrat de travail.

En cas de résiliation pour une raison urgente ou si l’étudiant démissionne lui-même, vous n’avez pas à payer le jour férié. De même, si vous pouvez prouver que l’étudiant travaille ailleurs le jour du jour férié, vous n’êtes pas tenu de payer ce jour.

Les étudiants n’ont pas droit aux congés payés, puisqu’ils ne paient pas de cotisations de sécurité sociale. 

La plupart des étudiants que vous occupez relèvent du statut d’étudiants jobistes. Mais dans l’horeca et dans les secteurs de l’agriculture et de l’horticulture, vous pouvez également engager des étudiants comme travailleurs occasionnels, moyennant une convention d’étudiant écrite.

Un régime similaire s’applique dans les secteurs de l’agriculture et de l’horticulture, mais sans limitation du nombre de jours consécutifs. Le plafond est fixé à 50 jours (dans certains cas convertibles en 100 demi-jours) pour l’agriculture, et à 100 jours pour l’horticulture. Les cotisations sociales ordinaires (ONSS) sont calculées sur base du forfait journalier applicable au secteur agricole ou horticole.

Vous pouvez même combiner librement le statut d’étudiant jobiste et de travailleur occasionnel, mais pas simultanément. La cotisation de solidarité que vous payez pour un étudiant jobiste reste toutefois plus avantageuse que le forfait ONSS lié au travail occasionnel.

Un étudiant peut combiner le statut d'étudiant jobiste avec celui d'étudiant indépendant, tant qu'il ou elle respecte le contingent de 65 heures pour le travail en tant qu'étudiant jobiste.

Travailler en tant que bénévole est autorisé à partir de l'âge de 15 ans pour ceux qui ont suivi au moins les deux premières années de l'enseignement secondaire avec un programme complet, ou sinon à partir de l'âge de 16 ans. Attention, celui qui travaille déjà en tant qu'étudiant jobiste pour votre organisation peut également être actif en tant que bénévole, à condition que les activités bénévoles ne soient pas liées aux activités dans le cadre de la convention d'étudiant. Une fonction bénévole n'est jamais rémunérée ; vous pouvez uniquement offrir une indemnité pour frais, qui doit soit correspondre aux frais réellement engagés, soit ne pas dépasser un certain plafond.

Lisez ici plus d'informations sur le bénévolat.

Le régime actuel du travail associatif est en vigueur depuis le 1er janvier 2022. Ce régime s'applique à certaines activités dans les secteurs socio-culturels et sportifs. Le travail associatif est effectué dans le cadre d'un contrat de travail auquel s'appliquent des règles particulières. Le salaire pour le travail associatif est exempté des cotisations de sécurité sociale.

Un étudiant ayant déjà travaillé pour un employeur peut effectuer un travail associatif pour le même employeur, sans devoir respecter une période d'attente. Un étudiant peut d’ailleurs à la fois travailler comme étudiant jobiste et effectuer du travail associatif. Le nombre d'heures de travail associatif est limité à 190 heures par an, en supplément du contingent étudiant. Les contingents trimestriels pour le travail associatif doivent également être respectés.