Que vous coûte un collaborateur ?

En ces temps de pénurie sur le marché de l’emploi, augmenter votre attrait en tant qu’employeur se révèle une stratégie judicieuse. Cette initiative doit s’accompagner d’un package salarial convaincant. Cependant, quels éléments salariaux doivent ou peuvent le composer ? Comment calculer vos frais salariaux annuels totaux réels ? Acerta vous détaille le tout et se charge du calcul pour vous. Vous éviterez ainsi les surprises.

Calculez vos frais salariaux annuels totaux

Vous envisagez d’engager un collaborateur ? Préparez-vous bien : calculez ce que votre nouveau collègue vous coûtera au total sur base annuelle. Ne vous arrêtez pas au salaire brut : les frais salariaux annuels ne se calculent pas simplement en multipliant le salaire mensuel par douze. Pour obtenir une estimation correcte, tenez compte de tous les éléments salariaux s’appliquant à votre secteur et à votre candidat-collaborateur.

Les outils de simulation dans Juricible vous y accompagnent pas à pas. Votre gestionnaire de dossier Acerta vous aide aussi à optimiser vos frais salariaux.

La base : le salaire brut

Le montant du salaire brut dépend entre autres :

• de l’expérience de votre futur collaborateur
• de son statut : employé, ouvrier ou étudiant jobiste
• du niveau de sa fonction
• des CCT et autres accords sectoriels au sein de votre commission paritaire ainsi que des accords que vous avez éventuellement conclus au sein de votre entreprise en matière de rémunération
• du nombre d’heures de travail
• des conventions salariales que vous concluez vous-même avec votre futur collègue

Attention ! Convenez toujours d’un salaire brut avec votre candidat-collaborateur, car c’est le seul montant que vous contrôlez. Vous ne savez en effet pas si des (dés)avantages fiscaux ou une déduction ONSS s’appliquent ni comment sa situation familiale influence son salaire net, actuellement ou à l’avenir. Si vous réalisez tout de même une simulation du net, communiquez toujours ce salaire sous réserve et sans garantie à votre collaborateur.

Salaire minimum ou conforme au marché

En principe, en tant qu’employeur, vous devez au moins payer le salaire minimum à votre collaborateur. Vous pouvez retrouver le montant de celui-ci dans le Guide Sectoriel de Juricible. Vous pouvez aussi demander conseil à votre gestionnaire de dossier Acerta. Si vous voulez toutefois engager une collaboration durable et vous démarquer comme un employeur attrayant, mieux vaut alors convenir d’un salaire conforme au marché. Comparez au préalable votre proposition de salaire par rapport au repère salarial. 

Règles dans votre secteur

Vous devez tenir compte des salaires de base au sein de votre secteur (commission paritaire). De plus, certaines obligations s’imposent selon le secteur. Le secteur de la construction prévoit ainsi des sursalaires pour des travaux sur chantier le week-end. Les primes d’équipe diffèrent selon le secteur. Certains secteurs imposent d’octroyer des écochèques à votre collaborateur.

Cotisations patronales

En tant qu’employeur, vous payez des cotisations patronales à la sécurité sociale. Celles-ci sont calculées sous forme de pourcentage du salaire brut de votre collaborateur. Ce pourcentage dépend de plusieurs facteurs.

Du brut au net

Votre collaborateur paie des cotisations de sécurité sociale sur son salaire brut qui servent entre autres à financer les pensions et l’assurance maladie. En outre, un précompte professionnel est retenu, il s’agit d’une avance sur les impôts dont il sera en fin de compte redevable. Pour finir, d’autres retenues peuvent également s’appliquer. Ce qu’il reste représente alors le salaire net.

• Statut du collaborateur : selon que vous occupiez un étudiant, un ouvrier ou un employé, différents pourcentages de cotisation s’appliquent.
• Secteurau sein duquel vous êtes actif. Le secteur ou la commission paritaire dont relève votre entreprise est déterminé(e) sur la base de l’activité de votre entreprise. On se base généralement sur l’activité principale. Ce n’est toutefois pas toujours le cas. La détermination du secteur joue un rôle crucial dans les frais salariaux d’un travailleur. Une personne chargée de travaux de nettoyage peut en effet s’attendre à une tout autre rémunération selon que celle-ci est occupée par une entreprise de nettoyage ou par une entreprise exécutant généralement des travaux de construction.
• Catégorie professionnelle. La plupart des secteurs classent les fonctions existant au sein de ceux-ci en catégories distinctes. Il faut donc examiner selon la commission paritaire sous quelle catégorie de fonction le travailleur tombe. Celle-ci déterminera dans une large mesure le salaire minimum auquel le travailleur peut prétendre.
• Taille de votre entreprise. Les entreprises de moins de 10 travailleurs doivent payer 1,69 % de cotisations de moins que celles atteignant cette norme.
• Trimestre. Une simulation salariale peut varier selon le moment de sa réalisation. Votre cotisation ONSS patronale peut fluctuer un tout petit peu chaque trimestre. En outre, la réduction ONSS pour les bas salaires ne pourra pas être octroyée ou sera moins importante le trimestre du paiement de la prime de fin d’année. Votre cotisation ONSS patronale totale ne sera totalement claire qu’à la fin de l’année.

Réductions ONSS

En Belgique, vous pouvez bénéficier de réductions sur les cotisations patronales de sécurité sociale calculées :

• Si vous êtes un nouvel employeur, vous bénéficierez de réductions importantes sur la facture des cotisations de sécurité sociale pour vos trois premiers employés que vous engagez.
• Autre mesure non négligeable pour l’emploi : une réduction groupe-cible pour entre autres les travailleurs plus âgés que vous occupez ou engagez, les jeunes peu qualifiés, les chômeurs de longue durée, etc.
• D’autres conditions propres aux autorités flamandes, wallonnes, bruxelloises et germanophones.

Pécule de vacances

Votre collaborateur a droit à un pécule de vacances.

Il en existe deux types :

• le simple pécule de vacances, le paiement du salaire pendant les jours de vacances
• le double pécule de vacances, un supplément proportionnel au droit de vacances constitué

Pour les employés :

• Ils reçoivent leur pécule de vacances de votre part.
• Vous leur payez également une indemnité annuelle supplémentaire en plus de leur simple pécule de vacances, lorsqu’ils prennent leurs vacances principales. Il s’agit du double pécule de vacances.

Pour les ouvriers :

• Ils ne reçoivent pas de salaire de votre part lorsqu’ils prennent des jours de vacances. L’Office national des vacances annuelles (ONVA) ou la caisse de vacances compétente paie leurs simple et double pécules de vacances entre le 2 mai et le 30 juin. Pour les ouvriers, votre cotisation patronale est calculée sur 108 % du salaire mensuel brut, elle est 15,84 % plus élevée que pour les employés (5,57 % à chaque paiement des salaires et 10,27 % en plus une fois par an sur la base des salaires de l’année précédente), et ce, parce que ce n’est pas vous en tant qu’employeur qui payez leur pécule de vacances, mais bien l’Office national des vacances annuelles.

Prime de fin d’année

La prime de fin d’année est un bonus que vous payez chaque année à votre collaborateur. Le paiement obligatoire ou non de ce treizième mois dépend de la réglementation en vigueur au sein de votre commission paritaire. Votre secrétariat social vous conseille à ce propos. Dans la simulation des frais salariaux de Juricible, il faut tenir compte de la prime de fin d’année prévue dans le secteur pour lequel le calcul est effectué.

Assurance obligatoire

En cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle, votre collaborateur a droit à une allocation par le biais de l’assurance contre les accidents de travail ou du Fonds des maladies professionnelles. En tant qu’employeur, vous êtes obligé de souscrire une assurance accidents de travail et la prime que vous payez représente un pourcentage de ce que votre collaborateur gagne, selon l’ampleur du risque de votre entreprise.

Frais complémentaires

D’autres facteurs dont vous devez peut-être tenir compte :

• les frais d’affiliation et de gestion pour votre secrétariat social
• l’investissement dans la prévention et la protection au travail obligatoires ;
• l’affiliation auprès d’un service de médecine du travail et d’un service de prévention
• de frais de fonctionnement : matériel de bureau, tenue de travail spéciale ou autres équipements dont votre collaborateur a besoin et qui doivent être remplacés au moment opportun
• du remboursement des déplacements domicile-lieu du travail
• de l’abonnement aux transports en commun
• de l’indemnisation des frais, par exemple pour les Sales Managers
• de cotisations spéciales, pas toujours directement destinées à la sécurité sociale et parfois uniquement dues dans certaines circonstances, par exemple la cotisation de solidarité pour les étudiants, les cotisations pour le Fonds amiante et la cotisation de solidarité pour l’utilisation de véhicules d’entreprise ; le site web de la sécurité sociale vous les énumère de façon exhaustive.

Pour connaître le salaire précis, incluant tous les éléments salariaux, mieux vaut réaliser une simulation détaillée. Vous pouvez y procéder par le biais des modules Simulations - salaires et indemnités de Juricible. Vous pouvez également demander à votre gestionnaire de dossier Acerta Secrétariat Social de l’effectuer. Dans ce cas-là, il calculera pour vous les frais salariaux exacts, en incluant les frais et les optimisations salariales que vous n’avez pas forcément détectées.

Optimiser les frais salariaux annuels

Il existe de nombreuses options pour payer un salaire brut inférieur, tout en rémunérant vos collaborateurs correctement et de façon motivante.

Avantages extralégaux

Vos collaborateurs ne paient pas ou paient moins de cotisations de sécurité sociale et d’impôts sur les avantages extralégaux. De plus, ceux-ci sont (partiellement) déductibles fiscalement pour vous.

Les classiques :

• chèques-repas
• écochèques
• chèques sport et culture
• assurance hospitalisation
• assurance groupe
• voiture de société avec carte essence
• smartphone avec abonnement
• ordinateur portable et/ou abonnement internet
• prime de naissance et de mariage

Tenez également compte des frais générés, par exemple, par le fournisseur de chèques-repas ou l’entreprise de leasing de voitures.

Attention, certains avantages extralégaux ne sont peut-être pas (totalement) déductibles fiscalement.

Rémunération flexible

Le plan cafétéria est un package de rémunération flexible permettant à votre collaborateur de lui-même choisir des avantages salariaux parmi vos propositions, et ce, sans augmenter vos frais salariaux. En mars 2018, Acerta a réalisé une enquête auprès de plus de 1700 travailleurs belges. Celle-ci a montré que 70 pour cent d’entre eux souhaitent composer eux-mêmes leur package salarial. Les éléments principaux de la rémunération flexible sont les vacances, la mobilité et la pension. En tant qu’employeur, mieux vaut donc envisager la mobilité sous un angle plus moderne et étendu comme un élément de votre plan cafétéria et établir une politique équilibrée en la matière. Ces trois solutions sont actuellement déjà très populaires auprès des candidats-collaborateurs :

• Budget pour la mobilité

Un quart des collaborateurs interrogés associe la composition de son package salarial à la mobilité : une voiture de société ou un vélo de société électrique pour se rendre au travail ou se déplacer pendant les heures de travail. Plus de la moitié des collaborateurs possédant déjà une voiture de société désire remplacer sa grosse voiture de société par un modèle plus petit, l’échanger pour une version hybride ou encore l’échanger contre... des vacances.

• Acheter des vacances

31 % des collaborateurs interrogés veulent échanger des jours de vacances contre un salaire en espèces. 42 % de ceux qui en sont demandeurs ont moins de 30 ans. En outre, 26 % des collaborateurs sont intéressés par la transaction inverse : ils souhaitent davantage de jours de vacances et sont prêts à les payer au moyen de leur salaire en espèces. 

• Possibilité de travail à domicile

Le télétravail a le vent en poupe : ces deux dernières années et demie, son enregistrement a augmenté de 37,5 %. Il ressort de notre enquête que près de 65 % des employés estiment également important de déterminer eux-mêmes l’endroit depuis lequel ils souhaitent travailler. 16 % vont même jusqu’à trouver ce choix « très important ». La plupart d’entre eux ne visent toutefois que 1 ou 2 jours de télétravail par semaine. Le contact avec les collègues reste donc essentiel.

Warrants, bonus et primes

Une autre manière de vous profiler comme un employeur attrayant via votre rémunération consiste à proposer des bonus :

• warrants
• bonus salarial
• prime bénéficiaire
• prime d’innovation unique

Vous pouvez optimiser le salaire mensuel à condition de respecter les limites d’application de cette mesure. 

Calculés au cent près

Lors du calcul de vos frais salariaux annuels, il est crucial de regarder plus loin que le bout de votre nez, plus loin que le salaire brut de votre collaborateur. Préparez-vous bien et calculez le montant global.

Juricible, la Banque de connaissances par excellence pour les professionnels des RH, vous aide à calculer vos frais salariaux annuels. Il existe différents modules. Vous pouvez déjà obtenir le package « Salaires et indemnités » pour une somme très restreinte. Vous disposerez ainsi de dix outils de simulation : frais salariaux annuels, brut/net, indemnité de préavis, pécule de vacances, primes exceptionnelles, saisie sur salaire...

Acerta vous soutient

En tant qu’indépendant, vous vous affiliez obligatoirement à un secrétariat social. Si vous devez employeur, votre statut change et s’accompagne d’autres obligations. Vous pouvez vous charger vous-même de toute l’administration salariale et du paiement des salaires. Cependant, en tant qu’employeur, mieux vaut également vous affilier auprès d’un secrétariat social. Ce n’est pas obligatoire, mais recommandé. L’administration salariale peut en effet se révéler complexe et nous pouvons la simplifier pour vous.

De plus, nous nous assurons que vous puissiez vous concentrer sur votre entreprise. L’équipe d’affiliation d’Acerta Secrétariat Social vous accompagne ainsi dans vos premiers pas en tant qu’employeur. Vous réglerez ainsi directement tout grâce à notre aide, de l’affiliation et du calcul de vos frais salariaux totaux au passage au crible et à l’explication de vos obligations sectorielles.