Calendrier élections sociales

Cet article est basé sur la législation existante relative aux élections sociales de 2020, ainsi que sur l’avis formulé par le CNT au sujet des modifications apportées à la législation pour les élections sociales de 2024. Les informations qui figurent dans cet article pourront dès lors être modifiées en fonction des modifications de loi.

Dates des élections sociales

Les prochaines élections sociales auront lieu au printemps de 2024, plus précisément entre le 13 et le 26 mai 2024. La procédure électorale proprement dite débute en décembre 2023, couvre une période de 150 jours et demande un suivi strict de la part de votre département RH. Toutefois, de nombreuses démarches doivent d’ores et déjà être entreprises en coulisses. Acerta se fait un plaisir de vous épauler dans ce processus.

Premières tâches sur votre calendrier

Libérez dès à présent les ressources nécessaires et établissez un planning de sorte que la procédure électorale se déroule sans accroc. Désignez une équipe chargée de la coordination des élections sociales 2024. Veillez à ce qu’ils bénéficient du support nécessaire. Faites-les de préférence participer aux réunions d’information ou à une formation de base sur les élections sociales.

Printemps 2023 : réserver un budget et de la main-d’œuvre

Les préparatifs des élections sociales prennent deux ans. D’un point de vue budgétaire, vous devez également en tenir compte pour l’année 2023 et 2024. Établissez en outre un planning réaliste : combien de collaborateurs sont disponibles pour la coordination et à partir de quand ? Disposez-vous de suffisamment d’expertise en interne ou devez-vous demander de l’aide ? Il est également préférable de répondre au préalable aux questions pratiques concernant le vote (locaux, supervision, vote en ligne ou par courrier, etc.).

Été 2023 : choisissez votre partenaire

Vous souhaitez que les élections sociales se déroulent sans problème ? Décidez avant juin 2023 de vous faire accompagner et par qui. Choisissez de préférence un partenaire disposant d’une grande expérience sur le plan des élections sociales, de connaissances sociojuridiques approfondies dans votre secteur et d’un accès aux documents modèles adéquats. Et faites-vous aider par les bons experts : ceux d’Acerta par exemple. Grâce à nos consultants et trois packages de support, vos élections sociales sont élaborées en détail jusqu’au moment des élections.

Automne 2023 : remplissez toutes les formalités

Durant les derniers mois (octobre-novembre 2023) avant le début effectif de la procédure, vous réglez toutes les formalités administratives et juridiques. La date du vote doit ainsi être déterminée et le calendrier électoral établi en fonction de celle-ci.

Comment se déroule la procédure électorale ?

La procédure électorale débute effectivement 150 jours avant l’élection finale.

Cette période compte deux moments clés :

1. La date X : l’affichage de l’avis sur lequel figure entre autres la date des élections dans votre entreprise
2. La date Y : le jour des élections au sein de votre entreprise

Il est préférable de déterminer directement le jour de mai où le vote (date Y) sera effectué dans votre entreprise. Pour pouvoir arrêter définitivement cette date, vous devez d’abord procéder à une concertation sociale conformément à la procédure légale. Reculez ensuite de 150 jours jusqu’au jour X-60. Cette date tombe en décembre 2023. Vous devez entreprendre certaines démarches ou vous charger de certaines tâches avant et après le jour X.

Décembre 2023 : procédure préalable des élections sociales

Soixante jours avant d’annoncer publiquement la date des élections, vous déterminez, en tant qu’employeur :

• vos unités techniques d’exploitation (UTE) : parmi vos sièges, lesquelles constituent une entité indépendante ? 
• le nombre de membres du personnel par catégorie (en service dans l’UTE ce jour-là)
• les fonctions et noms des dirigeants et cadres
• la date d’affichage de l’avis du jour X
• la date d’élection proposée (jour Y)

Janvier 2024 : début de la protection « occulte » contre le licenciement

La période occulte débute en janvier 2024, plus précisément 30 jours avant le début de la procédure officielle (c’est-à-dire le jour « X-30). Durant cette période, vous ignorez encore (temporairement) quels travailleurs se porteront candidats aux élections sociales de 2024, tandis que ces travailleurs bénéficient déjà d’une protection contre le licenciement. En effet, les listes définitives de candidats doivent être remises à l’employeur au plus tard le trente-cinquième jour après le début officiel de la procédure électorale (c’est-à-dire le jour « X+35 »), alors que la protection contre le licenciement de ces candidats court déjà à partir du trentième jour avant le jour X (jour « X-30 »).  

Pendant ces 65 jours au moins, entre les jours X-30 et X+35, vous n’avez donc pas connaissance, en tant qu’employeur, du nom des collaborateurs qui se trouvent sur la liste des candidats, étant donné que la liste finale des candidats n’est divulguée en principe que fin mars ou début avril.

La protection contre le licenciement de vos collaborateurs qui se sont portés candidats signifie que vous ne pouvez pas licencier ces collaborateurs à partir du jour « X-30 » (sauf en cas de motif grave reconnu au préalable par le tribunal du travail, ou en cas de motif économique ou technique reconnu au préalable par la commission paritaire). Si vous licenciez un tel collaborateur, vous devrez lui verser une indemnité de protection très élevée, qui peut s’élever à plus de huit ans de salaire.

Nous vous conseillons dès lors de ne licencier aucun collaborateur avant la publication définitive des candidats. Selon la date du jour des élections au sein de votre entreprise, la période occulte commence en janvier 2024 et prend normalement fin en mars ou avril 2024.

Une fois les candidats connus, vous devrez continuer à tenir compte de la période de protection contre le licenciement dont bénéficient ces collaborateurs :

• Les candidats élus comme représentants ou suppléants continuent de bénéficier de la protection jusqu’à la prise de fonction de leurs successeurs lors des élections suivantes (en 2028), soit pendant approximativement quatre ans. Et s’ils sont reconduits en 2028, une nouvelle période de protection commencera pour eux.
• Les candidats qui ne sont pas élus bénéficient en principe de la même protection que les représentants des travailleurs ordinaires et suppléants. Tout candidat n’étant pas élu à deux reprises consécutives verra cependant la durée de sa protection limitée à deux ans après l’affichage des résultats des élections sociales de 2024.

Attention : si vous ne respectez pas cette protection contre le licenciement, vous devrez payer à votre collaborateur licencié une indemnité de protection pouvant atteindre huit ans de salaire.

Vous pouvez toutefois licencier des travailleurs pendant la période de protection pour motif grave (si ce motif est reconnu par le Tribunal du travail avant le licenciement) ou pour des raisons économiques ou techniques (si ces raisons sont reconnues par la commission paritaire compétente avant le licenciement).

Février 2020 : début de la procédure électorale

En février 2020, le jour X, la procédure électorale proprement dite commence. Toute personne occupée ce jour dans votre entreprise a l’opportunité de participer aux élections sociales. Il s’agit également du jour lors duquel vous annoncez définitivement plusieurs choses :

• vous fixez la date exacte et définitive d’élection
• vous publiez vos listes électorales provisoires et le nombre de mandats
• vous affichez le règlement pratique du vote : horaire des élections, modalités de vote (électronique ou non)...
• vous affichez les listes de noms du personnel dirigeant et des cadres

Vous voulez en savoir plus au sujet de la procédure électorale et des conditions d’électorat ?

Février 2024 : début de la procédure électorale

En février 2024, le jour X, la procédure électorale proprement dite commence. Toute personne occupée ce jour dans votre entreprise peut en principe exprimer sa voix le jour des élections sociales dans votre entreprise. Le jour X est également le jour lors duquel vous annoncez plusieurs choses :

• vous fixez la date exacte et définitive d’élection
• vous publiez vos listes électorales provisoires
• vous publiez le nombre de mandats par CE ou CPPT et par catégorie de personnel
• vous affichez le règlement pratique du vote : horaire des élections, modalités de vote (électronique ou non)…
• vous affichez les listes de noms du personnel dirigeant et des cadres.

Vous voulez en savoir plus au sujet de la procédure électorale et des conditions d’électorat ?

Du jour X au jour Y : suivre à la lettre la procédure électorale

Durant les 90 jours entre le jour X (en février 2024) et le jour Y (entre le 13 et le 26 mai 2024) des élections, les listes de candidats et d’électeurs sont établies, les bureaux de vote sont composés, les lettres de convocation sont envoyées et les bulletins de vote sont préparés.

• Au jour X+40 vous affichez les listes de candidats des syndicats. Ce même jour, un président ainsi qu’un président suppléant sont désignés par bureau de vote par le CE et le CPPT. En l’absence de CE ou de CPPT, c’est vous en tant qu’employeur qui devrez désigner le président et le président suppléant en accord avec la délégation syndicale. En l’absence de délégation syndicale, c’est vous en tant qu’employeur qui devrez désigner le président et le président suppléant en accord avec les syndicats concernés (et les organisations de cadres).
• Jusqu’au jour X+47, les candidats peuvent encore se retirer de la liste — à condition de le signaler à l’employeur dans ce même délai. Une plainte peut également être introduite auprès de l’employeur contre un candidat de la liste jusqu’à cette date.
• Personne ne s’est porté candidat dans aucune catégorie de personnel au jour X+35 ? Vous pouvez alors interrompre vos élections sociales.

Mai 2024 : jour de vote des élections sociales

Le jour Y, en mai 2024, vos collaborateurs voteront. En tant qu’employeur, vous mettez des locaux à disposition de sorte qu’ils puissent faire leur choix en toute discrétion. Vous pouvez également opter pour un vote électronique ou par courrier : suivez, pour ce faire, les conditions et procédures légales en temps et en heure.

Veillez également à ce qu’une personne supervise le bon déroulement des élections sociales. Les voix sont-elles comptées par les bureaux de vote ? Dans ce cas, vous devez annoncer qui sont les représentants des travailleurs et leurs suppléants.

Introduction des listes de candidat par les syndicats

Les listes de candidats doivent être transmises en mars, au plus tard 35 jours après le jour X. Seules les organisations syndicales représentatives que sont la FGTB, la CGSLB et la CSC peuvent proposer des candidats pour les élections sociales — à condition qu’ils soient affiliés au syndicat qui les propose et remplissent les conditions d’éligibilité.

Dans les UTE comprenant au moins 15 cadres, les cadres constituent une catégorie de personnel distincte lors des élections du CE. Les listes de candidats pour l’élection des représentants du personnel qui représentant les cadres au sein du CE peuvent également être introduites par :

• les organisations représentatives des cadres (la CNC) ;
• une « liste interne » introduite par au moins 10 % des cadres de l’entreprise, à condition que le nombre de signataires de cette liste interne s’élève au moins à 5 s’il y a moins de 50 cadres, et à 10 s’il y a moins de 100 cadres.

Qui a le droit de voter ?

Les travailleurs ne peuvent pas tous participer au vote au sein de votre organisation. Le personnel dirigeant est d’office exclu. Qui peut donc voter ?

• Vos collaborateurs qui sont en service depuis plus au moins trois mois auprès de l’entité juridique ou de l’UTE formée par plusieurs entités juridiques à la date du jour des élections.

Depuis 2020, les intérimaires occupés chez vous ont également le droit de vote au sein de votre entreprise, à condition de remplir certaines conditions.

Il est prévu qu’avant les élections sociales de 2024, la législation sur ce point soit modifiée comme suit : les travailleurs temporaires auront le droit de vote dans l’entreprise où ils travaillent, s’ils respectent les conditions suivantes :

1. avoir travaillé dans l’entreprise au cours de la période comprise entre le 1^er novembre 2023 et le 31 janvier 2024, et ;
2. avoir travaillé effectivement au moins 32 jours dans cette entreprise au cours de cette période.

Les listes électorales comprennent tous les travailleurs et les intérimaires en droit de voter. Si un travailleur ou un intérimaire qui ne figure pas sur cette liste exprime néanmoins un vote, l’élection peut alors être déclarée invalide.

Dans quel cas suspendre une procédure électorale sociale en cours ?

Si entre le jour X et le jour des élections dans votre entreprise (jour Y) :

• la majorité de vos collaborateurs d’une certaine catégorie de personnel sont impliqués dans une grève, ou ;
• si 25 % de la catégorie concernée d’ouvriers ou d’employés sont temporairement sans emploi selon les documents de la RVA,

les procédures électorales peuvent être suspendues à la demande d’un syndicat qui peut présenter des candidats.

Toutefois, l’employeur et les syndicats qui peuvent désigner des candidats peuvent décider de poursuivre les élections. En l’absence d’un tel accord, ils fixent la date à laquelle les démarches électorales sont suspendues. Si cette date n’est pas fixée, la suspension commence lorsque les conditions de suspension sont remplies. La suspension prendra fin le jour où les conditions de suspension ne seront plus remplies. Il est prévu qu’à partir des élections sociales de 2024, il soit possible pour l’employeur de fixer avec les syndicats concernés la date de fin de la suspension.

Dans quel cas suspendre les élections sociales ?

Les élections sociales doivent être tenues dans le délai légal. Dans certaines circonstances, les élections peuvent néanmoins être suspendues :

• si l’entreprise a décidé de cesser toutes ces activités pour de bon ;
• si — en cas de fermeture temporaire de l’entreprise — le nombre de travailleurs occupés est inférieur au nombre nécessaire pour la tenue des élections sociales.

En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas simplement décider de la suspension, même si les conditions sont remplies. Vous demandez au préalable l’autorisation de l’inspecteur social-chef de district de la Direction Générale Contrôle des lois sociales. Celui-ci demande à son tour d’abord l’accord de votre conseil d’entreprise ou CPPT. Ces organes n’existent pas encore ? Alors, il se tourne vers l’employeur et la délégation syndicale pour l’accord.

Si la suspension est autorisée, elle ne peut en aucun cas excéder une période d’un an. Le conseil ou le comité existant poursuit l’exercice de ses fonctions durant cette période. Les représentants du personnel et les candidats continuent de bénéficier de la protection contre le licenciement pendant cette même période.

Votre guide électronique sur les élections sociales 2024

Acerta a rassemblé les six questions les plus fréquemment posées dans un guide pratique et clair. Vous y découvrirez le pourquoi du comment des élections sociales et pourrez vous y préparer correctement et à temps.

Accompagnement lors des élections sociales

Vous souhaitez être bien préparé et confiant en vue des élections sociales ? Inscrivez-vous, vous et vos collaborateurs concernés, à une formation de base sur les élections sociales.

Vous voulez être sûr de suivre correctement toutes les étapes de la préparation ? Nous sommes là pour vous.

Acerta vous guide

Des élections sociales en 2024 ? Comptez dès maintenant sur nos experts. Nous vous conseillons, intervenons quand vous en avez besoin ou vous apportons notre soutien tout au long du processus. Ainsi, vous êtes assuré que les élections se dérouleront sans accroc et dans les règles.