Questions fréquemment posées

Pouvez-vous demander le chômage économique ? Le travail à domicile est-il une bonne option ? Votre collaborateur peut-il échanger sa voiture de société contre des espèces ? En tant qu’employeur, vous êtes régulièrement confronté à des questions auxquelles vous ne pouvez pas toujours répondre. Pas d'inquiétude : nous sommes à votre disposition – en chair et en os et en ligne. Vous trouverez ci-dessous des questions fréquemment posées aux entrepreneurs employeurs. Vous avez encore une question spécifique sur votre situation ? N’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de dossier habituel !

Malgré la relance économique, vous traversez une période où vous avez moins de clients ou moins de travail ? Ou un client a annulé ou reporté un gros projet ? Dans ce cas, le chômage économique représente peut-être une solution en vue de surmonter cette phase – à condition de répondre à un certain nombre d'obligations. Stefaan Vos, Proces Manager BPO chez Acerta, partage avec vous son plan par étapes pour l’introduction du chômage économique pour les ouvriers.

Si vous invoquez le chômage économique, vous êtes tenu d’en informer vos ouvriers. Vous devez donc communiquer que vous avez demandé une période de chômage temporaire, et qu’ils devront éventuellement pointer. Prévenez-les au moins sept jours calendrier avant la date de début de la période – le jour de la notification et la date de début ne comptent pas dans ce calcul.

Le jour où vous informez vos ouvriers, transmettez une communication préalable à l’ONEM. Vous l’envoyez par l’intermédiaire du site web de la sécurité sociale au bureau de chômage du lieu où est établie votre organisation.

Chaque ouvrier mis au chômage temporaire doit recevoir un document C32a. Et ce, au plus tard le premier jour de chômage effectif du mois. Pendant la période de chômage économique, votre collaborateur colorie une case sur l'horaire de ce document dès qu’il travaille. Il pointe ? Dans ce cas, il laisse la case vierge.

Vous créez un livre de validation dans lequel vous consignez les données d’identité, le mois concerné et le numéro du formulaire C32a. Grâce au livre de validation, l’organisme de paiement sait quand le travailleur a pointé et quel document il doit présenter pour toucher son allocation.

Le traitement salarial se déroule aussi autrement pendant le chômage économique. Ainsi, lors de la transmission des salaires, vous devez utiliser un code spécifique pour les jours où le collaborateur a pointé.

Lors d’événements personnels ou familiaux spécifiques, un travailleur peut prétendre à des jours de congé. Ces courtes périodes d’absence portent le nom de petit chômage. Votre collaborateur perçoit son salaire normal. L’événement a lieu en dehors du temps de travail réel, par exemple un dimanche, ou pendant une maladie ou des vacances ? Dans ce cas, le travailleur ne peut pas prétendre au petit chômage.

Votre collaborateur doit vous avertir de l’événement au préalable ou au moins le plus vite possible. Et il peut seulement prendre les jours d’absence autorisés pour le motif pour lequel ils sont autorisés.

Voici un aperçu des circonstances :

  • Mariage du collaborateur : deux jours de petit chômage, à choisir par le travailleur dans la semaine où le mariage a lieu ou la semaine suivante.
  • Mariage d’un proche membre de la famille (enfant, frère ou sœur, beau-père ou belle-mère...) : le jour du mariage.
  • Décès d’un proche membre de la famille (conjoint(e), enfant, père ou mère...) : trois jours, à choisir par le travailleur entre le jour du décès et le jour des funérailles.
  • Communion solennelle ou participation à la fête de la jeunesse laïque d'un enfant du travailleur ou de son (sa) conjoint(e) : le jour de l’événement. Ce jour tombe un dimanche, un jour férié ou un jour habituel d’inactivité ? Le jour habituel d’activité immédiatement avant ou après compte dans ce cas.
  • Participation à un jour à la Cour d’assises, convocation en tant que témoin devant le tribunal ou comparution personnelle ordonnée par le tribunal du travail : le temps nécessaire, avec un maximum de cinq jours.
  • Exercice des fonctions d’assesseur d’un bureau de vote lors des élections législatives, provinciales et communales : le temps nécessaire.

Outre les événements susmentionnés prévus par la loi, des réglementations plus favorables s’appliquent parfois au niveau du secteur ou de l’entreprise. Ne manquez pas de consulter votre Guide sectoriel et votre règlement de travail.

Un collaborateur peut aussi prétendre à des jours de congé pour raisons impérieuses : tout événement imprévu et indépendant du travail qui requiert son intervention urgente et indispensable. Et ce, pour autant que la présence au travail rende impossible l’intervention du collaborateur.

Contrairement au petit chômage, vous ne devez pas payer ces jours. Pour certaines absences, vous êtes tenu d’accorder le congé. Pour d’autres, vous disposez d'un pouvoir d’appréciation : vous déterminez vous-même si vous autorisez l’absence ou non. Attention : des règles différentes s’appliquent parfois dans votre secteur ou votre entreprise – vérifiez donc soigneusement !

Votre collaborateur doit vous informer de l’événement au préalable ou au moins le plus vite possible. Et il peut seulement prendre les jours d’absence autorisés pour le motif pour lequel ils sont autorisés. De plus, vous pouvez lui demander une preuve de la raison impérieuse.

Le congé pour raisons impérieuses vaut par exemple en cas de maladie, d’accident ou d'hospitalisation :

  • d’une personne habitant sous le même toit que le collaborateur, comme le parent, l’enfant (y compris l’enfant adoptif ou le pupille), le petit-enfant, la tante ou l’oncle du travailleur ou de son (sa) conjoint(e) ;
  • d’un parent ou d'un allié au premier degré n'habitant pas avec le travailleur, comme les parents, les beaux-parents, les enfants ou les beaux-enfants du travailleur.

En tant qu’employeur, vous pouvez également considérer d’autres événements comme des raisons impérieuses, de commun accord avec votre collaborateur. Le secteur peut aussi étendre cette liste.

Durée

Le délai est limité au temps nécessaire pour régler le problème pour lequel le congé a été octroyé et restreint à un maximum de dix jours ouvrables par année civile. Pour les travailleurs à temps partiel, ce nombre est proportionnel à leur durée du travail. Le travailleur a besoin de plus de temps ? Dans ce cas, vous pouvez éventuellement envisager d’accorder un congé non rémunéré supplémentaire, mais votre collaborateur ne peut pas l’exiger. Le secteur prévoit parfois plus de jours.

En effet, certaines circonstances donnent droit à d’autres types de congés comme le repos d’accouchement ou le congé de paternité. Désormais, il existe aussi des congés thématiques comme le congé de maternité, l’assistance médicale et le congé palliatif.

Le Règlement général sur la protection des données a vu le jour afin de mieux protéger les données à caractère personnel dans un environnement numérique. Les travailleurs, candidats, fournisseurs et prestataires de services ont le droit de savoir ce qu’il advient de leurs données. Cela a un impact sur le traitement des informations du payroll, les informations générales sur les travailleurs, les CV, les données médicales, les rapports d’entretiens de fonctionnement, etc. Il vaut mieux appliquer correctement le RGPD : toute négligence ou mauvaise volonté sera sévèrement réprimandée !

1. Il n'est plus permis de conserver des données indéfiniment

En vertu du nouveau règlement, vous ne pouvez pas conserver de données plus longtemps que nécessaire. Cela signifie par exemple que vous devez effacer les données des candidats non retenus une fois la procédure terminée. De même, vous ne pouvez pas conserver longtemps les données des collaborateurs qui quittent l’entreprise.

2. L'échange de données est limité

Votre entreprise échange régulièrement des données à caractère personnel avec d’autres entreprises ? Dans ce cas, veillez à conclure un bon contrat de traitement avec des accords clairs quant à la durée, la description et les finalités du traitement des données, les mesures de sécurité, etc.

3. Les données demandées doivent être axées sur un objectif

Vous ne pouvez consulter que les données dont vous avez vraiment besoin pour accompagner la carrière de votre collaborateur. Vous devez obtenir une autorisation expresse pour toutes les autres données. Cela s'applique par exemple aussi au monitoring de l'utilisation d'Internet et à l'enregistrement d'images caméra.

4. Les données demandées doivent être utilisées avec cohérence

Vous pouvez uniquement utiliser les données pour la finalité pour laquelle vous les avez demandées. Ainsi, il n’est par exemple plus autorisé de conserver des coordonnées personnelles dans un talent pool sans consentement.

5. Transparence

Votre collaborateur doit donner son consentement pour que vous conserviez ou utilisiez certaines informations personnelles. Vous devez également consigner ce consentement. Les travailleurs ont le droit de savoir qui a accès à quelles données et de retirer leur consentement quant à l’utilisation de ces données. Ils ont en outre le droit de corriger les données. Le droit à l'oubli est tout à fait nouveau. Lorsqu'un travailleur quitte l’entreprise, il peut vous demander d’effacer ses données à caractère personnel.

Le travail à domicile est un sujet brûlant. La demande des travailleurs augmente et les employeurs remarquent également les avantages du travail sans contrainte de temps ni de lieu. Imaginons que vous autorisiez vos collaborateurs à travailler de chez eux un jour par semaine. Ils exécutent les tâches qu’ils assurent habituellement dans le cadre de votre contrat de travail dans les locaux de votre entreprise, mais en dehors de votre entreprise à certains moments. Ce faisant, ils ont recours aux moyens de communication et à la technologie d’information de votre entreprise.

En vertu de la CCT n° 85, vous devez définir les accords en matière de télétravail structurel dans une convention spécifique ou dans une annexe au contrat de travail. Cette convention doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires. Les consultants juridiques d’Acerta vous procureront volontiers des avis juridiques probants en la matière, ou vous fourniront des modèles de documents dans lesquels figurent toutes ces mentions obligatoires.

Il vaut mieux déterminer le cadre du télétravail structurel dans une convention collective de travail ou dans le règlement de travail. De cette façon, vous définissez clairement la procédure de demande, les fonctions et/ou activités qui entrent en considération, les appareils et le soutien technique sur lesquels votre travailleur peut compter et quand et comment il doit être joignable pour les collègues et les dirigeants qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
 

Envie d’en savoir plus ? Acerta organise une formation sur ce thème. Pendant cette journée concernant le télétravail et la direction à distance, les règles socio-juridiques relatives au télétravail et les conséquences pour la durée du travail, les heures supplémentaires et la rémunération seront notamment abordées.

Contrairement au télétravail structurel repris dans votre contrat de travail, le télétravail occasionnel a lieu de temps à autre. Dans cette situation, le travailleur travaille sporadiquement de chez lui, en cas de force majeure ou de raisons personnelles.

  • Force majeure : votre travailleur ne peut pas exécuter son travail dans les locaux de l’entreprise en raison d’une situation qu’il ne pouvait pas prévoir et qui est également indépendante de sa volonté.
  • Raisons personnelles : une visite chez le dentiste, des formalités administratives à accomplir.

Dans tous les cas, votre travailleur est obligé de mentionner le motif dans sa demande de télétravail occasionnel. Pour l’organisation de ce travail à domicile, la définition de la CCT n° 85 est pratiquement reprise littéralement. Ainsi, le travail que le collaborateur exécute pour vous selon son contrat de travail doit être compatible avec le télétravail.

Votre collaborateur n’a absolument aucun droit à du télétravail occasionnel. Vous devez toujours être d’accord et vous pouvez même le refuser dans certaines circonstances :

  • La présence du travailleur est indispensable pour le fonctionnement du service ou de l’entreprise, par exemple lors d'une réunion ;
  • En cas d’utilisation abusive de cette possibilité : votre travailleur demande excessivement du télétravail occasionnel.

Vous devez transmettre le plus vite possible votre refus et son motif à votre travailleur par écrit (par courrier ou par voie électronique).

Vous approuvez le télétravail occasionnel ? Vous devez obligatoirement conclure des accords sur des aspects comme l’utilisation des appareils nécessaires et le soutien technique, le remboursement des frais liés au télétravail et la joignabilité de votre travailleur.

En mars 2018, le gouvernement a instauré l’indemnité de mobilité (Cash for cars dans le langage populaire). Les travailleurs qui disposent d'une voiture de société depuis un certain temps déjà peuvent l’échanger contre une indemnité de mobilité en vue de payer leurs déplacements privés. Les frais des déplacements entre le domicile et le lieu de travail sont également indemnisés.

L’initiative d’introduire la réglementation repose auprès de vous, en tant qu’employeur. Vous décidez vous-même si vous la mettez en place, et pour quels travailleurs. Vos collaborateurs choisissent ensuite eux-mêmes s'ils donnent suite à votre proposition.

Vos collaborateurs et vous devez aussi répondre à un certain nombre de conditions légales afin d’appliquer cette réglementation Cash for cars. Vous devez mettre une voiture de société à la disposition de vos collaborateurs au moins trois ans, et votre collaborateur doit avoir disposé d’une voiture de société pendant au moins douze mois ininterrompus ces trois dernières années.

Bien entendu, les start-ups et leurs collaborateurs font exception à la règle : les entreprises de moins de trois ans qui intègrent des voitures de société dans leurs packages salariaux peuvent bel et bien appliquer la réglementation Cash for cars.

La réglementation Cash for Cars implique qu’en tant qu’employeur, vous ne devez plus indemniser le trajet domicile-lieu de travail.

L’indemnité de mobilité selon ce principe s’élève à 20 % des 6/7 de la valeur catalogue de la voiture de société à restituer. Votre collaborateur possédait également une carte essence ? Dans ce cas, l’indemnité augmente de 20 %. Si vous ne payez pas de cotisation ONSS sur l’indemnité de mobilité, vous devez vous acquitter d’une cotisation de solidarité. La contribution personnelle que votre travailleur a payé pour sa voiture de société est déduite de l’avantage imposable sur lequel il est imposé.

Les chèques-repas existent depuis plus de trente ans déjà et comptent parmi les avantages extralégaux les plus exploités. Une multitude d’avantages y sont liés, pour vous en tant qu’employeur comme pour vos collaborateurs. Les chèques-repas et les écochèques présentent toutefois l’inconvénient qu’ils ne peuvent pas être accordés sur base individuelle : c’est tout le monde ou personne. De plus, la déduction du coût comme charge professionnelle est limitée. Toutefois, cet inconvénient n’efface pas les atouts : tant les chèques-repas que les écochèques sont exempts d’ONSS et d'impôts.

Le chèque-repas est la reconnaissance par excellence pour le collaborateur fidèle au poste chaque jour. En effet, un chèque-repas est seulement accordé par jour effectivement presté. Vous motivez donc vos collaborateurs à être présents tous les jours. En bref, il s’agit d'une manière intéressante de réprimer l’absentéisme.

Les écochèques sont une rémunération supplémentaire qui recevra un accueil favorable. Ils incitent également vos collaborateurs à rendre leur comportement d’achat plus durable. Les écochèques sont exempts de cotisations ONSS et votre collaborateur ne paie pas d’impôt dessus.

Attirer un nouveau collaborateur ? Pour ce faire, vous devez d’abord veiller à ce qu'il trouve votre offre d’emploi. Assurez-vous également qu’elle sorte du lot et qu’elle soit claire et suffisamment sympathique pour convaincre. Toutefois, la rédaction d’un texte percutant pour une offre d’emploi est loin d’être un jeu d’enfant. En effet, vous devez décrire exactement ce que vous recherchez et susciter les bonnes attentes auprès du candidat.

  • Des textes uniques et créatifs enregistrent de meilleurs résultats dans les moteurs de recherche.
  • Mettez-vous à la place du candidat. Quels mots-clés saisit-il dans Google ? Utilisez-les le plus possible en début de texte.
  • Mentionnez également des mots-clés spécifiques dans le titre de l’offre afin d'optimiser le texte pour les moteurs de recherche.
  • N'oubliez pas de mentionner le lieu et/ou l'emplacement de la fonction. Le travail à domicile est-il une option ? Ne manquez pas de l’indiquer.
  • Décrivez précisément la fonction sans vous perdre dans des détails interminables qui rendront l’offre d’emploi confuse. Rédigez une offre concise, narrative et personnalisée : un texte distant n'invite pas à postuler.
  • Placez le logo de l’entreprise sur l’offre d’emploi pour créer une image professionnelle et augmenter votre notoriété.
  • Utilisez le texte de l'annonce pour faire une présélection.
  • La fonction requiert-elle une bonne connaissance de l’anglais ? Dans ce cas, rédigez l’offre dans cette langue.
  • Proposez plusieurs options pour postuler, par exemple un formulaire de candidature, une adresse e-mail et un numéro de téléphone avec le nom de la personne de contact. Plus le seuil est bas, plus la probabilité de réaction est élevée.
  • Choisissez avec soin les sites sur lesquels vous faites de la publicité. Il vaut mieux publier les fonctions spécialisées sur les sites de niche, tandis que les fonctions générales enregistrent de meilleurs résultats sur les sites d’emploi payants traditionnels comme Stepstone, Monster, Vacature et Jobat.
  • Pour les petites entreprises, un site d’emploi gratuit comme celui du Forem est une bonne option, même si la qualité des candidats sera peut-être plus faible. Les chercheurs d’emploi passifs (des professionnels qui travaillent mais sont ouverts à d’autres opportunités intéressantes) consultent plutôt les sites d’emploi traditionnels. Les chercheurs d’emploi actifs privilégient un site comme celui du Forem.
  • Besoin d’aide pour dénicher le bon candidat ? Ou vous l’avez trouvé ? Acerta vous aide pour un recrutement rapide.

Vous avez publié une offre d’emploi pour une (nouvelle) fonction dans votre entreprise. Une semaine plus tard, vous avez reçu plus de cent lettres de candidature avec CV. À l’aide du plan par étapes pratique d’Acerta, vous sélectionnez la perle rare parmi tous les candidats.

Si vous ne vous chargez pas quotidiennement de l’évaluation des CV, un deuxième avis ne sera pas superflu. Un partenaire interne ou externe vous aidera à opérer des choix réfléchis lors de la procédure de sélection.

  • Accordez-vous en ce qui concerne les critères de sélection. Convenez par exemple d’utiliser des points positifs et des points négatifs.
  • Procédez systématiquement : des candidats tombent, étape après étape.
  • Sélectionnez d'abord d’après la motivation du candidat. En général, le CV et la lettre d’accompagnement vous permettent rapidement de déduire s'il s’agit d'une bonne motivation. Un langage et/ou une orthographe négligés sont souvent un indicateur d'une faible motivation. De cette manière, vous effectuez rapidement une première sélection.

Portez un regard critique sur la lettre d’accompagnement. Selon la fonction, faites attention à d’autres détails. Les phrases standard sont bannies dans le cas d'une fonction créative. Il s’agit d’une offre d’emploi où il convient de savoir écrire sans faute ? Dans ce cas, exigez une orthographe et une grammaire irréprochables.

En guise de dernière étape de sélection, passez le CV à la loupe. Que vous raconte le passé professionnel du candidat ? A-t-il beaucoup d’expérience au compteur ? Le candidat a-t-il travaillé longtemps pour le même employeur ou passe-t-il d’un emploi à l’autre ? Gardez à l’esprit que les candidats ont parfois tendance à enjoliver les choses. En cas de doute, n’hésitez pas à vérifier les références.

Vous avez accompli les étapes ci-dessus ? Dans ce cas, il vous reste quatre piles de CV :

  • Refus : ne manquez pas d’envoyer un message aux candidats qui ne sont pas pris en compte. Les laisser dans l’ignorance donnera une image négative de votre entreprise.
  • Doute : candidats que vous prenez encore en considération.
  • Candidats appropriés : candidats qui se rapprochent le plus du profil, et que vous souhaitez rencontrer à court terme.
  • Futur : candidats qui ne correspondent pas à la fonction vacante, mais pourraient convenir pour une autre offre d’emploi à terme.

CONSEIL : soyez critique tout au long de la procédure. Si la pile des candidats appropriés est trop élevée, affûtez votre évaluation.

Imaginons que vous ayez payé 20 0000 euros à un collaborateur au lieu de 2000 euros. Votre collaborateur doit-il vous rembourser l’argent payé en trop ? Selon l’article 1376 du Code civil, oui : « Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû, s’oblige à le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu. » Dans la pratique cependant, comme souvent, les choses ne sont pas aussi simples. Voici votre plan par étapes.

  • Prouvez votre erreur – en tant qu’employeur, vous devez démontrer qu'il s’agissait bien d'une erreur, et pas d’un bonus promis par exemple. 
  • Vous avez effectué à tort un versement unique de 20 000 euros au lieu de 2000 euros sur le compte de votre collaborateur ? Dans ce cas, il est plutôt clair qu’il s’agit d’une erreur de distraction. Dès lors, vous pouvez intimer à votre collaborateur de rembourser la différence. Par erreur, vous avez payé 10 euros de salaire en trop par mois depuis des années ? Ici, il est bien plus difficile de prouver qu’il est question d'une erreur et non d'un droit acquis. Ayez recours à une aide juridique pour une analyse de la situation.
  • Comment récupérer votre argent ? Votre collaborateur ne peut pas rembourser immédiatement le salaire ? Vous ne pouvez pas simplement le retenir sur son prochain salaire. Une telle retenue est uniquement autorisée en cas d’accord écrit des deux parties. En outre, il vaut toujours mieux rédiger un accord écrit reprenant les conditions du remboursement (répartition, etc.). Vous ne parvenez pas à vous entendre ? Entreprenez alors des démarches juridiques. Si le tribunal vous donne raison, vous pouvez seulement retenir l’argent sur la quotité saisissable du salaire.

Redoublez donc de vigilance lorsque vous payez les salaires de vos collaborateurs ce mois-ci. Un problème survient malgré tout ? N’hésitez pas à nous contacter pour un avis plus détaillé.