Tout le monde a besoin de vacances. Saviez-vous qu’un travailleur à temps plein qui travaille 5 jours par semaine a droit à 20 jours de congés légaux ? Du moins, si l’année précédente, il a également travaillé à temps plein 5 jours par semaine. À cela s’ajoutent souvent des jours de congés extralégaux et des jours de RTT. En tant qu’employeur, mieux vaut mettre au point votre politique de vacances pour éviter de mettre en péril votre business continuity. Vous voulez en effet éviter que tout le monde soit absent en même temps, si toutefois vous n’organisez pas de vacances collectives annuelles.
Étape 1 : collectivement ou individuellement ?
En premier lieu, les secteurs décident des jours de vacances. Le secteur peut décider jusqu’au 31 décembre des jours de vacances de l’année suivante. Les congés du bâtiment dans le secteur de la construction sont l’exemple classique de congé collectif. Si les secteurs ne fixent pas d’accords à ce sujet dans un arrêté royal, la décision de congé collectif ou individuel tombe au niveau de l’entreprise.
Si l’employeur opte pour un congé collectif, des accords sont nécessaires avec le conseil d’entreprise. Si aucune date de fin n’est mentionnée à ce sujet, il est préférable que le conseil d’entreprise fixe ceci le plus tôt possible. Les secteurs pouvant décider jusqu’au 31 décembre, le mois de janvier est un bon moment pour passer des accords clairs. Bien entendu, les accords conclus au niveau de l’entreprise ne doivent pas être en contradiction avec d’éventuels accords sectoriels. Dans les secteurs où l’on sait au préalable que les partenaires sociaux ne fixent rien à ce sujet, cela peut se faire plus tôt.
À défaut de conseil d’entreprise, les accords doivent être passés avec la délégation syndicale. À défaut de délégation syndicale, il s’agit d’un accord entre l’employeur et l’ensemble des travailleurs. Dans ce dernier cas, on affiche souvent un avis dans la pratique. S’il n’y a pas de contestation, le planning de vacances est implicitement accepté.
N'oubliez pas d’indiquer les dates des congés collectifs annuels dans le règlement de travail et d’en fournir une copie à la direction régionale de l’Inspection du Travail – Contrôle des lois sociales.
Si l’employeur opte pour une approche individuelle, le planning et la prise de vacances doivent toujours avoir lieu de commun accord entre l’employeur et le travailleur. Généralement, le travailleur propose des dates, et l’employeur donne ensuite son accord (ou non).
2e étape : établissez des règles pour les périodes de vacances populaires
Les périodes de vacances populaires peuvent poser problème. Pensez aux vacances d’été et aux vacances de Noël. La législation sur les vacances offre aux employeurs différentes pistes pour éviter cette problématique. Vous pouvez par exemple donner la priorité aux parents d’enfants pendant les vacances scolaires. Une autre solution est de mettre en place un tour de rôle. Exemple : en 2024, la personne A peut choisir en premier, suivie de la personne B, puis la personne C. En 2024, la personne B peut choisir en premier, suivie de la personne C, puis la personne A. Et ainsi de suite. La réglementation stipule également que chaque travailleur a droit à une période de vacances ininterrompue de 2 semaines pour les adultes (et de 3 semaines pour les mineurs) entre le 1er mai et le 31 octobre.
Vous pouvez également exiger une occupation minimale (éventuellement par équipe) dans votre organisation. Afin d’assurer le bon déroulement, un planning annuel peut être mis en place (au niveau de l’équipe), chacun voyant le planning de vacances des autres et pouvant en tenir compte (respect d’une occupation minimale, convention mutuelle de dates entre collègues...). Cela peut se faire facilement via un document Excel. Une fois ce planning correctement mis sur pied, les travailleurs peuvent demander leurs congés auprès de l’employeur. Cette solution est préférable à l’annulation de congés déjà demandés et approuvés officiellement, car l’employeur n’est pas obligé de revenir sur une demande une fois celle-ci approuvée. Cela doit à nouveau se faire de commun accord.
Étape 3 : surveillez le planning
Epuiser à temps les jours de congés légaux peut poser problème. Parfois, les travailleurs ont encore beaucoup de jours au compteur à la fin de l’année. Néanmoins, la loi oblige vos travailleurs à épuiser leurs jours de congés légaux avant la fin de l’année. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes en cas de contrôle.
Vous pouvez facilement éviter un excédent de jours de congés légaux à la fin de l’année. Notre conseil ? Planifiez en septembre un moment où vous examinez le planning de vacances de vos travailleurs. Des travailleurs ont encore trop de jours au compteur, par exemple plus de deux semaines ? Dans ce cas, vous les en informez par écrit. Demandez-leur de planifier leurs jours de congés dès que possible, pour que leur compteur soit à zéro à la fin de l’année. Il est important de pouvoir prouver, en tant qu’employeur, que vous avez averti vos travailleurs et que vous leur avez donné la possibilité de prendre leurs congés à temps. Pour cela, mieux vaut signer une lettre pour réception. Pour les travailleurs, ce sera catalyseur pour planifier leurs vacances afin qu’il n’y ait pas de problème en fin d’année.
Attention : bien que le principe selon lequel les congés doivent être pris dans l’année civile en cours demeure, il est possible de reporter des congés à partir de 2024 dans certains cas exceptionnels. Cette possibilité a été décrite en détail dans notre article accessible sur le lien suivant.