Indemnité de déplacement pour les travailleurs qui covoiturent ?

17 septembre 2019

Deux travailleurs covoiturent. Ils se rendent ensemble au travail, dans la même voiture. Devez-vous verser une indemnité de déplacement à chacun d’entre eux ?

Pour vérifier si vous êtes obligé de payer une indemnité de déplacement à vos travailleurs, il faut d’abord aller vérifier les règles mises en place par votre secteur. Chaque secteur prévoit des conditions et montants différents en la matière et le remboursement varie en fonction du mode de transport utilisé.

Vous n’êtes pas obligé de vous limiter aux règles sectorielles. Vous pouvez, dans certaines limites, octroyer plus à vos travailleurs mais jamais moins. Dans cette hypothèse, il sera conseillé de rajouter une mention à votre règlement de travail afin d’éviter toute discrimination.

Deux travailleurs dans la même voiture = une seule indemnité de déplacement ?

Imaginez que deux de vos travailleurs décident, de leur propre initiative, de venir ensemble sur le lieu de travail. Ainsi, non seulement ils économisent du temps mais aussi de l’argent vu que leurs frais liés au déplacement vers le lieu de travail vont diminuer de moitié. Devez-vous, dans ces circonstances, aussi payer les frais de déplacement au travailleur qui se fait conduire par un de ses collègues vers le lieu de travail ?

Vous êtes obligé de suivre la même logique que ce qui est prévu ci-dessus. Vous devez donc dans un premier temps déterminer par quel moyen de transport votre travailleur est arrivé sur son lieu de travail. Ensuite vous devez appliquer les règles en vigueur dans votre secteur ou votre entreprise.

Dans l’exemple précité, votre travailleur qui se fait conduire sur son lieu de travail vient en voiture et vous devrez bien lui payer une indemnité de déplacement complète voiture, peu importe qu’il en paye les frais ou non. Le chauffeur, quant à lui, recevra exactement la même indemnité de déplacement.

Attention!

Il existe des secteurs qui règlementent le covoiturage, soyez donc attentifs car si tel est le cas, ce sont ces règles-là qui vont devoir être respectées.

Vous pouvez, au sein de votre entreprise, mettre en place un « transport collectif organisé ». Pour ce faire, il faut conclure un accord (individuel ou collectif) avec vos travailleurs. Cet accord (qui est généralement incorporé dans un règlement) mentionne les conditions et règles pour le covoiturage. Ce sont alors ces dernières qui seront d’application.

Acerta peut vous aider à déterminer vos obligations dans le cadre des frais de déplacement. Pour ce faire, n’hésitez pas à consulter votre guide sectoriel, gratuit pour les clients du secrétariat social Acerta, au chapitre 20.8 de Juricible ou simplement joindre votre point de contact chez Acerta.

Vous décidez de changer votre règlement de travail afin de réglementer les frais de transport ou aimeriez mettre en place un système de « transport collectif organisé » dans votre entreprise ? Vous pouvez vous y faire assister individuellement par un juriste par le biais des services d’Acerta consult.

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