Le 26 février 2021, une nouvelle circulaire fiscale a été publiée. Elle définit les conditions sous lesquelles les interventions de l’employeur dans les frais de télétravail sont exonérées d’impôts. Nous avions déjà abordé cette circulaire dans un blog.
Toutefois, cette circulaire indique également que le SPF Finances va adapter la méthode de reporting des frais (forfaitaires) propres à l’employeur sur la fiche fiscale.
Frais propres à l’employeur
En principe, les indemnités et les avantages qu’un employeur octroie à ses travailleurs sont perçus comme une rémunération et sont, dès lors, imposables. Au fil des années, de nombreux régimes spécifiques ont vu le jour et ont néanmoins permis l’exonération de ces indemnités pourtant imposables à la base.
Les frais propres à l’employeur constituent cependant une exception à cette règle. Le code des impôts sur les revenus stipule que les remboursements des frais propres à l’employeur ne sont pas considérés comme des rémunérations (art. 31, paragraphe 2, 1° in fine).
Définition
Aucune définition légale n’existe pour ces frais propres à l’employeur. En résumé, il s’agit de frais à charge de l’employeur, mais qui sont avancés par le travailleur pour lui être ensuite remboursés.
Cette exonération est liée à l’obligation de l’employeur en matière de droit du travail de mettre à la disposition du travailleur les moyens et matériaux nécessaires à la réalisation du travail convenu.
Frais forfaitaires ou effectifs
Pour que le remboursement soit considéré comme une indemnité exonérée de frais propres à l’employeur, celui-ci doit être en mesure de fournir une double preuve :
- l’indemnité doit être destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et ;
- l’indemnité doit être effectivement consacrée à de tels frais.
L’employeur peut décider de rembourser les frais réellement engendrés après la présentation des pièces justificatives nécessaires. Il peut, par ailleurs, fixer ces indemnités comme forfaitaires. Si le montant de l’indemnité forfaitaire est déterminé par des critères sérieux qui sont le résultat de constatations répétées et de contrôles aléatoires, le SPF Finances déclare que cette indemnité couvre bel et bien des frais réellement engendrés.
Mention sur la fiche
Aussi bien les indemnités des frais effectifs que les indemnités des frais forfaitaires doivent être justifiées en étant mentionnées sur la fiche fiscale du ou des travailleurs concernés. Néanmoins, la procédure pour chacune de ces indemnités diffère.
Procédure actuelle
Sur la fiche 281.10 concernant l’année de revenus 2020, une distinction doit être opérée sous la rubrique b), case 27 « renseignements divers » selon le type d’indemnité versée par l’employeur :
| Mention | Mentionner le montant ? | |
|---|---|---|
|
Situation 1: Indemnité de frais déterminée sur la base de pièces justificatives |
Oui – justificatifs |
Non |
|
Situation 2: Indemnité forfaitaire déterminée en fonction d’un forfait basé sur des critères sérieux et concordants |
Oui– critères sérieux |
Non |
|
Situation 3: Indemnité forfaitaire déterminée en fonction d’un forfait qui n’est pas basé sur des critères sérieux et concordants |
Oui |
Oui |
Si des indemnités de différents types sont accordées, ces mentions doivent dès lors être indiquées en combinaison dans la rubrique concernée de la fiche.
À partir de l’année de revenus 2022
D’après les informations qui figurent dans la circulaire, le montant (total) des indemnités octroyées devra toujours être mentionné sur la fiche fiscale à partir de l’année de revenus 2022. Le fisc peut ainsi se faire une idée plus précise des montants octroyés sous forme d’indemnités.
Le schéma ci-dessus ressemblera alors plutôt à ceci :
| Mention | Mentionner le montant ? | |
|---|---|---|
|
Situation 1: Indemnité de frais déterminée sur la base de pièces justificatives |
Oui – justificatifs |
Oui |
|
Situation 2: Indemnité forfaitaire déterminée en fonction d’un forfait basé sur des critères sérieux et concordants |
Oui – critères sérieux |
Oui |
|
Situation 3: Indemnité forfaitaire déterminée en fonction d’un forfait qui n’est pas basé sur des critères sérieux et concordants |
/ |
Oui |
Si plusieurs types d’indemnités sont octroyées, le montant total devra être indiqué par catégorie sur une ligne individuelle dans la rubrique concernée de la fiche.
Les instructions pour l’établissement des fiches fiscales relatives aux revenus octroyés au cours de l’année de revenus 2022 devront donc être rédigées en conséquence. Nous reviendrons plus tard sur les détails de ce point.
Les indemnités dans le cadre du télétravail ne sont pas les seules concernées
Bien que la circulaire ne traite que des indemnités octroyées dans le cadre du télétravail, le champ d’application du changement décrit plus haut est bien plus large. En effet, ce changement entrera en application « de manière générale » à partir de l’année de revenus 2022 et concernera tous les remboursements de frais propres à l’employeur (marginal 12).
Également pour les dirigeants d’entreprise
Outre les travailleurs, les dirigeants d’entreprise reçoivent eux aussi régulièrement des indemnités (forfaitaires) de la part de la société. Bien qu’ils soient explicitement exclus du champ d’application de la circulaire (raison pour laquelle ils ne peuvent pas relever de la sécurité juridique de la circulaire s’ils reçoivent une indemnité forfaitaire de télétravail), elle indique également que le changement à venir relatif au reporting sur la fiche fiscale s’applique également à la fiche 281.20. Il s’agit de la fiche classique destinée aux dirigeants d’entreprise qui sont indemnisés dans le cadre de leur fonction.
Source:
Circulaire du 26 février 2021 (no 2021/C/20) relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail.