Pas d'accumulation, pas de discussion !

Les vacances peuvent être prises collectivement ou individuellement. En cas de vacances collectives, un groupe de travailleurs prend des vacances ensemble, au même moment. Ce groupe peut englober toute une entreprise ou un département. Il n’y a donc pas de travail pendant la durée des vacances collectives.

Lorsque les vacances ne sont pas organisées collectivement, elles sont prises individuellement. En tant qu'employeur, vous concluez un accord avec votre travailleur sur les dates auxquelles il peut prendre des vacances. Il s'agit d'un accord : vous, en tant qu'employeur, et votre travailleur devez convenir des dates auxquelles il ne doit pas venir travailler car il est en congé. Une partie ne peut pas imposer sa volonté à l'autre.

Les travailleurs semblent se montrer plutôt économes dans la prise de jours de vacances en début d'année. Et c’est compréhensible : les mois de vacances les plus populaires sont juillet et août. De plus, le besoin de congé se fait davantage sentir en fin d’année. En gérant avec parcimonie les jours de vacances au début de l'année, il reste un solde de jours de vacances suffisamment élevé pour couvrir les besoins pour l'été et la fin de l'année.

Le coronavirus s’est invité en 2021, et déjà en 2020 aussi. Bon nombre de travailleurs ont été mis au chômage temporaire à cause de la crise, d’où la nette diminution du besoin de vacances. En outre, le virus a obligé de nombreux travailleurs à travailler à domicile. Le travail à domicile réduit également le besoin de vacances.

Néanmoins, en tant qu'employeur, vous êtes tenu de veiller à ce que tous vos travailleurs puissent prendre la totalité de leurs vacances. Vous devez organiser le travail de manière à ce que tous les collaborateurs puissent prendre des congés. Vous le sentez peut-être venir : si vos travailleurs gardent leurs vacances pour la fin de l'année, il sera difficile d’en donner à chacun. D’autant plus qu’en 2021, une multitude de travailleurs attendent d'être vaccinés pour planifier leurs vacances.

Tout d'abord, vous pouvez encourager vos travailleurs à ne pas reporter toutes leurs vacances à la fin de l'année. Vous pouvez utiliser le moyen de persuasion suivant : le report des jours de vacances est illégal et le compteur de jours de vacances doit être à zéro au 31 décembre. Vous pouvez aussi insister sur le fait que si trop de collaborateurs veulent des vacances vers la fin de l'année, tout le monde ne pourra pas en prendre à ce moment-là et ils devront choisir un autre moment.

Vous pouvez déjà sonder les intentions de vos travailleurs pour avoir une idée des absences. Les projets ne sont peut-être pas définitifs mais souvent, beaucoup d'entre eux savent déjà à quelle période ils prendront des vacances. Une liste sur papier ou un fichier électronique peut déjà en dire long, sans devoir nécessairement être le véritable accord sur le moment des vacances. Avantage : de cette manière, vous savez déjà quand il y aura des problèmes car trop de collaborateurs veulent prendre des congés certains jours. Si vous le savez à l'avance, vous pouvez prendre des mesures.

Nous recommandons de définir pour quelles fonctions il est préférable de ne pas prendre des vacances simultanément. Vous pouvez également déterminer le nombre minimum de travailleurs qui doivent être présents par département ou par service. Soyez raisonnable à cet égard : il est probablement trop strict d'exiger que quatre techniciens soient présents en permanence alors que vous n'en occupez que cinq. Ces nombres ne peuvent pas non plus empêcher un travailleur de prendre des vacances. Par exemple, vous ne pouvez pas exiger que le seul homme/la seule femme de ménage employé(e) ne prenne jamais de congé.

Une fois ces fonctions et/ou ces chiffres définis, vous pouvez ajouter d'autres critères :

• Les travailleurs qui ont des enfants peuvent par exemple être prioritaires pour prendre leurs congés pendant les vacances scolaires.
• Vous pouvez également introduire un tour de rôle : vous déterminez quel service ou quelle fonction peut choisir ses vacances en premier une année et qui peut choisir en premier l'année suivante.
• Vous pouvez aussi limiter la période de vacances. Sachez toutefois que les travailleurs de 18 ans ou plus ont droit à deux semaines de vacances consécutives entre le 1er mai et le 31 octobre. Une période de 3 semaines vaut pour les travailleurs de moins de 18 ans. Dans tous les cas, il est obligatoire de garantir une période de vacances ininterrompue d'une semaine au cours d'une année.

Une fois le système défini, nous vous conseillons de le reprendre dans le règlement de travail. De cette façon, il revêt un caractère exécutoire et lie tous les travailleurs, y compris ceux qui entrent en service ultérieurement.