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11 mars 2024

Extension de l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage

12 décembre 2023 Employeurs
Miet Vanhegen

En décembre 2022, un enregistrement des présences obligatoire était déjà prévu pour toutes les activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers. Cette obligation d’enregistrement entre (en principe) officiellement en vigueur à partir du 1er janvier 2024. Voyez ce que cela signifie pour vous en tant qu’employeur.

Mise à jour 11/03/2024 : L'entrée en vigueur de l'obligation d'enregistrement des présences est reportée à nouveau au 1 septembre 2024. Jusqu'au 31 décembre 2024, une période de transition sans pénalités sera instituée.

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Réglementation existante

Il existe déjà une obligation d’enregistrement des présences sur les chantiers où sont effectués des travaux immobiliers dont le montant total est de minimum 500 000 € (hors TVA).

Voici quelques exemples de travaux immobiliers de ce type :

  • travaux de maçonnerie et de béton ;
  • travaux de toiture ;
  • travaux de nettoyage et d’entretien ;
  • travaux d’électricité

Extension de l’obligation d’enregistrement à partir du 1er janvier 2024

Quels sont les changements ?

Prochainement, l’arrivée, le départ et les pauses sur le lieu de travail dans le cadre d’activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers devront aussi être enregistrés électroniquement, et l’obligation d’enregistrement sera également étendue à tous les chantiers (quelle qu’en soit la valeur) et à toutes les personnes physiques (quel que soit leur statut : travailleurs, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, etc.)

Cet enregistrement des présences assure une amélioration de la sécurité sur le lieu de travail et lutte contre le travail au noir, le statut de faux indépendant et l’exploitation. Pour les entrepreneurs et les sous-traitants, cela signifie également moins de charges administratives relatives à la publication des heures de travail.

Ne sont pas soumis à cette obligation :

  • Les secteurs publics et privés qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
  • La personne physique qui fait effectuer des activités de nettoyage uniquement à des fins privées ;
  • Les entreprises de titres-services (leur donneur d’ordre étant une personne physique qui fait effectuer les activités de nettoyage exclusivement à des fins privées).

Système d’enregistrement (électronique)

Les présences devront être enregistrées au moyen d’un système électronique d’enregistrement des présences ou d’une autre méthode d’enregistrement. Il sera possible d’utiliser une autre méthode d’enregistrement si celle-ci offre des garanties équivalentes au système d’enregistrement susmentionné.

Les garanties que doit offrir une méthode d’enregistrement automatique autre que le système d’enregistrement électronique, de même que les propriétés, les moyens d’enregistrement et les spécifications techniques doivent encore être déterminés par arrêté royal.

Il est toutefois clair que l’ONSS doit lui-même mettre à la disposition des personnes soumises à l’enregistrement une application électronique sécurisée sur le portail de la sécurité sociale ; Dans ce cadre, une nouvelle application est développée : « Checkinandoutatwork ».

Notre partenaire GeoDynamics peut vous aider pour votre enregistrement des présences via des outils garantissant un déroulement efficace.

Quelles données doivent être enregistrées ?

Le système d’enregistrement doit enregistrer les données suivantes :

  • les données d’identification de la personne physique ;
  • l’adresse ou la description géographique du lieu de travail ;
  • la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail (travailleur, indépendant, travailleur détaché, indépendant détaché, entrepreneur ou sous-traitant) ;
  • les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur ;
  • lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
  • la date et toutes les heures de départ et d’arrivée sur le lieu de travail, ainsi que la date et toutes les heures de début et de fin des pauses sur le lieu de travail

Obligations des entrepreneurs et des sous-traitants

Le législateur prévoit une chaîne d’obligations entre les différents entrepreneurs et sous-traitants actifs sur un chantier. Ainsi, un entrepreneur a un certain nombre d’obligations en matière d’enregistrement :

  • Il doit utiliser le dispositif d’enregistrement pour l’enregistrement de ses travailleurs ou des indépendants à qui il fait appel ;
  • Il doit également mettre le dispositif d’enregistrement à la disposition de chaque sous-traitant à qui il fait appel, à moins qu’ils ne conviennent de recourir à une autre méthode d’enregistrement équivalente.
  • Il doit veiller à ce que chaque personne physique qui effectue des activités à sa demande enregistre le début et la fin de ses activités sur le lieu de travail ainsi que les pauses au moment où ces activités commencent et se terminent ;
  • Il est responsable de la délivrance à ses travailleurs du moyen d’enregistrement, qui est compatible avec le dispositif d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail ;
  • S’il fait appel à un indépendant, il doit s’assurer que ce dernier est en possession d’un moyen d’enregistrement compatible avec le dispositif d’enregistrement sur le lieu de travail.

Sanctions ?

Le non-respect des prescriptions et obligations relatives à cet enregistrement des présences est repris dans le Code pénal social et est sanctionné, en fonction de l’infraction, par une sanction de niveau 1 ou de niveau 3 (à savoir une amende administrative allant de 400 à 4000 euros ou une amende pénale allant de 800 à 8000 euros), multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

Entrée en vigueur ?

La date d’entrée en vigueur de cette mesure doit encore être fixée par arrêté royal. La loi stipule que cette nouvelle réglementation prendra effet au plus tard le 1er janvier 2024. Le but est de ne rendre l’enregistrement effectivement obligatoire qu’une fois que les deux possibilités d’enregistrement sont opérationnelles.

Mise à jour 11/03/2024 : L'obligation d'enregistrement des présences ne prendra effet qu'à partir du 1er septembre 2024. Toutefois, le service en ligne Check In and Out at Work sera disponible à partir du 1er janvier 2024. Les salariés peuvent déjà enregistrer leurs activités de nettoyage à partir de cette date, mais l'obligation effective d'enregistrer ces activités s'appliquera à partir du 1er septembre 2024. Il y aura une période de transition sans pénalités. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera imposée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude.

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Ne manquez pas de lire l’article complet et restez au courant de tous les changements sociojuridiques.

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Écrit par Miet Vanhegen

Conseillère juridique

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