La législation relative à l’allocation de mobilité et au budget mobilité enfin publiée

11 avril 2019

Maintenant que la législation relative au budget mobilité a été publiée au Moniteur, c’est officiel : vous pouvez dorénavant (à vrai dire, depuis le 1er mars 2019 déjà) octroyer un budget mobilité à vos travailleurs. 

Ces derniers peuvent l’utiliser pour financer un ou plusieurs moyens de transport (durables) tout au long de l’année. Un solde éventuel est payé à la fin de l’année. Dans le même temps, les modifications relatives à l’allocation de mobilité ont également été publiées, ce qui améliore la correspondance entre les champs d’application des deux mesures.

Publication des modifications concernant l’allocation de mobilité et du budget mobilité

Nous avions déjà expliqué en détail les modifications apportées à la législation concernant l’allocation de mobilité.

Nous avions également déjà abordé les grandes lignes du budget mobilité. L’inconnue dans le budget mobilité était sa gestion et surtout celle des dépenses effectuées dans le cadre du pilier 2 : les moyens de transport durables. Un AR clarifiant certains éléments a été publié récemment.

Pilier 2 du budget mobilité

Un montant est mis à disposition, il est vrai sous forme virtuelle, des travailleurs qui entrent dans le système de budget mobilité. Ce montant correspond au budget mobilité (le « coût total de possession » de la voiture de société restituée ou à laquelle ils avaient droit), moins le montant nécessaire pour le financement de la voiture de société écologique et les frais qui y sont liés dans le pilier 1 si le travailleur a opté pour cette solution.

Informer les travailleurs

En tant qu’employeur, vous devez informer sur différents éléments vos travailleurs disposant d’un budget mobilité. Vous devez donc :

  • annoncer les moyens de transport durables que vous payerez (rembourserez) dans le cadre du budget mobilité : vous n’êtes en effet pas non plus obligé d’accepter effectivement toutes les dépenses durables autorisées dans le cadre du budget mobilité ;
  • faire en sorte que vos travailleurs aient accès à tout moment aux informations relatives à l’état de leur budget mobilité, il s’agit notamment :
    • du montant du budget mobilité de départ dans le pilier 2 ;
    • des moyens de transport durables déjà financés ;
    • de la date de validité du budget mobilité restant ;

Financement des moyens de transport durables

En tant qu’employeur, vous disposez de différentes options pour organiser le financement des moyens de transport durables dans le pilier 2 :

  • soit vous financez les moyens de transport directement vous-même et déduisez ensuite le montant utilisé du budget mobilité (restant) ;
  • soit vous convenez avec vos travailleurs qu’ils préfinancent eux-mêmes ces moyens de transport et vous les remboursez par la suite. Dans ce cas, vous devez bien indiquer les pièces justificatives que vos travailleurs doivent pouvoir présenter ;
  • soit vous optez pour une combinaison des 2 méthodes de travail ci-dessus.

Dans ce cadre, vous pouvez également recourir à une carte de paiement ou une application. Dans ce cas, vous devez faire en sorte que ceux-ci puissent uniquement être utilisés pour le financement des moyens de transport durables que vous acceptez.

Mauvaise utilisation ou utilisation exagérée du budget mobilité

Si les travailleurs utilisent indûment leur budget mobilité pour des moyens de transport que vous n’avez pas autorisés en tant qu’employeur, ils doivent rembourser les sommes utilisées indûment.

Dans certains cas, il est possible qu’un travailleur ait « surconsommé » son budget mobilité, car le montant de son budget mobilité a été modifié pendant l’année ;

  • parce que son contrat de travail a pris fin (avant expiration de la date de validité du budget mobilité), ou
  • parce qu’il exerce une nouvelle fonction pour laquelle il n’a plus droit à une voiture de société ou seulement à une voiture de société d’une catégorie inférieure.

Dans ce cas, le travailleur doit rembourser les sommes utilisées en excédent.

Compte mobilité

Pour tout travailleur qui entre dans le système du budget mobilité, vous devez créer un « compte mobilité » (vous pouvez organiser cela vous-même ou faire appel à un tiers).

Ce compte mobilité est une banque de données dans laquelle le budget mobilité est enregistré et peut être géré. Grâce au compte mobilité, vous pouvez (notamment) :

  • déterminer et suivre le budget mobilité auquel chaque travailleur a droit (en enregistrant les frais financés) ;
  • augmenter ou diminuer le budget mobilité en cas de changements de fonction ;
  • bloquer l’accès au solde du budget mobilité au moment où le budget mobilité ne peut plus être octroyé ;
  • calculer le solde qui sera payé en espèces à la fin de l’année.

Vous trouverez plus d’informations sur l’allocation de mobilité et le budget mobilité dans la section 25 du Guide social sur Juricible.

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