La nouvelle liste reprenant les indemnités journalières forfaitaires à octroyer à partir du 6 juillet 2018 aux travailleurs ou dirigeants d’entreprise pour couvrir leurs frais pendant un voyage de service à l'étranger a été publiée au Moniteur belge. Ces montants sont recalculés annuellement. Les nouveaux montants diffèrent des montants qui valaient jusqu'au 5 juillet de cette année. Pour certains pays, les indemnités ont été augmentées, pour d'autres elles ont été diminuées.
Vérifiez donc bien les indemnités que vous octroyez !
Si un employeur applique ces nouveaux forfaits pour le remboursement des frais des travailleurs ou des dirigeants d'entreprise en voyage de service à l'étranger, ce montant est non-imposable.
Le montant de l'indemnité diffère en fonction du pays du voyage de service et selon qu'il s'agit d'un voyage de service court (= catégorie 1) ou long (= catégorie 2) (c'est-à-dire, plus ou moins de 30 jours calendrier).
Utilisation des montants pour les fonctionnaires dans le secteur privé
Les forfaits publiés chaque année au Moniteur belge sont d'application, en premier lieu, pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, du Commerce extérieur et de la Coopération du Développement qui se rendent à l'étranger pour une mission officielle.
Le fisc accepte cependant que ces montants - exonérés d'impôt - puissent être octroyés à des travailleurs et des dirigeants d'entreprise du secteur privé.
Ceci n'est valable qu'à condition que les voyages de service à l'étranger ne fassent pas partie de l'activité professionnelle quotidienne normale des travailleurs ou dirigeants d'entreprise. Chaque année, une circulaire fiscale ratifiant cette assimilation est publiée.
Quels sont les frais couverts par cette indemnité journalière ?
Les indemnités journalières de séjour couvrent les frais de repas et les autres petites dépenses sur place. Le terme "petites dépenses" comprend entre autres les transports dans le pays de destination, les pourboires et les appels téléphoniques locaux. Les frais de logement et de voyage aller-retour ne sont pas compris dans ces indemnités journalières. Ils peuvent donc être payés (ou remboursés) en plus de l'indemnité journalière forfaitaire.
Quand les repas sont compris dans le prix du séjour, les forfaits journaliers doivent être diminués. Une même dépense ne peut jamais être remboursée qu'une seule fois.
Le taux de cette diminution dépend du repas compris dans le prix :
- 15% de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour pour le petit-déjeuner ;
- 35% de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour pour le repas de midi ;
- 45% de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour pour le repas du soir ;
Si l'employeur octroie des chèques-repas les jours où son travailleur ou dirigeant d'entreprise est en voyage de service à l'étranger, l'indemnité journalière doit également être diminuée. La diminution est égale à la part patronale du chèque-repas (maximum 6,91 euros/chèque).
Peut-on octroyer une indemnité plus élevée ?
Si un employeur applique les montants publiés dans la liste des pays, l'indemnité est considérée comme un remboursement de frais propres à l'employeur qui sont exonérés d'impôt. Les coût concrets ne doivent alors pas être justifiés. Les forfaits sont toujours considérés comme fixés selon la "norme raisonnable".
En principe, les indemnités dépassants les limites de la liste des pays sont toujours imposables et un précompte professionnel doit donc être retenu. Cependant, l'employeur peut - sur base de pièces justificatives - toujours démontrer que cette indemnité est plus élevée en raison de frais professionnels réels.
Entrée en vigueur ?
Ces nouveaux sont d’application à partir du 6 juillet 2018.
Pour les voyages de service qui avaient déjà été décidés avant cette date mais qui n'ont pas encore eu lieu, ces forfaits peuvent être utilisés s'ils sont plus avantageux pour le travailleur/dirigeant d'entreprise.
Source :
Arrêté ministériel du 2 juillet 2018 portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et au fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, M.B. 6 juillet 2018.
La liste des pays est annexée à cet arrêté.