Une nouvelle liste d’indemnités journalières forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger a été publiée récemment. À compter du 15 février 2023, ces nouvelles indemnités journalières peuvent être payées exonérées d’impôts aux travailleurs ou dirigeants d'entreprise pour les frais engendrés pendant un voyage de service à l’étranger. C'est la première fois en cinq ans que les montants ont été adaptés.
Les indemnités ont été revues à la hausse pour certains pays, et à la baisse pour d’autres. Vérifiez donc bien les indemnités que vous octroyez !
Les montants des indemnités journalières forfaitaires que les entreprises peuvent payer aux travailleurs ou aux dirigeants d’entreprise qui effectuent un voyage de service à l’étranger ont été publiés au Moniteur belge. Ces montants étaient revus chaque année par le passé, mais n’ont pas changé depuis juillet 2018.
Si une entreprise applique ces nouveaux forfaits pour le remboursement des frais des travailleurs ou des dirigeants d'entreprise en voyage de service à l'étranger, ce montant est non-imposable. Le montant de l'indemnité diffère en fonction du pays du voyage de service et selon qu'il s'agit d'un voyage de service court (= catégorie 1) ou long (= catégorie 2) (c'est-à-dire, plus de 10 heures mais moins de 30 jours calendrier consécutifs versus plus de 30 jours calendrier consécutifs mais maximum 24 mois).
Les montants de cette « liste des pays » sont des montants maximums, de sorte qu'un employeur/une société peut également payer des indemnités inférieures.
Utilisation des montants pour les fonctionnaires dans le secteur privé
Les forfaits publiés chaque année au Moniteur belge sont d'application, en premier lieu, pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, du Commerce extérieur et de la Coopération du Développement qui se rendent à l'étranger pour une mission officielle ou qui siègent dans des comités internationaux.
Le fisc accepte cependant que ces montants - exonérés d'impôts - puissent être octroyés à des travailleurs et des dirigeants d'entreprise du secteur privé, à titre d’intervention forfaitaire dans les frais propres à l'employeur. Ceci n'est valable qu'à condition que les voyages de service à l'étranger ne fassent pas partie de l'activité professionnelle quotidienne normale des travailleurs ou dirigeants d'entreprise. Sur le plan social, l'ONSS accepte que les mêmes indemnités forfaitaires sont octroyées aux travailleurs qui effectuent un voyage de service à l'étranger. Néanmoins, les deux autorités ne mentionnent jusqu'à présent dans leurs instructions que l'indemnité forfaitaire journalière, et donc pas l'indemnité pour les frais de logement.
En principe, il y a toujours une circulaire fiscale ratifiant cette assimilation qui est publiée et qui ratifie explicitement cette assimilation pour le secteur privé, et l'ONSS adapte également ses instructions administratives en conséquence. Nous nous attendons à ce que ce soit le cas maintenant également.
Quels sont les frais couverts par cette indemnité journalière ?
Il existe deux catégories d'indemnités de frais dans le cadre des voyages de service à l’étranger :
Indemnité forfaitaire journalière
Les indemnités journalières de séjour couvrent les frais de repas (frais de dîner et de souper) et les autres petites dépenses sur place. Le terme « petites dépenses » comprend entre autres les transports dans le pays de destination et les petites dépenses en espèces comme les pourboires, les boissons, les en-cas et les appels téléphoniques locaux. Les frais de logement et de voyage aller-retour ne sont pas compris dans ces indemnités journalières. Ils peuvent donc être payés (ou remboursés) en plus de l'indemnité journalière forfaitaire. Le travailleur ou le dirigeant d’entreprise devra alors présenter des pièces justificatives nécessaires à cet effet.
Si l'employeur octroie des chèques-repas les jours où son travailleur ou dirigeant d'entreprise est en voyage de service à l'étranger, l'indemnité journalière doit également être diminuée. La diminution est égale à la part patronale du chèque-repas.
Toutefois, outre les montants tirés de la liste des pays, un montant maximal de 37,18 EUR (mentionné dans le commentaire du Code des impôts sur les revenus et valable quelle que soit la destination) est toujours accepté comme montant (minimal) de l'indemnité forfaitaire de frais. Ce montant n'est pas indexé, de sorte que les montants de la liste des pays sont généralement plus élevés (et donc plus intéressants). L'employeur/la société peut choisir le montant qui sera octroyé.
Le montant total de l'indemnité forfaitaire de séjour sur une base journalière peut être considéré comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur ou à l'entreprise pour des voyages d'une journée comportant au moins 10 heures d'absence du domicile ou pour chaque jour complet d'absence. C'est-à-dire : un jour entre deux nuitées à l'étranger. Pour les jours de départ et de retour, l'indemnité journalière doit être divisée par deux.
Indemnité maximale de logement
Si le travailleur ou le dirigeant d'entreprise doit passer une nuit à l'étranger, les frais de ce séjour peuvent être indemnisés en plus. Cette indemnité de logement comprend les frais d’hébergement et (contrairement à avant) les frais de petit-déjeuner.
Les frais de logement réels sont remboursés, et les indemnités de logement ne servant uniquement de montant maximum.
Quand les repas (autres que le petit-déjeuner) sont compris dans le prix du séjour, les forfaits journaliers doivent être diminués. Une même dépense ne peut jamais être remboursée qu'une seule fois.
Le taux de cette diminution dépend du repas compris dans le prix :
- 35% de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour pour le repas de midi ;
- 45% de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour pour le repas du soir .
Dans le passé, des réductions devaient également être appliquées pour le petit-déjeuner et les petites dépenses. Ces réductions ont donc été supprimées.
Peut-on octroyer une indemnité plus élevée ?
Si un employeur applique les montants publiés dans la liste des pays, l'indemnité est considérée comme un remboursement de frais propres à l'employeur qui sont exonérés d'impôt. Les coût concrets ne doivent alors pas être justifiés. Les forfaits sont toujours considérés comme fixés selon la « norme raisonnable », et doivent figurer dans cette catégorie sur la fiche fiscale du travailleur ou du dirigeant d’entreprise.
En principe, les indemnités dépassants les limites de la liste des pays sont toujours imposables et un précompte professionnel doit donc être retenu. Cependant, l'employeur peut - sur base de pièces justificatives - toujours démontrer que cette indemnité est plus élevée en raison de frais professionnels réels. Dans ce cas, il ne s’agit évidemment plus d’une indemnité forfaitaire, et l’intervention doit être mentionnée sur la fiche fiscale dans la catégorie « sur la base de pièces justificatives ».
Entrée en vigueur ?
Les nouveaux montants de la liste des pays sont applicables à partir du 15 février 2023 (date de publication de l’arrêté ministériel au Moniteur belge).
Pour les voyages de service qui avaient déjà été décidés avant cette date mais qui n'ont pas encore eu lieu, ces forfaits peuvent être utilisés s'ils sont plus avantageux pour le travailleur/dirigeant d'entreprise.
Source:
Arrêté ministériel du 10 janvier 2023 portant établissement d’indemnités de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, MB 15 février 2023. La liste des pays est annexée à cet arrêté.