Les vacances d’été ont commencé et cela inclut également les plans de vacances de vos collaborateurs. Que se passe-t-il s’ils veulent partir avec leur voiture de société ? Une car policy contenant des accords clairs permet, tant au travailleur qu’à l’employeur, de passer de bonnes vacances.
La voiture de société fait partie du salaire de votre collaborateur. Cela signifie que le collaborateur peut utiliser cette voiture de société pendant des périodes d’absence pour lesquelles l’employeur paie un salaire, comme les périodes de vacances.
Un trajet en voiture en Belgique ou en dehors du pays ne se déroule pas toujours comme sur des roulettes: dommages à la voiture, vol de la voiture ou de son contenu, amendes… Mieux vaut donc, en tant qu’employeur, éviter les malentendus vis-à-vis de la responsabilité en rédigeant un document qui fixe la politique en matière de voiture de société de votre entreprise. C’est la car policy.
Qui est responsable en cas de dommage ou d’accident?
En principe, l’employeur est totalement responsable lorsque le véhicule est utilisé exclusivement pour l’exécution du travail. Ce n’est que lorsque le collaborateur commet un dol (intention de nuire à l’employeur), une faute lourde (ignorer un feu rouge, conduire sous influence, franchir une ligne blanche continue...), ou lorsqu’il commet régulièrement des fautes légères, que la responsabilité peut passer de l’employeur au collaborateur.
Si la voiture de société est également utilisée à des fins privées, la responsabilité incombe au collaborateur. Si un accident survient (à l’étranger), l’employeur sera tenu responsable dans un premier temps, mais les frais seront récupérés auprès du collaborateur par la suite.
Vous pouvez prévoir différentes dispositions concernant les dommages et accidents. Par exemple, vous pouvez stipuler que le collaborateur paie toujours la franchise, ou que vous, en tant qu'employeur, payez la franchise pour le premier dommage.
N'oubliez pas non plus de préciser la procédure à suivre: à qui le dommage doit-il être signalé et dans quel délai?
Vous pouvez également stipuler que le coût des réparations effectuées à l'étranger sera à la charge du collaborateur.
Si votre collaborateur a un accident avec la voiture pendant ses vacances, la déclaration d’accident devra se faire comme convenu auprès du service compétent. S’il y a des blessés, un procès-verbal devra être rédigé.
Qui peut conduire la voiture de société ?
La car policy peut déterminer que seul le collaborateur peut conduire le véhicule, mais souvent, ce droit est étendu à, par exemple, le conjoint cohabitant, voire les enfants (en présence ou non du collaborateur).
Et si votre collaborateur veut des options supplémentaires pour sa voiture de société ?
Un attelage remorque, un porte-vélo ou un coffre de toit... sont des équipements utiles pour une voiture lors de vacances.
Il faut tout d’abord vérifier la car policy, car elle peut déjà contenir des règles ou des directives concernant l’installation ou les frais. En général, les options doivent être fournies par un concessionnaire agréé. Dans certains cas, ces options ont un impact sur la valeur catalogue et/ou la déduction de la cotisation personnelle du collaborateur.
Proposez-vous une politique salariale flexible? Les options ou l'upgrade de la voiture de société peuvent également être financées par le budget de la politique salariale flexible.
Le collaborateur peut-il temporairement opter pour une autre voiture?
Le collaborateur peut opter pour une voiture familiale plus spacieuse pendant ses vacances, ou pour une voiture fossile avec une plus grande autonomie si la voiture de société était déjà un modèle électrique.
Vous pouvez éventuellement mettre une voiture de pool à disposition pendant la période de vacances. Un avantage forfaitaire est imputé pour l’utilisation personnelle de celle-ci. Les accords d’utilisation sont ensuite inclus dans une politique relative aux voitures de pool.
Vous pouvez également offrir une deuxième voiture de société, même si l’une de ces voitures peut être utilisée à des fins privées. Vous devrez, en tant qu’employeur, payer des cotisations de solidarité sur cette deuxième voiture. La deuxième voiture peut également être choisie dans le cadre d’une politique salariale flexible.
Le collaborateur peut-il faire le plein ou recharger le véhicule à l’étranger?
L’utilisation de la carte de carburant ou de recharge peut se limiter ou non à la Belgique , avec ou sans le consentement de l’employeur. Il est également important de vérifier si les frais sont entièrement payés par l'employeur ou si le collaborateur doit une contribution supplémentaire si un certain nombre de kilomètres est dépassé ou si le carburant ou la carte de carburant ou recharge sont utilisés à l'étranger.
Tous ces éléments sont mentionnés dans la policy de carte de carburant ou de recharge.
Voiture de société volée ?
Quelles sont les démarches à entreprendre par le travailleur si on lui vole la voiture, les documents de bord, les clés ou la plaque d’immatriculation officielle ? Tant en Belgique qu’à l’étranger, la déclaration de vol auprès de la police est requise.
Il est recommandé que la car policy mentionne si une assurance complémentaire a été conclue contre le vol du contenu de la voiture.
Une bonne politique, des accords clairs
Les accords clairs à la responsabilité et aux dommages, ainsi que les règles aux options, à l'utilisation de voitures de pool et au kilométrage/à la facturation à l'étranger, sont mieux définis dans votre politique en matière de voitures de société. Il s'agit d'une car policy, éventuellement complétée par une policy pour les voitures de pool et une policy pour les cartes de carburant/charges.
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