Temps de rafraîchir vos connaissances Dimona !

12 juillet 2019

Vous faites appel à du personnel supplémentaire cet été ? N’oubliez pas les règles Dimona ! 

En été, vos travailleurs fixes prennent des vacances bien méritées. Pour que vos affaires marchent comme sur des roulettes, vous pouvez faire appel à de la main-d'œuvre temporaire. Pour ces travailleurs temporaires aussi, vous devez introduire à temps une déclaration Dimona correcte. Rappel des règles du jeu !

Dimona IN

Avant que votre nouveau collaborateur ne commence à travailler, vous devez le signaler dans la Dimona. Une Dimona introduite à temps est toujours obligatoire, mais est essentielle lorsque vous engagez un étudiant ou un travailleur occasionnel. Sans une Dimona STU ou EXT, vous ne pouvez pas profiter d’un calcul de cotisations avantageux.

Quand une Dimona est-elle introduite à temps ? La déclaration est introduite à temps lorsqu’elle est faite au plus tard au moment où le travailleur commence effectivement son occupation. La date de début doit être la date de début du contrat de travail. Ces données, la date de début effective et la date de début contractuelle, ne concordent pas forcément.

Attention ! Lors d’une Dimona pour un étudiant, il faut toujours mentionner le nombre d’heures que l’étudiant prestera pour votre compte ce trimestre. Si l’étudiant preste plus ou moins d’heures, vous avez encore jusqu’à la fin du mois suivant le trimestre pour modifier le nombre d’heures.

Dimona OUT

Avec la mention Dimona OUT, vous mettez un terme à la relation contractuelle entre vous et votre travailleur. Lors d’une rupture de contrat à durée indéterminée, vous devez vous occuper vous-même de la Dimona OUT. En cas de contrat à durée déterminée, la date de fin peut immédiatement être encodée dans la Dimona IN.

Pour les contrats étudiants, c’est un prérequis. Pour un étudiant, vous devez en effet introduire une Dimona par trimestre qu’il est à votre service. La date de début et la date de fin peuvent alors concorder avec le début et la fin du trimestre, mais ce n’est pas une obligation (par exemple si vous travaillez avec des contrats journaliers ou mensuels).

En cas de Dimona pour un travailleur occasionnel, vous optez pour des heures Dimona ou une journée Dimona. En cas de journée Dimona, les cotisations sont calculées sur une prestation de 6 heures, même si le travailleur a travaillé plus ou moins d’heures. La date de la Dimona IN et de la Dimona OUT est alors identique.

Modifier ou annuler

Il y a différentes situations dans lesquelles il est nécessaire de modifier une Dimona déjà introduite. Il n’est toutefois pas toujours possible d’apporter des modifications. Par exemple, si le travailleur commence à travailler plus tard que prévu. Vous devez alors annuler la déclaration initiale et introduire une nouvelle Dimona.

Votre travailleur ne se présente pas ? Annulez la Dimona. Vous avez jusqu’à la fin de la journée où le travailleur aurait dû commencer le travail.

Pour les travailleurs occasionnels et les flexi-jobbers, des règles particulières sont en vigueur en ce qui concerne la modification de la durée de début et de fin des prestations. Pour les travailleurs occasionnels, vous devez toujours introduire une déclaration par jour. Pour les flexi-jobbers, vous pouvez également introduire une Dimona pour une période déterminée.

  • Si le travailleur commence le travail plus tôt ou plus tard que prévu, vous devez transmettre l’heure de début exacte avant que le travailleur ne commence à travailler.
  • Si le travailleur est occupé plus longtemps que prévu, vous avez 8 heures pour indiquer l’heure de fin exacte. Si l’heure de fin était prévue entre 20h et minuit, vous avez le temps jusqu’au lendemain 8h pour apporter des modifications.
  • Si le travailleur arrête le travail plus tôt, vous avez jusqu’à minuit pour communiquer l’heure de fin exacte.

Quelques exemples schématisés apporteront peut-être plus de clarté.

Occupation prévue

Occupation réelle

Que modifier ?

Quand ?

de 14h à 21h

de 13h à 20h

Heure de début

Ceci doit avoir été fait à 13h au plus tard

Heure de fin

C’est possible jusque minuit

de 14h à 21h

Le travailleur ne se présente pas

Annuler la Dimona

C’est possible jusque minuit

de 16h à 22h

de 16h à 23h

Heure de fin

C’est possible jusqu’au lendemain 8h.

Introduire une déclaration Dimona correcte dans les temps est crucial. Si vous avez encore des questions à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser à votre personne de contact chez Acerta.

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