Que doit savoir un employeur sur le régime de protection des lanceurs d'alerte ?

Depuis 2023, la législation belge oblige les entreprises d'au moins 50 travailleurs à mettre en place un canal de signalement interne et à tenir un registre des signalements reçus. Via ce canal, les travailleurs ou toutes autres parties concernées (comme les candidats, fournisseurs ou sous-traitants) peuvent signaler de manière sûre et confidentielle des dysfonctionnements au sein de l'organisation. Pensez à la fraude, la corruption, la violation de la législation ou des codes de conduite internes.

La loi offre une protection aux signalants : leur identité doit rester confidentielle et les signalements doivent faire l'objet d'un suivi impartial. Dans ce blog, vous découvrirez ce que vous devez concrètement faire en tant qu'employeur et à quoi vous devez faire attention.

Qui doit prévoir un canal de signalement interne ?

Chaque entité juridique comptant en moyenne 50 travailleurs ou plus doit vérifier annuellement au 1er janvier si elle répond à ce seuil. Le calcul se fait sur la base du nombre moyen de travailleurs de l'année civile précédente.

Attention : la loi fait référence à l'entité juridique, pas à l'unité technique d’établissement. Cela peut créer de la confusion, surtout dans les grandes organisations avec plusieurs établissements.

Comment correctement mettre en place un canal de signalement interne ?

Un bon canal de signalement doit :

• être sûr, confidentiel et facile à utiliser ;
• permettre les signalements par écrit, oralement ET de manière anonyme (anonymat obligatoire à partir de 250 travailleurs) ;
• avoir un gestionnaire de signalements impartial ;
• envoyer un accusé de réception dans les 7 jours ;
• donner un retour dans les 3 mois sur le suivi ;
• fournir des informations claires sur le processus de signalement ET sur les possibilités de signalement externes.

Une adresse e-mail seule est insuffisante. Idéalement, vous proposez plusieurs canaux de signalement tel qu’un formulaire en ligne, une ligne téléphonique ou une possibilité de rendez-vous physique.

En tant qu'employeur, vous devrez également fournir des informations claires et accessibles sur les canaux de signalement disponibles à vos propres travailleurs (par exemple via une politique), mais aussi aux tiers comme les prestataires externes.

Qui est le gestionnaire de signalements ?

Le gestionnaire de signalements est responsable du suivi des signalements. Cette personne doit :

• être indépendante ;
• ne pas avoir de conflits d'intérêts ;
• traiter discrètement les informations sensibles.

Vous pouvez nommer plusieurs gestionnaires de signalements pour garantir la continuité et l'objectivité. Le gestionnaire peut mener l'enquête lui-même ou faire appel à une équipe.

Un Délégué à la Protection des Données (DPO) n'est pas automatiquement adapté comme gestionnaire de signalements, mais la collaboration entre les deux fonctions est recommandée.

Comment se déroule l'enquête ?

Déterminez vous-même qui mène l'enquête et comment. Il est préférable de fixer cela dans une politique interne. Assurez-vous que seules les personnes compétentes aient accès aux signalements et que l'identité du signalant soit protégée.

Si vous faites appel à des collègues d'une société mère étrangère, cela n'est possible qu'avec le consentement du signalant. La Commission européenne est stricte à ce sujet.

Qu'est-ce qui constitue un signalement ?

Il peut notamment s'agir de violations concernant :

• les marchés publics
• les services financiers et les marchés
• la prévention du blanchiment
• la sécurité des produits
• la protection de l'environnement
• la sécurité alimentaire
• la protection des consommateurs
• la protection des données (RGPD)
• la fraude sociale et fiscale
• le marché intérieur de l'UE

Confidentialité et enregistrement

La confidentialité est cruciale. L'identité du signalant ne peut être révélée qu'avec son consentement explicite. Les signalements doivent être enregistrés de manière sûre et confidentielle, et conservés tant que dure la relation contractuelle. Parfois, il est conseillé de conserver les signalements plus longtemps, par exemple lors de procédures judiciaires.

Concours avec d'autres législations

Si vous faites appel en tant qu'employeur à des services de détective privé, par exemple pour une enquête interne, vous devez tenir compte :

• du RGPD (législation sur la vie privée) ;
• de l'obligation de confidentialité de la loi sur les lanceurs d'alerte ;
• des règles procédurales des deux lois.

Veillez à ce que votre politique soit adaptée à cela et que vos travailleurs soient bien informés.

Protection contre les représailles

Important à savoir – les signalants bénéficient d'une protection contre les représailles tel que le licenciement, la rétrogradation, le harcèlement ou la résiliation de contrat. Les personnes qui assistent le signalant (comme les collègues ou les membres de la famille) bénéficient également de cette protection.