Wat moet je als werkgever weten over de klokkenluidersregeling?

Sinds 2023 verplicht de Belgische wetgeving bedrijven met minstens 50 werknemers om een intern meldingskanaal te voorzien en een register bijhouden van de ontvangen meldingen. Via dit kanaal kunnen werknemers of andere betrokkenen (zoals sollicitanten, leveranciers of onderaannemers) veilig en vertrouwelijk misstanden melden binnen de organisatie. Denk aan fraude, corruptie, schending van wetgeving of interne gedragscodes.

De wet biedt melders bescherming: hun identiteit moet vertrouwelijk blijven en meldingen moeten onpartijdig opgevolgd worden. In deze blog lees je wat je als werkgever concreet moet doen en waar je best op let.

Wie moet een intern meldkanaal voorzien?

Elke juridische entiteit met gemiddeld 50 werknemers of meer moet jaarlijks op 1 januari nagaan of ze aan deze drempel voldoet. De berekening gebeurt op basis van het gemiddelde aantal werknemers in het voorgaande kalenderjaar.

Let op: de wet verwijst naar de juridische entiteit, niet naar de technische bedrijfseenheid. Dat kan tot verwarring leiden, zeker bij grotere organisaties met meerdere vestigingen.

Hoe richt je een intern meldkanaal correct in?

Een goed meldkanaal moet:

• veilig, vertrouwelijk en gebruiksvriendelijk zijn;
• meldingen schriftelijk, mondeling én anoniem mogelijk maken (anoniem verplicht vanaf 250 werknemers);
• een onpartijdige meldingsbeheerder hebben;
• binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging sturen;
• binnen 3 maanden feedback geven over de opvolging;
• duidelijke informatie geven over het meldproces én over externe meldingsmogelijkheden.

Een e-mailadres alleen is onvoldoende. Idealiter bied je meerdere kanalen aan, zoals een online formulier, een telefoonlijn of een fysieke afspraakmogelijkheid.

Als werkgever zal je ook moeten instaan voor duidelijke en toegankelijke informatie over de beschikbare meldingskanalen aan de eigen werknemers (bijvoorbeeld via een policy), maar ook aan derden zoals externe dienstverleners.

Wie is de meldingsbeheerder?

De meldingsbeheerder is verantwoordelijk voor het opvolgen van meldingen. Deze persoon moet:

• onafhankelijk zijn;
• geen belangenconflicten hebben;
• discreet omgaan met gevoelige informatie.

Je mag meerdere meldingsbeheerders aanstellen om continuïteit en objectiviteit te garanderen. De beheerder kan het onderzoek zelf uitvoeren of een team inschakelen.

Een Data Protection Officer (DPO) is niet automatisch geschikt als meldingsbeheerder, maar samenwerking tussen beide functies is wel aan te raden.

Hoe verloopt het onderzoek?

Bepaal zelf wie het onderzoek uitvoert en hoe. Dit leg je best vast in een interne policy. Zorg ervoor dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot de meldingen en dat de identiteit van de melder beschermd blijft.

Als je beroep doet op collega’s uit een buitenlandse moedermaatschappij, mag dat enkel met toestemming van de melder. De Europese Commissie is hier streng in.

Wat valt onder een melding?

Het kan onder meer gaan over inbreuken op:

• overheidsopdrachten
• financiële diensten en markten
• witwaspreventie
• productveiligheid
• milieubescherming
• voedselveiligheid
• consumentenbescherming
• gegevensbescherming (GDPR)
• sociale en fiscale fraude
• de interne markt van de EU

Geheimhouding en registratie

Geheimhouding is cruciaal. De identiteit van de melder mag enkel bekendgemaakt worden met diens uitdrukkelijke toestemming. Meldingen moeten veilig en vertrouwelijk geregistreerd worden, en bewaard zolang de contractuele relatie loopt. Soms is het aangewezen om meldingen langer te bewaren, bijvoorbeeld bij juridische procedures.

Samenloop met andere wetgeving

Als je als werkgever private opsporingsdiensten inschakelt, bijvoorbeeld voor intern onderzoek, moet je rekening houden met:

• de AVG (privacywetgeving);
• de geheimhoudingsplicht van de klokkenluiderswet;
• de procedurele regels van beide wetten.

Zorg dat je beleid hierop afgestemd is en dat je werknemers goed geïnformeerd zijn.

Bescherming tegen represailles

Belangrijk om te weten – melders genieten bescherming tegen represailles zoals ontslag, degradatie, pesterijen of contractbeëindiging. Ook personen die de melder bijstaan (zoals collega’s of familieleden) vallen onder deze bescherming.