Remboursement des frais : des informations plus détaillées sur la fiche fiscale
À partir de cette année de revenus, la fiche fiscale destinée aux travailleurs mentionnera davantage d’informations sur les frais que l’employeur rembourse à ses travailleurs. Ces changements s’appliquent également aux dirigeants d’entreprise.
Résumé
- Les fiches fiscales destinées aux travailleurs contiennent une série d’informations sur les frais remboursés propres à l’employeur. Ces informations obligatoires seront plus détaillées à partir de cette année de revenus : le montant total pour chacun des trois types de frais propres à l’employeur devra figurer sur la fiche fiscale.
- Les frais remboursés propres à l’employeur qui font l’objet d’une facture au nom de ce dernier seront quant à eux exclus.
- Ces nouvelles obligations s’appliqueront également aux fiches fiscales destinées aux dirigeants d’entreprise.
- Quant au compte individuel des travailleurs, il ne sera soumis à aucun changement. L’ensemble des remboursements de frais propres à l’employeur doivent donc figurer sur le compte individuel, et ce, sans exception.
Contexte
Chaque année, l’employeur doit établir et soumettre une fiche fiscale, entre autres pour les rémunérations des travailleurs. Cette fiche, portant le numéro 281.10, reprend notamment les frais propres à l’employeur qui sont remboursés au travailleur. Cette fiche sépare les frais en trois catégories :
- les frais sur la base de pièces justificatives ;
- les indemnités forfaitaires qui sont « basées sur des normes sérieuses » ;
- les indemnités forfaitaires qui ne sont « pas basées sur des normes sérieuses ».
Les frais basés sur des pièces justificatives concernent le remboursement, par exemple, de tickets de caisse, de factures ou d’autres preuves de paiement.
Exemple : le travailleur effectue un déplacement professionnel en train, achète un billet de train de 11,20 euros et le remet ensuite à l’employeur pour qu’il le lui rembourse. Ce remboursement de 11,20 euros s’inscrit dans la catégorie des frais basés sur des pièces justificatives.
Les indemnités forfaitaires « basées sur des normes sérieuses » sont des indemnités forfaitaires déterminées sur la base de constatations répétées et de contrôles aléatoires. Les indemnités forfaitaires des fonctionnaires fédéraux en font par exemple partie, comme l’indemnité kilométrique ou journalière pour les déplacements professionnels. Les indemnités de bureau et les achats de mobilier de bureau qui remplissent les conditions fixées par le fisc constituent également des indemnités forfaitaires basées sur des normes sérieuses.
Quant aux indemnités forfaitaires « non basées sur des normes sérieuses », il s’agit d’indemnités forfaitaires qui ne peuvent pas être considérées comme des indemnités forfaitaires basées sur des normes sérieuses.
Déterminer vos propres indemnités forfaitaires ? Demandez un ruling fiscal !
Si, en tant qu’employeur, vous souhaitez rembourser certains frais au moyen d’un régime forfaitaire qui n’est pas généralement admis par la législation fiscale, vous devez envisager de demander au préalable un « ruling fiscal ». Si votre régime forfaitaire est admis, il lie le fisc à votre égard (mais pas à l’égard des autres employeurs !). Le ruling fiscal détermine généralement la catégorie dans laquelle les montants doivent être déclarés sur la fiche fiscale (il s’agit le plus souvent des indemnités forfaitaires basées sur des normes sérieuses).
Pour demander un ruling fiscal, vous pouvez toujours faire appel aux services d’Acerta Legal Consult (legal.consult@acerta.be).
Nouveau à partir de l’année de revenus 2022 : des informations plus détaillées sur la fiche fiscale
Auparavant, les frais propres à l’employeur n’étaient que relativement peu détaillés sur les fiches fiscales. Pour les indemnités sur la base de pièces justificatives et les indemnités forfaitaires basées sur des normes sérieuses, la simple mention d’un « oui » était amplement suffisante.
Ce ne sera plus le cas à partir de cette année de revenus. Les fiches fiscales, qui seront établies pour la première fois au printemps 2023, devront en effet indiquer le montant total pour chacune des trois catégories. Le fisc pourra ainsi se faire une meilleure idée des indemnités (forfaitaires) que reçoit un travailleur.
Important : le remboursement de frais propres à l’employeur pour lesquels une facture a été établie au nom de l’employeur et qui lui est transférée ne doit pas être pris en compte lors de l’élaboration de la fiche fiscale.
Exemple : un employeur demande à un travailleur d’acheter du papier d’impression pour le bureau. Le magasin établit une facture au nom de l’employeur. Le remboursement par l’employeur ne doit pas être pris en compte lors de l’élaboration de la fiche fiscale. L’employeur doit, bien entendu, être en possession de cette facture.
Également pour les dirigeants d’entreprise
Ces changements s’appliquent également à la fiche 281.20, la fiche fiscale pour les dirigeants d’entreprise. En ce qui les concerne, la société doit également veiller à ce que les montants totaux de chacune des trois catégories figurent sur la fiche fiscale. Cela comprend également les remboursements par versement sur le compte courant du dirigeant d’entreprise. Pour la société et le comptable, il peut donc être utile de réexaminer les modalités de travail existantes en matière de remboursement des frais.
L’exception susmentionnée pour les frais propres à l’employeur qui font l’objet d’une facture au nom de la société s’applique également aux dirigeants.
Rappel : mention sur le compte individuel, sans exception
Le compte individuel du travailleur doit contenir le motif et le montant de chaque paiement effectué par l’employeur au travailleur, y compris le remboursement de frais propres à l’employeur. Aucune exception à cette règle ne peut être faite. Ainsi, les frais remboursés propres à l’employeur et pour lesquels des factures ont été établies au nom de l’employeur doivent également figurer sur le compte individuel, contrairement à la fiche fiscale.
Sources :
- Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions financières diverses, modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
- Communication du SPF Finances à l’Union des Secrétariats sociaux le 18 juin 2021.
- Circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l’employeur.