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Assurez-vous que votre TVA fonctionne comme une machine bien huilée !

26 octobre 2018 Starters

Même si vous n’êtes pas un touche-à-tout administratif, gérer scrupuleusement votre administration TVA est essentiel.

Pourquoi ? Parce que tout doit être fait dans les règles si  vous voulez récupérer votre TVA.

Vous êtes assujetti à la TVA et, à ce titre, vous êtes un lien dans la collecte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La TVA est répercutée sur vos clients par le biais de factures. Vous avez le droit de déduire vous-même la TVA : vous n’avez pas à payer la TVA sur les biens ou services que vous achetez pour votre entreprise. Vous pouvez déduire la TVA, payée sur vos achats et investissements, de celle que vous avez perçue sur vos ventes. La différence entre les deux constitue la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Si la TVA à récupérer est supérieure à la TVA à payer, l’administration fiscale vous remboursera la différence.

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Vous l’avez deviné: beaucoup de paperasse en vue!

Passons en revue toutes les étapes administratives que vous devez suivre.

1. Activation de votre numéro de TVA

La première étape administrative est l’activation de votre numéro de TVA. Ce numéro est le même que votre numéro d’entreprise, il suffit de l’activer. L’Enregistrement TVA vous attribue un numéro d’identification qui contient les lettres BE. Vérifiez plutôt deux fois qu’une le taux de TVA auquel vous êtes assujetti et voyez si vous pouvez et voulez demander une exonération. Ceci est très important pour assurer un bon suivi de votre administration de la TVA.

2. Assurez-vous que les factures sont correctes

Vous êtes responsable de l’exactitude des factures établies et reçues. Vérifiez les factures dès réception, demandez à votre fournisseur d’établir une facture correcte si nécessaire. Veillez à ce que votre administration soit irréprochable!

Exemple : Pour la rénovation d’une vieille maison, un entrepreneur applique la TVA de 21 %, alors qu’elle est normalement fixée à 6 %. Cela vous a échappé. Vous avez donc payé 21% de TVA. Mais lors de la déclaration TVA, seuls 6 % seront remboursés : « La TVA facturée de manière incorrecte ne sera pas déductible ». Peu importe que vous ayez payé 21 %.

Votre facture reprendra les détails TVA suivants :

  • Votre propre numéro de TVA ;
  • Base d’imposition : le montant total hors TVA ;
  • Taux de TVA : 6%, 12% ou 21%, selon votre activité ;
  • Le montant total de la TVA ;
  • Prix total : TVA comprise.

Quid des exonérations de TVA ? Que faire si vous êtes soumis à deux taux de TVA différents ?

  • Marc est vétérinaire et vend également de la nourriture pour animaux de compagnie. Il doit établir une facture pour les soins prodigués à des animaux. Taux TVA : (21 %). Mais également pour la vente d’aliments adaptés. Taux TVA : 6 %. Il a 2 options : soit il distingue chaque facture et applique des taux de TVA différents, soit il ne fait pas de fractionnement mais applique le taux de TVA le plus élevé (21%) au prix total.
  • Joël est kinésithérapeute mais a demandé une exonération spéciale pour les petites entreprises, ce qui signifie qu’il ne facture pas la TVA. La société est tenue d’inclure dans sa facture la phrase suivante : « Régime spécial de franchise pour les petites entreprises ».

3. Une vue d’ensemble de vos documents comptables.

Pour avoir une bonne vue de votre comptabilité, tenez une administration précise via:

  • Le livre d’achat, dans lequel vous conservez toutes vos factures d’achat ;
  • Le livre de vente dans lequel vous conservez toutes vos factures de vente ;
  • Le Journal des recettes, dans lequel vous gardez la trace des ventes sans facture ;
  • les actifs de l’entreprise

De cette façon, vous vous assurez également que les autorités fiscales ne remettront pas votre comptabilité en doute.

Cette préparation aidera votre comptable dans la gestion administrative de :

  • la déclaration de TVA ; vous pouvez la faire chaque mois, mais la plupart des starters préfèrent déclarer leur TVA par trimestre. Vous remplissez à la fois la TVA perçue (factures de vente) et la TVA payée (factures d’achat) et vous payez la différence entre les deux à l’administration de la TVA. Il est possible que vous deviez payer un acompte TVA en décembre ; cela dépend de votre déclaration de TVA au troisième trimestre. Si cette déclaration de TVA est positive, vous n’aurez pas à verser d’acompte.
  • la liste annuelle des clients ou liste de TVA reprend toutes les entreprises belges assujetties à la TVA qui sont clientes de votre société pour plus de 250 €. Pour chaque client, vous devez déclarer avant le 31 mars:
    • le numéro de TVA
    • le chiffre d’affaires total hors TVA ;
    • le montant total de la TVA.

Grâce à vos reçus journaliers, à votre carnet d’achat et de vente, vous obtenez une vue d’ensemble de la TVA perçue et due.

Si vous voulez récupérer la TVA, il y a 2 informations supplémentaires, que nous vous donnons ici.

  1. Vous ne pouvez déduire la TVA que lorsqu’il s’agit d’achats professionnels. La frontière n’est pas toujours nette… Par exemple, vous utilisez votre ordinateur portable ou votre smartphone également en privé. Mais vous êtes libre de choisir le pourcentage que vous souhaitez affecter à l’usage professionnel. Soyez réaliste car les autorités fiscales exercent un contrôle strict. Dans certains cas, l’administration de la TVA dispose de méthodes pour déterminer l’utilisation professionnelle.
  2. On parle également de dépenses rejetées, ce qui signifie que vous ne pouvez déduire la TVA qu’en partie ou pas du tout. Analysez cela soigneusement avec votre comptable.

4. “Last but not least”

Si vous changez d’activités ou si vous les arrêtez, vous devez également le signaler à votre guichet d’entreprise ou au bureau de la TVA.

Si vous suivez ces règles, votre TVA sera réglée comme du papier à musique, mais un bon conseil : faites-vous assister par un (expert-)comptable.

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