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Engager du personnel

Employeurs qui débutent : FAQ

Vous trouverez ci-dessous des questions fréquemment posées qu’un employeur qui débute se pose.

Réductions ONSS : cela peut varier partout par région.

  1. Quelles sont les formalités administratives à régler ?
  2. A quelles interventions et réductions ONSS ai-je droit ?
  3. Optimisation salariale
  4. Ai-je d'obligation d'octroyer des chèques-repas ?
  5. Dois-je avoir un règlement de travail ?
  6. Dois-je avoir une assurance accidents du travail ?
  7. Suis-je responsable de la mise en place d'une caisse d'allocations familiales pour mes travailleurs ?
  8. Combien d'heures mon travailleur peut-il prester ?
  9. Quid si je veux faire prester plus d'heurs à un travailleur ?
  10. Ai-je besoin d'un service de médecine du travail ?
  11. Qu'est-ce qu'une déclaration Dimona ? 
  12. Quelle est la différence entre un indépendant et un salarié ?
  13. Qu'est-ce qu'une FPI ? Quels en sont les avantages ? 
  14. Que coûte le recrutement d'un travailleur ?
  15. Qu'en est-il de la période d'essai ? 
  16. Combien de temps faut-il pour que mon travailleur puisse commencer ? 
  17. Quid si j'ai moins de travail pour mon travailleur ?
  18. Quid si mon travailleur tombe malade ? Qu'est-ce que cela me coûte ? 
  19. Puis-je faire travailler mon travailleur un dimanche ou un jour férié ? 
  20. Puis-je travailler avec des flexi-jobs ? 
  21. Mon travailleur peut-il prester 15 heures par jour ? 
  22. Mon premier travailleur est-il gratuit ? 
  23. Qu'n est-il des réductions groupe-cible ? 
  24. Puis-je encore payer mon travailleur en main propre ? 
  25. Mon travailleur peut-il prendre des vacances pendant la première année ? Comment constitue-t-il des droits aux vacances ? 
  26. Quelles sont les possibilités de rémunération en plus du salaire de base ? Quels sont les avantages extralégaux qui existent ? 
  27. Dois-je toujours avoir un contrat de travail ? Qui peut m'aider dans ce cadre ? Cela doit-il toujours se faire par écrit ? 
  28. Puis-je occuper des bénévoles ? Quelles sont les formalités à remplir à cet effet ? 
  29. Que dois-je faire exactement si je veux licencier mon travailleur ? 
  30. Ai-je l'obligation de prévoir des vêtements de travail ? 
  31. Ai-je l'obligation d'intervenir dans les frais de transport ? 
  32. Mon travailleur a une saisie sur salaire ; que dois-je faire ? 
  33. Je veux travailler avec des étudiants jobistes
  34. Puis-je proposer un contrat de travail à durée déterminée ? Combien de temps cela peut-il durer ? 
  35. Mon travailleur est malade ; puis-je le licencier ?

1. Quelles sont les formalités administratives à régler ?

Lorsque vous engagez du personnel pour la première fois, les formalités suivantes doivent être effectuées au plus tard à l’entrée en service de votre premier travailleur

  • Souscrivez une assurance accidents du travail
  • Rédigez un contrat de travail
  • Rédigez un règlement de travail
  • Demandez un numéro ONSS
  • Effectuez pour chaque travailleur entrant en service une déclaration DIMONA (un document électronique obligatoire par lequel vous déclarez auprès de l'ONSS chaque entrée en service et sortie de service d'un travailleur)
  • Affiliez-vous à un service externe pour la prévention et la protection au travail
  • Informez-vous sur les réductions ONSS et interventions possibles

ASTUCE : Informez-vous au préalable si un candidat entre éventuellement en ligne de compte pour une formation professionnelle individuelle (FPI) ou un stage. Vous économisez ainsi beaucoup en termes d’administration et de coûts salariaux.

Besoin de conseils ? Vous pouvez vous adresser à Acerta Secrétariat Social pour toutes ces formalités de démarrage.

2. À quelles interventions et réductions ONSS ai-je droit ?

Réductions ONSS :

Dans certains cas, vous avez droit à une réduction sur votre montant ONSS. Voici 2 possibilités :

  • Réduction des cotisations ONSS pour le premier au 6e travailleur inclus
  • Réductions groupe-cible pour les jeunes et les personnes âgées : c'est possible dans deux situations ; vous trouverez ci-dessous de plus amples informations à ce sujet.

Réductions groupe-cible : à qui pouvez-vous les appliquer ?

Lorsque vous recrutez des personnes de certains groupes cibles, vous bénéficiez également d’une réduction. Voici les possibilités :

  • Recrutement de personnes présentant un handicap au travail (prime de soutien flamande)
  • Incentive de recrutement pour les chômeurs de longue durée

Acerta suit ces différentes réductions pour vous et applique automatiquement toutes les réductions. Les réductions groupe-cible sont imputées automatiquement chaque trimestre par le biais de l'ONSS.

Primes à l'emploi sectorielles

Dans certains secteurs, des primes de recrutement spécifiques sont encore prévues par le secteur lui-même. Acerta vous accompagne dans ce contexte.

3. Optimisation salariale

Besoin de plus d’explications sur le sujet ? La FAQ peut directement constituer une première aide et ensuite seulement renvoyer à l'aide offerte par Acerta.

Pour optimiser les salaires en tant qu'employeur débutant, il faut d'abord calculer les coûts salariaux. Vous pouvez le faire facilement avec notre outil Juricible, votre assistant RH numérique.

Une fois que vous avez une vision des coûts salariaux, vous pouvez comparer les salaires à des profils comparables dans d’autres entreprises. Pour ce faire, utilisez notre outil SalaryBenchmark.

Une fois que vous maîtrisez ces bases, vous pouvez envisager des optimisations : comment créer un salaire sur mesure pour vos travailleurs ? Vous pouvez toujours les interroger pour découvrir les options qui seraient les plus appréciées.

Vous pouvez répondre à ces souhaits et besoins par une rémunération flexible. Un plan cafétéria est une bonne solution à cet effet : vos collaborateurs choisissent ainsi eux-mêmes les éléments salariaux et les avantages dont ils ont le plus besoin, sans que votre coût salarial total augmente. Qu’il s’agisse d’une voiture ou d’un vélo électrique. Votre travailleur choisit comment il emploie de façon optimale le salaire.

Envie d’offrir une rétribution supplémentaire à vos travailleurs ? C’est également possible, grâce à quelques solutions. Vous pouvez ainsi verser des primes ou opter, par exemple, pour des warrants.

Besoin de plus d’informations et de conseils ? Acerta vous aide à optimiser votre salaire.

4. Ai-je l’obligation d'octroyer des chèques-repas ?

Dans certains secteurs, vous êtes tenu(e) d’octroyer des chèques-repas. En tant qu’employeur, vous avez la liberté de choix dans les secteurs où les chèques-repas ne sont pas obligatoires.

5. Dois-je avoir un règlement de travail ?

Le règlement de travail est un document social obligatoire.

Acerta peut vous le délivrer.

6. Dois-je avoir une assurance accidents du travail ?

Chaque employeur doit avoir une assurance accidents du travail au plus tard au moment où le premier travailleur débute.

7. Suis-je responsable de la mise en place d'une caisse d'allocations familiales pour mes travailleurs ?

Les allocations familiales pour un travailleur doivent (contrairement à autrefois) être réglées par le travailleur lui-même. Pour ce faire, vous pouvez renvoyer votre travailleur à la caisse d'allocations familiales INFINO.

8. Combien d’heures mon travailleur peut-il prester ?

Le nombre d’heures pouvant être prestées par votre travailleur dépend de votre secteur d’activité. Les limites minimales et maximales de la durée du travail sont fixées par la loi.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici et ci-dessous :

Limites minimales de base

  • Chaque prestation de travail a une durée minimale de 3 heures. Des exceptions sont possibles à certaines conditions.
  • La durée hebdomadaire de travail ne peut être inférieure à un tiers de la durée de travail d’un collaborateur à temps plein de la même catégorie. Ici aussi, des exceptions sont possibles à certaines conditions.

Limites maximales de base

  • La prestation de travail a une durée maximale de 9 heures par jour.
  • La prestation de travail pour les entreprises du secteur privé a une durée maximale de 40 heures par semaine.

Attention : des dérogations et exceptions sont possibles par secteur.

9. Quid si je veux faire prester plus d’heures à un travailleur ?

Réglementation standard :

Si votre travailleur preste plus de 40 heures par semaine ou plus de 9 heures par jour, il est question d’heures supplémentaires. Celles-ci doivent être payées à 150 % du lundi au samedi inclus et à 200 % le dimanche et les jours fériés. Vous pouvez choisir de payer directement ces heures supplémentaires ou de donner à votre travailleur l’option de prendre un repos compensatoire.

Sachez que la durée du travail dépend du secteur. Contactez Acerta pour de plus amples informations !

10. Ai-je besoin d'un service de médecine du travail ?

Chaque employeur doit s’affilier à un service externe pour la prévention et la protection. Acerta peut régler cette affiliation pour vous.

11. Qu'est-ce qu'une déclaration Dimona ?

Une Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) est un message électronique par lequel vous déclarez l'entrée et la sortie de service de chaque travailleur à l'ONSS. Une déclaration Dimona en service doit être effectuée avant que votre travailleur débute.

Acerta peut effectuer cette Dimona pour vous. Vous pouvez également effectuer vous-même la déclaration sur le site web de l'ONSS dès l'instant où vous disposez d'un numéro ONSS actif.

12. Quelle est la différence entre un indépendant et un salarié ?

Un salarié effectue des prestations sous l'autorité de l'employeur en échange d'un salaire convenu.

Un collaborateur indépendant en revanche ne travaille pas sous une autorité et facture ses prestations à vous en tant que donneur d'ordre. Un indépendant paie lui-même ses cotisations à une caisse d'assurances sociales.

Méfiez-vous des faux indépendants.

13. Qu'est-ce qu’une FPI ? Quels en sont les avantages ?

Une Formation Professionnelle Individuelle (FPI) est une occupation via le VDAB. Le demandeur d'emploi est formé par vous en tant qu'employeur pendant 1 à 6 mois. Durant cette période, vous ne devez pas payer de salaire ou de cotisations de sécurité sociale, mais uniquement une prime fixe par mois. La hauteur de cette prime est basée sur le salaire que votre collaborateur percevrait si vous l’engagiez. À l’issue du contrat FPI, vous devez engager le travailleur et le garder en service au moins aussi longtemps que la durée du contrat FPI.

14. Que coûte le recrutement d'un travailleur ?

Cela dépend du statut du travailleur (étudiant, ouvrier, employé…), de votre secteur d’activité et du nombre d’heures que le travailleur prestera. Des barèmes sont d’application par commission paritaire (secteur dont vous relevez). Contactez Acerta pour une simulation des coûts salariaux.

15. Qu’en est-il de la période d’essai ?

La période d’essai n’existe plus depuis 2014.

16. Combien de temps faut-il pour que mon travailleur puisse commencer ?

Dès que toutes les formalités de démarrage sont en règle, votre travailleur peut débuter. Si vous souhaitez engager du personnel pour la première fois, vous pouvez prendre rendez-vous dans l’un de nos bureaux de votre région. Nous réglerons alors toutes les formalités.

17. Quid si j’ai moins de travail pour mon travailleur ?

Votre planning annonce une période avec moins de clients ou moins de travail ? Ou un client a annulé ou reporté un gros projet ? Dans ce cas, le chômage économique est probablement la meilleure solution pour combler cette période. Cependant, avant de pouvoir y recourir, vous devez répondre à un certain nombre d'obligations. Rendez-vous sur www.onem.be pour de plus amples informations ou contactez Acerta pour les formalités précises.

18. Quid si mon travailleur tombe malade ? Qu’est-ce que cela me coûte ?

Si votre travailleur tombe malade, il devra le signaler conformément aux formalités reprises dans le règlement de travail. À partir de ce moment-là, le travailleur malade dispose de 48 h pour vous remettre un certificat médical.

Employés :

  • Un employé a droit durant les 30 premiers jours au salaire garanti payé par vous en tant qu'employeur (idem que s’il avait travaillé).
  • À partir du 31e jour, le travailleur percevra une allocation de maladie de la mutuelle.

Ouvriers :

  • Dans le cas d’un ouvrier malade, vous êtes redevable au travailleur les 7 premiers jours de maladie ininterrompue du salaire garanti (idem que s’il avait travaillé).
  • Du 8e au 14e jour de maladie ininterrompue, vous devez payer au travailleur 85,88 % du salaire normal (sans ONSS).
  • Du 15e au 30e jour de maladie ininterrompue, vous devez payer au travailleur 25,88 % du salaire (sans ONSS).
  • À partir du 31e jour, le travailleur percevra une allocation de maladie de la mutuelle.

19. Puis-je faire travailler mon travailleur un dimanche ou un jour férié ?

Normalement, un travailleur ne peut pas travailler le dimanche et les jours fériés. Il existe toutefois des exceptions à cette règle pour les secteurs où le travail dominical est autorisé. Si votre entreprise est active dans l’horeca, les soins de santé, le transport ou le secteur des voyages, le travail dominical, et donc aussi le travail un jour férié, est autorisé.

Attention : dans certains secteurs, un salaire supplémentaire est prévu en cas d'occupation le dimanche et les jours fériés.

20. Puis-je travailler avec des flexi-jobs ?

Dans les Commissions paritaires ci-dessous, vous pouvez travailler avec des flexi-jobs :

CP 302, 201, 314, 118.03, 119, 202, 201, 202.01, 311, 312 et 314.

21. Mon travailleur peut-il prester 15 heures par jour ?

Par défaut, un travailleur peut prester maximum 9 heures par jour pour ne pas être redevable d’heures supplémentaires. La durée de travail dépend de votre secteur d’activité. Dans certains secteurs, il existe un régime de flexibilité permettant de prester jusqu'à 11 ou 12 h par jour sans sursalaire.

22. Mon premier travailleur est-il gratuit ?

Non, votre premier travailleur n’est pas gratuit, mais grâce au tax shift, vous bénéficiez bel et bien d’une réduction de 25 % sur l’ONSS, à condition que le travailleur soit engagé avant le 31 décembre 2020.

23. Qu’en est-il des réductions groupe-cible ?

idem que la question 2

24. Puis-je encore payer mon travailleur en main propre ?

Non, le paiement du salaire doit toujours se faire par virement (à l’exception des travailleurs saisonniers dans l’agriculture et l’horticulture).

25. Mon travailleur peut-il prendre des vacances pendant la première année ? Comment constitue-t-il des droits aux vacances ?

Les congés dans le secteur privé sont constitués sur la base des prestations de l’année qui précède.

Si un travailleur n'a encore jamais travaillé, il peut éventuellement prendre des vacances européennes.

Les jeunes et les personnes âgées peuvent, moyennant certaines conditions, bénéficier de vacances jeunes ou seniors.

Le congé sans solde

Un congé sans solde (non rémunéré) signifie que le travailleur ne vient pas travailler et que l’employeur ne doit pas payer de salaire durant cette période. Il est recommandé que la demande de congé sans solde soit introduite par écrit par le travailleur. Un congé sans solde est une faveur. L’employeur n’est pas obligé de l’autoriser.

26. Quelles sont les possibilités de rémunération en plus du salaire de base ? Quels sont les avantages extralégaux qui existent ?

Lorsque vous engagez du personnel pour la première fois, vous devez tenir compte des règles sectorielles.

Vous pouvez les compléter d’avantages extralégaux :

  • Chèques-repas
  • GSM : abonnement et/ou appareil
  • Voiture de société avec carte carburant
  • Ordinateur portable, tablette
  • Connexion Internet
  • Chèques-cadeaux
  • Écochèques
  • Assurance groupe
  • Assurance hospitalisation

Acerta vous aide à développer ou à ajuster une politique salariale adaptée à votre entreprise. Nous pouvons élaborer pour vous une politique salariale complète ou vous accompagner dans des aspects spécifiques de votre politique salariale.

27. Dois-je toujours avoir un contrat de travail ? Qui peut m'aider dans ce cadre ? Cela doit-il toujours se faire par écrit ?

Acerta peut vous aider à rédiger un contrat de travail correct et concluant.

Dans le cadre d’un contrat à durée déterminée, de travail à temps partiel, de travail d'étudiant, etc., un contrat de travail écrit est obligatoire.

28. Puis-je occuper des bénévoles ? Quelles sont les formalités à remplir à cet effet ?

Dans le secteur privé, vous pouvez uniquement travailler avec des bénévoles dans une ASBL.

Contactez Acerta pour les formalités nécessaires.

29. Que dois-je faire exactement si je veux licencier mon travailleur ?

En tant qu’employeur, vous devez respecter les obligations légales dans le cadre du licenciement. Vous ne pouvez pas licencier un travailleur sans autre formalité. Des délais de préavis, indemnités et conditions de licenciement ont été fixés par la loi.
Si vous voulez licencier une personne, ceci doit toujours passer par une lettre recommandée au plus tard le mercredi* pour que le licenciement prenne cours le lundi suivant. Le délai de préavis dépend de l’ancienneté du travailleur.

*s’il s’agit d’un jour férié, à envoyer le mardi

La maladie/un congé/etc. prolonge le délai de préavis.

Vous pouvez également décider de licencier une personne avec effet immédiat, sans qu’un délai de préavis doive être presté. L’employeur doit dans ce cas payer une indemnité de rupture égale au salaire du délai de préavis.

Le préavis étant est une affaire très délicate, nous vous conseillons de toujours contacter Acerta pour l'accompagnement nécessaire.

30. Ai-je l’obligation de prévoir des vêtements de travail ?

Dans certains secteurs, il est obligatoire de prévoir des vêtements de travail.

Acerta et le service externe pour la prévention et la protection peuvent vous conseiller en la matière.

31. Ai-je l’obligation d’intervenir dans les frais de transport ?

L’intervention dans les déplacements domicile – lieu de travail est réglementée au niveau sectoriel. Une distinction est également établie en fonction de la nature du moyen de transport (transports en commun, voiture, vélo).

Les travailleurs qui effectuent des déplacements professionnels sur ordre de l’employeur (pas des déplacements domicile – lieu de travail) ont également droit au remboursement des frais engagés.

32. Mon travailleur a une saisie sur salaire ; que dois-je faire ?

Un travailleur peut avoir des dettes ou des obligations alimentaires. Si le travailleur ne remplit pas ses obligations, le créancier peut s'adresser à l'employeur et exiger une partie de son salaire.

Ce salaire est toutefois protégé pour veiller à ce que le travailleur puisse à tout moment subvenir à ses propres besoins et à ceux de sa famille. Vous ne pouvez verser qu’une partie de celui-ci au créancier.

La partie exacte du salaire qui est protégée est déterminée chaque année par le législateur. Les limites qui s'appliquent par année civile sont adaptées à l'indice des prix à la consommation en décembre de l'année précédente.

Acerta vous assiste au besoin en tant qu'employeur dans la retenue et le versement du salaire à retenir.

33. Je veux travailler avec des étudiants jobistes

Un étudiant jobiste peut prester 475 heures par année civile à un tarif avantageux. Au lieu des cotisations ONSS ordinaires, l’employeur paie une cotisation de solidarité de 5,43 % sur le salaire brut. La cotisation pour l'étudiant est de 2,71 pour cent. Aucun précompte professionnel n’est dû.

Conditions :

  • Préalablement à l'occupation, une Dimona doit être effectuée avec les dates de début et de fin du contrat d'étudiant ainsi que le nombre d'heures à prester durant la période concernée.
  • Contrat d'étudiant écrit

34. Puis-je proposer un contrat de travail à durée déterminée ? Combien de temps cela peut-il durer ?

Vous pouvez proposer, à certaines conditions, un contrat à durée déterminée à votre travailleur.

Le nombre de contrats à durée déterminée qui peuvent être proposés successivement est limité à quatre, pour autant que la durée de chacun de ces contrats soit d’au moins 3 mois et que la durée totale de l’ensemble des contrats ne dépasse pas deux ans.

Après consentement du Contrôle des lois sociales, des contrats successifs d'une durée d'au moins six mois chacun peuvent être conclus. La durée totale de ces contrats ne peut dépasser trois ans.

35. Mon travailleur est malade ; puis-je le licencier ?

En tant qu’employeur, vous avez le droit de licencier votre travailleur durant la période de maladie, à condition que le motif du licenciement soit étranger à la maladie. Vous ne pouvez donc pas licencier votre travailleur pour cause de maladie, mais bien durant la période de maladie pour des raisons qui se rapportent à son comportement et/ou à son aptitude ou qui ont trait aux nécessités économiques de l’entreprise et pour lesquelles tout employeur normal et raisonnable procéderait au licenciement. Si ce n'est pas le cas, un tribunal peut juger le licenciement déraisonnable et imposer une indemnisation.

CONSEILS

  • Réfléchissez avant de commencer :
    • Quel candidat est-ce que je recherche ? (À quelles conditions ce candidat doit-il répondre ? Quelles compétences sont essentielles ?)
    • Quel coût salarial mon entreprise peut-elle supporter ? Si nécessaire, demandez conseil à votre comptable ou conseiller financier.
    • Contrat à temps plein/contrat à temps partiel ?
    • Veillez à une offre d’emploi attrayante, à de bonnes questions d’entretien, à une rémunération conforme au marché
  • Prenez rendez-vous en temps utile avec votre secrétariat social lorsque vous souhaitez recruter quelqu'un ; n'attendez pas trop longtemps.
  • Envisagez la piste des contrats de formation professionnelle individuelle (FPI).
  • Importance d'un bon onboarding : concluez dès le départ de bons accords avec vos travailleurs ; travaillez ensemble à une bonne ambiance
  • Conservez tous vos documents dans 1 dossier
  • Prévoyez pour chaque travailleur un dossier personnel dans lequel vous conservez le contrat, les évaluations, les certificats médicaux.
  • Soyez toujours préparé(e) à l’inspection sociale (votre prestataire de services RH peut vous aider en la matière). Que peut-on demander ? Contrats de travailleurs, règlement de travail