Indexation des indemnités kilométriques pour les déplacements de service

Le 1er juillet 2025, tant l’indemnité kilométrique maximale pour les déplacements de service effectués par le travailleur avec son véhicule motorisé personnel qui suit l'indexation trimestrielle (= indemnité kilométrique sur la base de l’AR du 13 juillet 2017) que l'indemnité kilométrique maximale pour les déplacements de service qui n'est indexée qu'une fois par an (= indemnité kilométrique basée sur l'AR du 18 janvier 1965) seront adaptées. Les employeurs qui optent pour l'indemnité qui n'est indexée qu'une fois par an doivent conserver ce choix pendant une année entière. Ceux qui souhaitent passer à l'indexation trimestrielle peuvent donc le faire maintenant.

Contexte

Si un travailleur utilise son propre véhicule pour des déplacements de service, l’employeur doit en principe en rembourser le coût. Pour les véhicules motorisés, l’ONSS et le fisc acceptent une indemnité kilométrique forfaitaire, mais cette indemnité est plafonnée. Le fisc n’accepte une indemnité kilométrique forfaitaire que si les déplacements de service ne dépassent pas 24 000 kilomètres par an. Cette limite suscite le débat en jurisprudence.

Depuis quelque temps, ce plafond est indexé une fois par an, le 1er juillet. Un arrêté royal du 10 novembre 2022 a introduit un deuxième plafond, indexé une fois par trimestre. Ce deuxième plafond a pris effet rétroactivement à partir du 1er mars 2022. Il existe dès lors deux plafonds : 

• un premier plafond indexé une fois par an, le 1er juillet, et 
• un second plafond indexé une fois par trimestre, les 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre.

Il n’existe aucune obligation générale d’accorder l’un de ces deux montants maximums. Attention toutefois : certains secteurs sont soumis à des obligations. De plus, de nombreux employeurs individuels se sont engagés à accorder l’un des montants maximums, par exemple dans le règlement de travail ou par un usage de l’entreprise.

Par ailleurs, les plafonds s’appliquent non seulement aux travailleurs, mais aussi aux dirigeants d’entreprise qui utilisent leur véhicule motorisé personnel pour effectuer des déplacements de service pour le compte de leur société.

L’ONSS et le SPF Finances estiment que les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur base annuelle, doivent s'y tenir pour l'entièreté de la période du 1er juillet au 30ième juin inclus. Selon l’ONSS et le SPF Finances, les employeurs ne peuvent pas basculer vers le système forfaitaire trimestriel au cours cette période. Les employeurs qui souhaitent passer de l'indexation annualisée au système trimestriel peuvent donc le faire maintenant.

Indexation de l’indemnité kilométrique maximale avec indexation une fois par trimestre (pour la période du 1 juillet 2025 au 30 septembre 2025)

Pour les déplacements de service effectués au cours de la période du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025, l’indemnité kilométrique avec indexation trimestrielle s’élève à 0,4309 euro par kilomètre. Il s’agit de l’indemnité kilométrique dont les modalités sont réglementées par l’arrêté royal du 13 juillet 2017.

Pour les déplacements de service effectués au cours de la période du 1er avril 2025 au 30 juin 2025, le montant maximum s’élève à 0,4320 euro en raison du mécanisme d’indexation.

Indexation de l’indemnité kilométrique maximale avec indexation une fois par an (pour la période du 1 juillet 2025 au 30 juin 2026)

L’autre montant maximal, dont les modalités sont réglementées par l’arrêté royal du 18 janvier 1965, n’est indexé qu’une fois par an, le 1er juillet. Pour les déplacements  de service réalisés au cours de la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, ce montant de l’indemnité maximale passe à 0,4449 euro (montant antérieur : 0,4415 euro).

_^Source: 

• _{^{Circulaire n° 753 du 2 juin 2025 - Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique - Période du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025, MB 6 juin 2025}}
• _{^{Circulaire n° 754 du 12 juin 2025 - Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique. - Période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, MB 20 juin 2025}}