Indexatie kilometervergoedingen voor dienstverplaatsingen

Op 1 juli 2025 wijzigen zowel de maximale kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met eigen gemotoriseerd vervoer die de kwartaalindexatie volgt (= km-vergoeding op basis van het KB van 13 juli 2017) als de maximale kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen die slechts één keer per jaar indexeert (= km-vergoeding op basis van het KB van 18 januari 1965). Werkgevers die opteren voor de vergoeding die slechts op jaarbasis indexeert, moeten die keuze voor een volledig jaar aanhouden. Wie wil wisselen naar een indexatie op kwartaalbasis kan dit nu dus doen.  

Update 3/07/2025
De FOD Financiën bevestigde intussen deze bedragen via circulaire.

Situering

Indien een werknemer zijn eigen voertuig gebruikt voor dienstverplaatsingen dient de werkgever in principe de kost hiervan te vergoeden. Voor gemotoriseerde voertuigen aanvaarden de RSZ en de fiscus een forfaitaire kilometervergoeding, zij het met een maximum.

De fiscus aanvaardt enkel een forfaitaire kilometervergoeding indien de dienstverplaatsingen maximaal 24.000 kilometer per jaar omvatten. Een beperking die in de rechtspraak wel stuit op kritiek.

Sinds geruime tijd wordt dit maximum één keer per jaar geïndexeerd, op 1 juli. Een koninklijk besluit van 10 november 2022 introduceerde een tweede maximum, dat elk kwartaal geïndexeerd wordt. 

Dit tweede maximum trad retroactief in werking vanaf 1 maart 2022. Sindsdien bestaan er twee maxima: 

• een eerste maximum dat jaarlijks geïndexeerd wordt, op 1 juli, en 
• een tweede maximum dat elk kwartaal geïndexeerd wordt, op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober.

Er bestaat geen algemene verplichting om één van deze twee maxima toe te kennen. Hierbij wel enkele belangrijke nuanceringen: sommige sectoren kennen wel verplichtingen. Daarenboven verbonden talloze individuele werkgevers er zich toe om één van de maxima toe te kennen, bijvoorbeeld in het arbeidsreglement of met een ondernemingsgebruik.

De maxima gelden overigens niet alleen voor werknemers maar eveneens voor bedrijfsleiders die met hun eigen gemotoriseerd voertuig dienstverplaatsingen maken in opdracht van hun vennootschap.

Werkgevers die opteren voor de toepassing van het systeem op jaarbasis, moeten zich daar volgens de RSZ en de FOD Financiën voor de volledige periode van 1 juli tot en met 30 juni aan houden. Zij kunnen tijdens die periode niet omschakelen naar het kwartaalsysteem, aldus de RSZ en de FOD Financiën. Werkgevers die willen wisselen van de indexering op jaarbasis naar het kwartaalsysteem, kunnen dit nu dus doen.

Indexatie maximale kilometervergoeding met kwartaalindexering 
(voor de periode 1 juli 2025 – 30 september 2025)

Voor dienstverplaatsingen gemaakt in de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025 bedraagt dit maximum ingevolge het indexatiemechanisme 0,4309 euro per kilometer. Het betreft de kilometervergoeding waarvan de modaliteiten geregeld worden door het koninklijk besluit van 13 juli 2017.

Voor dienstverplaatsingen gemaakt tijdens de periode van 1 april 2025 tot en met 30 juni 2025 bedraagt de kilometervergoeding met kwartaalindexering 0,4320 euro per kilometer. 

Indexatie maximale kilometervergoeding met jaarindexering 
(voor de periode 1 juli 2025 – 30 juni 2026)

Het andere maximumbedrag, waarvan de modaliteiten geregeld worden door het koninklijk besluit van 18 januari 1965, wordt slechts één keer per jaar geïndexeerd, telkens op 1 juli. Voor dienstverplaatsingen in de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 wijzigt dit maximum naar 0,4449 euro (vorig bedrag: 0,4415 euro).
 

_^Bron: 

• _{^{Omzendbrief nr. 753 van 2 juni 2025 tot aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding. - Periode van 1 juli 2025 t.e.m 30 september 2026, BS 6 juni 2025}} 
• _{^{Omzendbrief nr. 754 van 12 juni 2025 tot aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding. - Periode van 1 juli 2025 t.e.m 30 juni 2026, BS 20 juni 2025}}
• _{^{Circulaire 2025/C/40 van 26 juni 2025 over de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen}}