La loi règlementant la recherche privée : évaluation

Dans notre article du 23 décembre 2024, nous avons déjà esquissé les grandes lignes de cette loi. 

La loi est entrée en vigueur le 16 décembre 2024 et a depuis lors fait l’objet de diverses journées d’études et contributions dans des revues spécialisées, que nous avons suivies avec intérêt.
Après cinq mois, le fait est que cette loi laisse de nombreuses questions en suspens et en attente d’une réponse. Cette réponse devra être apportée par la jurisprudence à laquelle cette loi ne manquera pas de donner lieu. 
Voici un récapitulatif des principaux problèmes.

La loi s’applique-t-elle à chaque service du personnel ?

La seule affirmation que l’on peut formuler avec certitude est que la loi n’établit pas de distinction entre secteur privé et secteur public ; les mandants relevant du secteur public devront également s’y conformer. 

Ensuite, pour savoir quelles enquêtes sont couvertes par la loi, il convient de se référer aux définitions données par celle-ci. Ces définitions ne sont cependant pas si claires et ne fournissent donc pas d’indications suffisantes. 

Chaque employeur est à un moment ou à un autre confronté à des problèmes au sein de l’organisation qui demandent une enquête, mais chaque service du personnel ne peut pas être défini comme un « mandataire » pour autant. 

La loi définit comme suit un mandataire d’activités de recherche privée :

• Un service interne de recherche privé agréé, c’est-à-dire un service constitué au sein de l’organisation qui exerce de manière structurelle des activités de recherche privée ou se présente de la sorte et où cette tâche figure parmi les tâches d’au moins un collaborateur.
• Une entreprise de recherche privée agréée qui effectue et propose à des tiers des activités de recherche privée comme KPMG, Deloitte, PWC, etc.

Mais qu’en est-il d’un HR Manager pour qui la recherche privée ne figure pas de manière structurelle parmi les tâches et qui effectue une enquête limitée, par exemple pour détecter des faits de vol à titre de justification d’un licenciement pour motif grave ? Au sens strict, selon la définition formulée dans la loi, ce HR Manager ne peut pas être considéré comme un mandataire. 

Dans ce cas, la loi prévoit seulement que les membres d’un service du personnel effectuant une telle enquête limitée (enquête d’incidents) ne doivent pas avoir d’autorisation ni de carte d’identification, et précise que l’enquête proprement dite doit être effectuée conformément aux dispositions de la loi.

Toutefois, de nombreuses questions se posent ici : un service IT qui effectue une enquête à la demande de l’employeur relève-t-il aussi d’un service du personnel ? Comment définir le concept d’enquête d’incidents ? 

La loi ne précise pas non plus quelles dispositions de la loi s’appliquent alors bien et bien. En effet, de nombreuses obligations sont imposées au « mandataire », mais les services du personnel qui effectuent des enquêtes de manière occasionnelle ne sont pas considérés comme des mandataires. Nous pensons également à l’obligation de tenir un registre de mission, à l’établissement de rapports d’enquête. L’exposé des motifs de la loi n’apporte pas non plus beaucoup de clarté. 

Par conséquent, la prudence veut que, même dans le cadre d’une simple enquête d’incidents, il soit tenu compte des dispositions de la loi dans la mesure du possible. Il est préférable que chaque service du personnel se demande comment qualifier ses activités de recherche privée (service interne ou simple enquête d’incidents) et de quelle manière mener au mieux des enquêtes pour être en conformité avec la loi. En espérant que la pratique et la jurisprudence apportent des réponses et éclairent les zones d’ombre. 

Nous suivrons de près l’évolution de la situation.

De quoi les employeurs doivent-ils encore tenir compte ?

Dans notre article précédent, nous avons déjà mis en lumière les obligations de l’employeur, mais nous aimerions encore souligner les points suivants.

Il est préférable que les actes de recherche privée émanant d’un service interne soient exécutés par une équipe d’enquête soigneusement choisie, toute personne habilitée à prononcer un licenciement ou à imposer une sanction étant exclue de l’équipe, au risque que le licenciement soit déclaré invalide par la suite. 

Par ailleurs, toute personne impliquée d’une manière ou d’une autre dans le service d’enquête interne doit témoigner d’une formation professionnelle et d’une expérience suffisantes et répondre à un certain profil souhaité. Ces personnes doivent montrer du respect pour les droits et libertés de chacun, et faire preuve de loyauté et de discrétion ainsi que de respect pour les valeurs démocratiques (article 31 de la loi sur la recherche privée).

Un service interne doit disposer d’une autorisation et d’une carte d’identification. La procédure d’obtention de cette autorisation et carte d’identification est décrite dans la loi. 

Le service interne doit également disposer d’un règlement détaillant les modalités de la recherche privée à effectuer, dont le travailleur doit prendre connaissance et qu’il doit accepter avant l’enquête. 

On pourrait en déduire que les services RH qui effectuent simplement des enquêtes d’incidents et ne peuvent donc pas être considérés comme des mandataires selon la loi (pas un service interne) ne doivent pas prévoir de règlement. Cependant, il est notable que dans de nombreuses nouvelles lois, y compris celle-ci, le législateur accorde une attention croissante au règlement RGPD et à la protection de la vie privée des travailleurs.

Cela doit inciter un employeur prudent à prévoir au moins un règlement limité, même si les enquêtes menées par cet employeur ne sont pas organisées de manière structurelle au sein d’un service interne de l’employeur. 

Il est préférable de formuler ce règlement dans une politique distincte, une note de service, une mesure d’ordre intérieur ou une directive générale, et non dans le RPM ou un règlement de travail. Cela permet de réagir avec plus de souplesse aux modifications et adaptations qui s’imposent en raison d’une nouvelle jurisprudence ou de modifications de la loi. 

Conclusion 

Bien que la loi laisse encore de nombreuses questions sans réponse, il est tout de même indiqué que les services du personnel s’y préparent correctement. Pour ce faire, ils peuvent en premier lieu se demander s’ils sont organisés ou non en tant que service interne ou s’ils se limitent simplement à une enquête d’incidents. 

Même dans ce deuxième cas, prévoyez un bon règlement, en accordant suffisamment d’attention à la vie privée des travailleurs. Il est préférable que le règlement ne soit pas repris dans le RPM ou le règlement de travail, mais qu’il fasse l’objet d’une politique ou d’un règlement distinct. 

Vous n'êtes pas sûr d'être en règle et vous voulez vous préparer à un éventuel audit ? Dans ce cas, vous pouvez contacter Acerta Legal Consult.
 

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